Rendez-vous dans la section "Mes employés" et cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un employé".

Vous avez trois possibilités

Renseigner vous-mêmes toutes les informations concernant ce nouveau salarié
Laisser votre salarié renseigner lui-même ses informations personnelles puis complétez vous-mêmes les informations contractuelles
(S'il s'agit d'un employé qui a déjà travaillé pour vous) Pré-remplir sa fiche grace aux informations personnelles saisies lors de son précédent contrat.

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Option 1 - Renseigner vous-mêmes les informations personnelles de votre salarié

Etape 1 : Informations personnelles

Vous allez renseigner les caractéristiques personnelles de votre salarié.

Identification : Nom, Nom d'usage (c'est le nom qui apparaitra sur le bulletin de paie, vous pouvez par exemple renseigner le nom de jeune fille), Prénom, Sexe, Date et Lieu de naissance.
Contact : Adresse postale et Adresse mail.
Informations personnelles : N° de sécurité sociale (PayFit dispose d'un vérificateur de clé), Informations familiales et bancaires.

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Etape 2 : Nouveau contrat

Cette étape sert à renseigner les caractéristiques du contrat de votre salarié.

Type de contrat : Salarié, Dirigeant, Stagiaire ou Apprenti (avec application d'éventuels dispositifs particuliers comme le contrat de professionnalisation ou emploi d'avenir...). Si le salarié est en CDD, il vous faudra alors indiquer le motif de recours au CDD en cliquant sur Suivant.

Poste : la liste des niveaux / coefficients proposé a été automatiquement générée en fonction de votre convention collective. Le salaire minimum de la convention est lui aussi calculé automatiquement.

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Durée du contrat : c'est ici que vous pourrez renseigner les dates de début et de fin de contrat, de la période d'essai, mais également ajouter une clause de non concurrence.

👉 N'oubliez pas de remplir la DPAE après l'ajout de l'employé. Si vous le souhaitez, PayFit peut s'en charger pour vous : il suffit d'indiquer "Oui" à la question "Voulez-vous que PayFit remplisse la DPAE pour vous ?". Il vous faudra dans ce cas également indiquer le Service de Santé au Travail.

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Cotisations et affiliations : vous devez ici indiquer si le salarié cotise à l'APEC, puis à quels contrats de mutuelle et de prévoyance celui-ci est affilié, en cochant les cases correspondantes.

Etape 3 : Temps de travail & Rémunération

Temps de travail : si le temps de travail dépasse la durée légale ou conventionnelle, vous pouvez alors ajouter des jours de repos (RTT) ou des heures supplémentaires, qui feront partie du contrat.

Rémunération : elle peut être fixée selon un forfait ou un taux horaire. Dans les deux cas, elle doit respecter les minimums légaux et conventionnels.

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Etape 4 : Reprise d'historique

👉 Cette étape est particulièrement importante. Nombre de calculs dans PayFit vont dépendre des informations que vous allez saisir ici. En cas de doutes, consultez la fiche détaillée consacrée à cette étape : "Reprise d'historique".

Reprise de congés payés : si le salarié a déjà posé des jours de Congés Payés, indiquez le ici pour que les compteurs de Congés Payés soient corrects sur le bulletin de salaire.

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Reprise des rémunérations des mois précédents : vous pouvez saisir les salaires des mois précédents s'ils ont changé d'un mois à l'autre.

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Etape 5 : Informations SIRH

Cette dernière étape va vous permettre de sélectionner les modules SIRH (si vous y avez souscrit) disponibles dans l'espace personnel de votre employé.

Notes de frais : votre employé pourra ajouter ses notes de frais
Suivi du temps de travail : votre employé pourra renseigner son temps de travail

Le module Absence est sélectionné par défaut. Il permet à votre employé de consulter son solde de congés et de poser des demandes d'absences.

💡Si vous ne souhaitez pas activer le module "Absences" pour votre employé, alors vous pouvez décocher la case.

Après l'ajout du nouveau salarié, vous pourrez gérer l'activation du module "Absences" directement depuis la section Absences et Temps de Travail > Calendrier puis cliquez sur "Gérer l'activation".

Rendez-vous sur notre article Activer l'Espace Employé pour plus d'informations sur la création des espaces employé.

Option 2 - Laisser votre salarié renseigner lui-même ses informations personnelles

Il vous suffit dans ce cas de renseigner les nom, prénom et adresse email du nouvel employé.

Ce dernier recevra un email qui les redirigera vers PayFit et leur permettra de saisir toutes leurs informations personnelles.

Vous pourrez ensuite renseigner leurs informations contractuelles. Consultez la section précédente de cet article, à partir de l'étape 2 "Nouveau Contrat" pour découvrir comment faire.

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💡 Vous aurez la possibilité de relancer le salarié qui n'a pas encore rempli ses informations personnelles, en utilisant le bouton "Renvoyer l'invitation à X" à partir du profil incomplet de l'employé.

Les relances pour un employé doivent être espacées d'au-moins 6 heures.

Option 3 - Pré-remplir en utilisant les informations d'un employé pre-existant

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Sélectionnez l'employé et Payfit pré-remplira pour vous la section des informations personnelles.

Il vous suffira de vérifier son contenu et éventuellement de les éditer.

Vous pourrez ensuite renseigner leurs informations contractuelles. Consultez la première section de cet article, à partir de l'étape 2 "Nouveau Contrat" pour découvrir comment faire.

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