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Le Suivi du temps de travail

Dernière mise à jour : mercredi 3 février 2021

PayFit propose un module dédié qui vous permet de suivre le temps de travail de vos salariés.

Cet article va vous expliquer : 

1️⃣ Qu'est-ce que le suivi du temps de travail ?

2️⃣ Comment le mettre en place sur PayFit ? 

👉 Activer le module Suivi du temps de travail sur votre espace Administrateur

👉 Activer le module Suivi du temps de travail sur les espaces de vos employés

👉 Analyser les résultats mensuellement

👉 Que signifient les différents statuts ?

👉 Utiliser les codes projets pour distinguer le temps attribué à chaque projets

👉 Calendrier et suivi du temps de travail

👉 Définir les règles de ce module (Les salariés peuvent-ils déclarer leur temps de travail sur des périodes à venir ? Sur des congés ?)

👉 Côté salarié : comment peuvent-ils renseigner leur temps de travail ?

👉 Côté manager : comment consulter le temps de travail de son équipe ?

1️⃣ Qu'est-ce que le suivi du temps de travail ?

L'employeur doit pouvoir justifier - en termes de quantité - des horaires pratiqués par ses salariés. L'obligation générale de justification du temps de travail du personnel :

  • s'applique à tous les types d'horaires (collectif, individuel, temps partiel, horaires décalés, cadres en forfait jours, etc.) ;
  • concerne tous les salariés sans exception (les cadres en forfait jours ne peuvent refuser de s'y soumettre).

Le non-respect de l'obligation de décompte du temps de travail est sanctionné pénalement en cas de pratique d'horaires individualisés. L'employeur qui omet de la respecter est passible de poursuites pénales et de condamnation au paiement d'amendes.

Tous les salariés doivent accepter le décompte et l'enregistrement de leur temps de travail.

2️⃣ Comment le mettre en place sur PayFit ? 

👉 Activer le module Suivi du temps de travail sur votre espace Administrateur

Pour cela, il faut prendre contact avec votre interlocuteur PayFit. Votre chargé de compte l'activera pour vous, il vous suffit de nous contacter via le formulaire du centre d'aide. 

👉 Activer le module Suivi du temps de travail sur les espaces de vos employés

Une fois le module activé sur votre espace entreprise, vous pouvez choisir qui de vos salariés aura accès au module depuis son espace employé et pourra reporter son temps de travail. 

Pour cela, rendez-vous dans la section "Absence et temps de travail", puis dans "Suivi du temps de travail" et cliquez sur le bouton "Gérer l'activation". 

Gerer_activation.png

Vous pouvez alors activer ou non la déclaration du suivi du temps de travail par vos collaborateurs.

Activer_salarie.png

👉 Analyser les résultats mensuellement

Chaque mois vous pouvez : 

  • télécharger la synthèse du mois de la présence de vos employés en cliquant sur Exporter ; 
  • suivre les horaires de vos employés mois par mois en accédant aux détails de chacun en cliquant sur le nombre d'heures renseignées ; 
  • relancer par mail les employés qui n'ont pas validé leurs horaires de travail depuis leur espace personnel, en cliquant sur le bouton "..." dans la colonne Actions.

👉 Que signifient les différents statuts ?

  1. Complété : l'employé a complété ses horaires de travail et le mois concerné est terminé. En tant qu'Administrateur, vous pouvez éditer la saisie de vos employés en cas d'erreur.
  2.  En cours : l'employé est en train de compléter ses horaires de travail, mais n'a pas encore validé les informations. 
  3. En attente : le mois est terminé mais l'employé n'a pas complété ses horaires de travail. 

Statut.png

👉 Utiliser les codes projets pour distinguer le temps attribué à chaque projets

Le salarié peut saisir ses heures de travail en fonction des différentes missions sur lesquelles il travaille. La colonne Code Projet indique par un code couleur les missions sur lesquelles il travaille et combien de temps il y a consacré. En cliquant sur les heures du mois vous avez une visualisation de la répartition du temps pour les différents codes projets. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les cabinets de conseil mais aussi pour l'obtention du CIR ou du statut de JEI. 

Code_projet.png

👉 Calendrier et suivi du temps de travail 

Le calendrier des absences de l'employé est directement synchronisé sur le détail des horaires de travail de chaque employé. Les absences sont automatiquement indiquées comme jour non travaillé.

Calendrier.png

👉 Définir les règles de ce module (Les salariés peuvent-ils déclarer leur temps de travail sur des périodes à venir ? Sur des congés ?)

Via le bouton "Paramètres" vous allez pouvoir définir deux points concernant la déclaration du suivi du temps de travail par vos salariés : 

  1. autoriser ou non la déclaration du temps de travail sur les périodes de congés
  2. bloquer ou non la déclaration du temps de travail dans le futur

Parame_tres.png

Si le salarié tente de renseigner du temps de travail sur une période future et que vous avez bloqué cette option, un message d'alerte le préviendra. 

Action_non_permise.png

👉 Côté salarié : comment peuvent-ils renseigner leur temps de travail ?

De leur côté, les salariés doivent saisir leur planning directement depuis leur espace employé sur l'onglet "Suivi du temps de travail". Une fois le temps de travail ajouté pour le mois concerné, ils peuvent cliquer sur "Envoyer" pour vous donner accès aux informations validées. Leur calendrier d'absences est aussi directement synchronisé à celui du suivi du temps de travail.

Les employés ont la possibilité de renseigner leurs heures du mois au cours ou d'un mois passé.

Il n'est cependant pas possible de déclarer des heures pour le mois suivant.

Envoyer_temps.png

💡 Pour les salariés sous convention de forfait jours, la saisie du temps de travail se fait en demie-journée.

Pour les salariés sous convention de forfait heures, la saisie du temps de travail se fait en heures et en minutes.

👉 Côté manager : comment consulter le temps de travail de son équipe ?

Si le salarié est également manager, il peut aussi consulter les horaires de travail de son équipe depuis l'onglet "Suivi du temps de travail" > "Suivi des horaires de travail" de son espace personnel. Il peut filtrer par mois, consulter les détails du mois en cours et visualiser quel employé a validé ses horaires.

Dans les paramètres, il est possible de donner le droit aux managers d'éditer le temps de travail des membres de son équipe.

💡 N'hésitez pas à consulter l'article de notre blog sur le temps de travail du salarié