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Je veux créer des rappels dans PayFit

Dernière mise à jour : lundi 26 avril 2021

Sur PayFit il est possible de créer des rappels pour des dates importantes liées à votre paie, mais aussi de créer des rappels personnalisés.

Pour vous rappeler les dates importantes, vous serez averti par email. Concernant les rappels personnalisés, vous serez alerté directement sur l'application via une action requise

Au sommaire

Paramétrer des rappels par email pour les dates importantes

Si vous le souhaitez, vous pouvez paramétrer des rappels par email pour certaines échéances importantes de vos salariés, notamment :

  • Fin de titre de séjour ;
  • Fin de contrat ;
  • Fin prévisionnelle de contrat ;
  • Fin de période d'essai ;
  • Visite médicale ;
  • Date anniversaire du contrat ;
  • Date d'anniversaire de l'employé.

C'est à vous de paramétrer les envois de ces emails sur PayFit depuis le menu Exports > Dates importantes > Alertes Mails.

Alertes-Mails-2.png

👉 Cet email sera envoyé quotidiennement à l'adresse email (ou aux adresses emails) renseignée(s) dans le champ "Email de l'employeur" dès lors qu'au moins une échéance est à signaler.

👉 Vous avez également la possibilité de renseigner plusieurs adresses emails auxquelles seront envoyées ces alertes.

Attention toutefois, car cette fonctionnalité ne peut pas être paramétrée de manière individuelle.

ℹ️ Cela signifie qu'un manager ne peut pas recevoir les échéances uniquement pour son équipe.

Vous pouvez donc renseigner plusieurs adresses, mais tous les inscrits recevront les échéances pour l'ensemble des salariés.

👉 Ce paramétrage n'est pas disponible depuis la vue "Holding" sur PayFit.

 

Email_pour_e_che_ances_importantes.png

Parame_tres_des_alertes_emails.png

Pour chaque évènement, c'est à vous de décider :

  • si vous souhaitez être informé par email de la date d'échéance en cochant la case "Activé" ;
  • de combien de temps en avance vous souhaitez être notifié pour cet évènement : le jour même, 1 semaine en avance, 2 semaines en avance, etc. 

💡Sachez que vous pouvez directement renseigner les dates importantes dans ce menu (Exports > Dates importantes) en cliquant sur la flèche correspondante pour chaque type d'échéance (sauf pour la période d'essai qui est à modifier depuis le contrat du salarié) et pour chaque salarié.

Dates_importantes_2.png

Renseigner_les_dates_importantes.png

Paramétrer des rappels personnalisés via une action requise

Les rappels personnalisés permettent de paramétrer une action requise à effectuer dans le futur par l'Administrateur. Les actions requises bloquent la paie tant que la tâche demandée n'est pas réalisée. 

Cette action est liée aux salariés de manière individuelle. Vous pouvez par exemple choisir d'être alerté pour ne pas manquer l'augmentation d'un salarié, ou le versement d'une prime. C'est à vous de définir l'alerte en fonction de vos besoins.

1️⃣ Dans la section "Mes employés", rendez-vous sur le profil du salarié pour lequel vous souhaitez ajouter un rappel, puis sur l'onglet "Rappels" et cliquez sur "Ajouter un rappel".

Capture_d_e_cran_2021-04-26_a__16.31.25.png

2️⃣ Renseignez dans le champ "Message" l'objet du rappel, et la date à laquelle vous souhaitez être notifié, puis sauvegardez.

Capture_d_e_cran_2021-04-26_a__16.32.42.png

3️⃣ Une action requise apparaîtra dès le passage de l'application sur le mois concerné. Le rappel sera aussi visible dans les onglets Rappels et Synthèse du mois du profil du salarié.

Action_requise_rappels.png

4️⃣ Effectuez la tâche que vous avez définie.

5️⃣ Une fois l'action réalisée, rendez-vous dans l'onglet Rappels, cliquez sur "..." , puis sur le bouton ModifierModifier_rappels.png6️⃣ Vous pourrez alors cocher la case "Vous avez effectué la tâche" et "Valider la tâche".Tache_effectuee.png

L'action requise sera alors validée et le rappel apparaîtra comme "réalisé" dans l"'historique des rappels".

historique_rappels.png