Vorbereitung des PayFit Accounts

So starten Sie Ihren PayFit-Account

Es ist soweit – Sie können nun mit PayFit arbeiten! Um richtig durchstarten zu können, gilt es die folgenden Schritte zu beachten:

  1. Vorbereitung: Unser Kunden-Onboarding führt alle notwendigen Einstellungen durch und legt alle bestehenden Mitarbeiterprofile an;
  2. Arbeiten mit PayFit: Nutzen Sie alle Möglichkeiten Ihres PayFit-Accounts und aktualisieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten;
  3. Meldungen: Die Versendung aller Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen durch PayFit.

 

 

1. Das Vorbereiten Ihres PayFit-Accounts durch PayFit

Unser PayFit-Onboarding-Team wird Ihr Unternehmensprofil anlegen – Sie können an Tag 1 sofort mit einem voll funktionsfähigen und vollständigen Profil starten!

Um Ihr Unternehmensprofil vorbereiten zu können, benötigen wir einige Unternehmens- und Mitarbeiterdaten. Hierzu benötigen wir u.a. folgende Unterlagen:

  • Letzte Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter;
  • Stammdaten Ihrer Mitarbeiter (Name, Adresse, Geburtsdatum, SV und Steuer-ID Nummer etc.);
  • Lohnjournal des Laufenden, in Ausnahmefällen auch des vergangenen Jahres (bereitgestellt i.d.R. vom bisherigen Lohnabrechner/Steuerberater);
  • Mitglieds-/Betriebsnummer und Pin bei der zuständigen Unfallversicherung (für Gefahrtarifstellen und Gefahrklassen)
  • Steuernummer und Finanzamtsnummer des für Sie zuständigen Finanzamts
  • Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit

Laden Sie diese einfach bequem in den von uns für Sie erstellen PayFit Account in die Dokumentenablage. Wir nutzen die Dateien lediglich zum Aufsetzen Ihres Accounts und löschen Sie anschließend.

 

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  1. Das Arbeiten mit PayFit

 

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Sobald unser Onboarding-Team alles vorbereitet hat, erhalten Sie eine Information. Um Ihren Account nutzen zu können, müssen Sie nur noch wenige Einstellungen individuell vornehmen.

  1. Eingabe des automatischen Lohnabrechnungsdatums
  2. Eingabe eines PayFit Vertragskontos oder ggf. verschiedener Konten für verschiedene Zwecke
  3. Wenn gewünscht Einladung weiterer Administratoren zum Account (HR-Mitarbeiter, Geschäftsführer…)
  4. Wenn gewünscht standardisierte Probezeiten und Kündigungsfristen für alle Mitarbeiter
  5. Wenn gewünscht Personalisieren des Kommentarfelds auf jeder Lohnabrechnung

Sofern Sie weitere Fragen haben, können Sie auch jederzeit direkt in Kontakt zu unserem Kunden-Support treten.

 

  1. Meldungen

PayFit wird alle Meldungen an die Sozialversicherung sowie Finanzämter für Sie durchführen.

 

Hierfür erhalten Sie in den Tagen vor der automatischen Lohnabrechnungen Erinnerungen für die noch notwendigen Aktionen wie z.B. das Vorliegen einer Immatrikulationsbescheinigung eines Praktikanten o.ä.

In diesem Zeitraum sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Angaben für den laufenden Monat auf PayFit wie z.B. Boni oder Abwesenheiten eingetragen bzw. die Eingaben Ihrer Mitarbeiter bestätigt haben.

 

Im Anschluss geht alles von selbst! PayFit sendet alle Ihre Meldungen an die Sozialversicherung sowie die Finanzämter und Ihre Lohnabrechnung wird einfach wie noch nie!

 

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