Organigramme und Zugriffsrechte

Im Menü "Organigramm und Zugriffsrechte" können Sie die (Führungs-)Struktur Ihres Unternehmens abbilden und gleichzeitig Manager-Rechte wie die Bestätigung von Urlaubsanträgen einrichten. Einmal festgeschriebene Manager erhalten die Möglichkeit, bspw. Abwesenheitsanträge von unterstellten Teammitgliedern im eigenen Mitarbeiterportal zu bestätigen oder abzulehnen. Dies ermöglicht Ihnen:

  1. Volle Kontrolle: Erstellen Sie Ihre Unternehmensstruktur in wenigen Schritten und halten Sie sie immer aktuell;
  2. Digitale Kommunikation: Teilen Sie Ihre Unternehmensstruktur mit allen Mitarbeitern im Mitarbeiterportal – jederzeit und immer aktuell; 
  3. Volle Transparenz im Team: Ermöglichen Sie die Darstellung von Mitarbeiterabwesenheiten in den Kalendern aller Teammitglieder;
  4. Moderne Mitarbeiterführung: Bestimmen Sie Zugriffsrechte für Manager bspw. zur Bestätigung von Abwesenheiten.

Wo finde ich das Menü Organigramme und Zugriffsrechte?

Sie finden das Menü, wie in der folgenden Darstellung angezeigt, im Unternehmens-Menü Ihres PayFit-Accounts ("Mein Unternehmen") in der linken Leiste unter "Team".

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Wie bediene ich das Organigramm-Feld?

Sie können innerhalb des farblich hinterlegten Organigramm-Feldes durch Gedrückthalten des Maus-Cursors navigieren. Ziehen Sie die Ansicht so, wie Sie wünschen. Solange Ihr Maus-Cursor sich im Organigramm-Feld befindet, können sie nicht in der Webseite scrollen.

Beachten Sie, dass bei bestimmten Ansichten Teams u.U. nicht angezeigt werden! Bei komplexen Strukturen erreichen Sie durch das Verbergen von Teams mehr Übersichtlichkeit. 

Wie richte ich das Organigramm ein?

Erstellen Sie Teamstrukturen!

Durch Klicken Sie auf das Plus-Zeichen im Organigramm-Feld fügen Sie neue Teams hinzu. Nachdem Sie ein erstes Team erstellt haben, können Sie weitere Teams auf horizontaler Ebene (links und rechts), als auch auf vertikaler ebene (unten) erstellen. Schritt für Schritt können Sie so die Komplexität als auch die (hierarchische) Struktur Ihres Unternehmens abbilden.

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Fügen Sie Teams in nur drei Schritten hinzu!

Als ersten Schritt klicken Sie auf das "+" Zeichen im Organigramm-Feld. Es öffnet sich ein PopIn-Fenster – in dem Sie ein neues Team hinzufügen können. Vergeben Sie zunächst einen Team-Namen und – falls gewünscht – einen Bereich in welchen das Team gehören soll.

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Im zweiten Schritt wählen Sie die Mitarbeiter aus, welche dem Team angehören sollen. Hierbei gilt es zu beachten: 

  • Einmalige Zuordnung: Jeder "einfache" Mitarbeiter kann nur einem einzelnen Team zugewiesen werden. 
  • Doppelzuordnung nur für Team-Leads (Team-Manager): Die Zuordnung von Mitarbeitern zu mehr als einem Team ist nur möglich, sofern zwischen den Teams eine hierarchische (vertikale) Beziehung besteht. So kann ein Mitarbeiter einer Abteilung zugehörig sein, und gleichzeitig Team-Lead in einem untergeordneten Team dieser Abteilung sein. Die Bestimmung von Team-Managern erfolgt im dritten Schritt, sofern die Teams vertikal zueinander stehen.

Im dritten Schritt geben Sie an, für wen bestätigte Abwesenheiten der dem Team zugehörigen Mitarbeiter sichtbar sein sollen. Diese werden im Kalender im Mitarbeiterportal der jeweiligen Personen angezeigt und können mit den privaten Kalendern (bspw. Google) verknüpft werden.  Es existieren folgende Optionen:

  • Sichtbar für das ganze Team: Alle dem Team zugehörigen Personen können bestätigte Abwesenheiten einsehen;
  • Nur für Administratoren sichtbar: Alle bestätigten Abwesenheiten der Teammitglieder können nur von den Administratoren der PayFit-App eingesehen werden;
  • Sichtbar für das ganze Unternehmen: Alle dem Unternehmen zugehörigen Personen können die bestätigten Abwesenheiten der Teammitglieder einsehen.

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Erstellen Sie Bereiche!

Unterhalb des Organigramm-Rahmens finden Sie das Feld für "Bereiche" (insofern im Organigramm beim Erstellen der Teams bereits ein Bereich erstellt wurde). Durch Klick auf das "+" Zeichen können Sie neue hinzufügen und eine Farbe für jeden jeweiligen Bereich vergeben. Bereiche sind den Teams übergeordnete Strukturen und können bspw. verwendet werden für:

  • Einheitliche Vertriebsstruktur: Sie können beispielsweise einen Vertriebs-Bereich erstellen mit mehreren Teams innerhalb des Vertriebs (bspw. Team Außendienst und Team Telefonmarketing).
  • Cross-Funktionale Teams: Sie können bspw. Entwicklungs-, Produkt- und Produktionsteams-Teams in einem Quality-Bereich verknüpfen.

 

Zugriffsrechte bestimmen

Mit Zugriffsrechten bestimmen Sie, wer bspw. die Abwesenheitsanträge bestimmter Mitarbeiter oder Teams bestätigen darf. Mit Klick auf Fügen Sie Zugriffsrechte hinzu erscheint ein PopIn. Hier können Sie nun Mitarbeiter oder ganze Teams bestimmen, welche in Folge bspw. Bestätigungsrechte für andere Mitarbeiter erhalten. 

Nach einer Auswahl der Rechte (bspw. Sicht- oder Bestätigungsrechte) für die jeweilige Gruppe können Sie die Mitarbeiter bestimmen, deren Abwesenheitsanträge von den zuerst gewählten Personen validiert werden sollen. 

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