Wie hinterlege ich die Angaben für die korrekte Abrechnung von Firmenwagen? Wie trage ich die Ein-Prozent-Regelung in PayFit ein? Wie erfolgt die Darstellung auf der Entgeltbescheinigung?

Die private Nutzung eines Firmenwagens ist als Geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Für die korrekte Abrechnung in PayFit geben Sie bitte die Daten vollständig an.

⚠️ Die Ein-Prozent-Regelung für Firmenwagen darf nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Trifft dies nicht zu, ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Die Erfassung eines Firmenwagens nehmen Sie unter “Meine Mitarbeiter” vor. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus - klicken Sie auf “Variable Vergütung” - hier finden Sie dann am Ende den Bereich “Sachbezüge”.

Starten Sie die Erfassung über den Button "Sachbezug hinzufügen".

Ein-Prozent-Regelung (Beispiel)

Wählen Sie die Ein-Prozent-Regelung aus, erfolgt pro Monat die Versteuerung von 1 Prozent des Brutto-Listenpreises (Neuwagenpreis inkl. Umsatzsteuer, inkl. Zusatzausstattung, ohne Rabatte).

In unserem Beispiel ist die private Nutzung des Firmenwagens erlaubt und die Ein-Prozent-Regelung findet Anwendung.

Der Brutto-Listenpreis beträgt 37.000,00 €. PayFit ermittelt aufgrund der Angabe automatisch den Geldwerten Vorteil i. H. v. 370,00 € (37.000,00 € x 0,01). Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

⚠️ Da die private Nutzung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen seit 2019 mit nur 1% des halben Brutto-Listenpreises besteuert werden muss, ist es wichtig, dass Sie in PayFit angeben, wenn es sich bei dem Firmenwagen um ein Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug handelt. Dieser Steuervorteil gilt vorerst befristet für neu angeschaffte Elektro-/Hybridelektrofahrzeuge im Zeitraum vom 01.01.2019 - 31.12.2021.

Aufgrund der erlaubten Privatnutzung des Firmenwagens erhöht sich der Geldwerte Vorteil monatlich um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

In unserem Beispiel beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
20 km. Damit erhöht sich der Geldwerte Vorteil von 370,00 € um weitere 222,00 € (37.000,00 € x 0,0003 x 20). PayFit ermittelt den Betrag aufgrund Ihrer Angaben automatisch. Dieser Betrag ist ebenfalls steuer- und sozialversicherungspflichtig.

⚠️ Für den geldwerten Vorteil, der auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt, gewährt der Gesetzgeber dem Arbeitgeber ein weiteres Wahlrecht der Besteuerung. Sie können diesen Sachbezug entweder individuell gem. ELStAM-Daten versteuern lassen oder mit 15% Pauschalversteuerung. Hierbei gilt jedoch die Begrenzung auf die Entfernungspauschale von 0,30 € gem. Einkommensteuererklärung. In unserem Beispiel wären max. 90 € mit 15% pauschal versteuerbar. Die anfallende Pauschalsteuer kann zudem auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden, sofern dieser mit der Pauschalversteuerung einverstanden ist.

⚠️Bitte beachten Sie, dass sich der Geldwerte Vorteil bei Doppelter Haushaltsführung des Arbeitnehmers um einen weiteren Betrag erhöht - in Abhängigkeit der Entfernung zwischen Hauptwohnsitz und Zweitwohnsitz. Daher ist es von Wichtigkeit, dass Sie Ihren Mitarbeiter bzgl. Doppelter Haushaltsführung befragen. Die Angaben sind dann zwingend in PayFit zu hinterlegen.

In unserem Beispiel ergibt sich also ein geldwerter Vorteil für den Firmenwagen von insgesamt 592,00 € (370,00 € + 222,00 €).

Speichern Sie zum Abschluss Ihre Eingaben, wird der entsprechende Sachbezug in PayFit angelegt.

Auf der Entgeltbescheinigung erfolgt die Darstellung des Geldwerten Vorteils gem. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Der Geldwerte Vorteil/Sachbezug erhöht zunächst das Gesamtbrutto, wird bei der Steuer- und SV-Berechnung berücksichtigt und wird zum Schluss wieder abgezogen.

Verbot der privaten Nutzung

💡Ist die private Nutzung vertraglich untersagt, entsteht für den Mitarbeiter kein zu versteuernder geldwerter Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens. In diesem Fall ist eine Erfassung in PayFit nicht zwingend erforderlich.

💡Speichern Sie dennoch diese PKW-Nutzung, ist für Sie in PayFit erkennbar, dass der Mitarbeiter einen Firmenwagen gestellt bekommt und welches KFZ-Kennzeichen dieser Firmenwagen hat. Speichern Sie die Daten dennoch, ergibt sich ein Sachbezug i.H.v. 0,00 €. Auf der Entgeltbescheinigung erfolgt keine Dokumentation.

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