Bien démarrer avec PayFit

Une fois que le paramétrage est effectué de notre côté, nous vous informons que votre compte est prêt et c’est à votre tour de renseigner quelques dernières informations pour le mettre en route.

 

Si vous avez des questions, vous pouvez trouver la réponse en tapant le mot clé de votre question dans la barre de recherche en haut à droite de votre espace PayFit ou vous pouvez contacter par mail ou téléphone la personne en charge de votre onboarding. Lorsque la première paie se sera bien déroulée, l’équipe Support prendra le relai !

 

 Vous pourrez laisser un ticket avec votre requête directement depuis votre espace PayFit (en bas à droite). Un contact vous sera attitré et dès que vous aurez une question ce sera cette personne qui vous contactera. Vous pourrez aussi consulter l'aide en ligne en tapant le mot clé de votre requête dans la barre de recherche de l'outil. Un article du centre d'aide pourra surement répondre à votre question.

 

Par ailleurs, si vous souhaitez expliquer à vos employés comment fonctionne leur espace employé vous pouvez leur envoyer le document suivant.

A présent, voici ce qu’il vous reste à faire pour générer vos premières fiches de paie :

1. GERER LES ACCES

 

1.1. Accès Admin

 

Depuis la section Paramètres, vous pouvez paramétrer les administrateurs du compte PayFit. Il faut indiquer les adresses mails des personnes que vous souhaitez ajouter en admin du compte PayFit. Une invitation par mail leur sera envoyé. Attention, chaque admin du compte PayFit a accès à l’ensemble de la plateforme.

 

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1.2. Accès Manager

 

Vous pouvez attribuer le statut de manager à vos employés. Les managers peuvent valider les congés payés ou les notes de frais des employés qui leur sont attribués, depuis leur espace personnel PayFit dans la section validation. L'attribution du statut de manager se fait depuis la section Equipe > Organigramme et workflows.

 

Lorsque vous créez votre organigramme, vous déterminez qui est manager dans chaque équipe. Depuis les paramètres de l'organigramme, vous pouvez décider quels sont les droits de validation et de visualisation des managers.

Attention toutefois, il vous est possible de créer un organigramme et de définir les managers à condition :

  • d'avoir activé au préalable l'espace employé,
  • que les employés aient créés leur compte. 

 

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Vous avez en dessous les workflows de validation qui vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme.

 

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1.3. Envois des mails

 

Vous pouvez définir les emails de notification que les admins de votre compte PayFit vont recevoir. Cette sélection concerne les sujets suivants :

  • Demandes de congés payés : Pour recevoir les demandes de congés payés de vos employés (en plus des managers).
  • Demandes de notes de frais : Pour recevoir les demandes de notes de frais de vos employés (en plus des managers).
  • Un employé a rempli ses informations personnelles lors de l’onboarding de l’entreprise : Pour être notifié quand un nouvel employé a rempli ses informations personnelles.
  • Documents de fin de contrat : Pour recevoir une notification quand des documents de fin de contrat (Solde de Tout Compte, Certificat de Travail...) sont disponibles sur PayFit.
  • DPAE : Pour recevoir une notification quand une DPAE est disponible sur PayFit.
  • Exports comptable : Pour recevoir les différents exports comptables (OD de paie et livres de paie).
  • DSN mensuelles : Pour recevoir les informations principales contenues dans une DSN mensuelle lors de son envoi.
  • DSN évènementielles : Pour recevoir les informations principales contenues dans une DSN évènementielle lors de son envoi.
  • Changements effectués après la clôture de la paie : pour recevoir les notifications lorsqu'une écriture de paie passée est modifiée.

 

Plusieurs personnes peuvent recevoir le même mail de notification et si vous ne renseignez pas de destinataire pour un type de mail, les mails seront envoyés par défaut à l’adresse email de l’admin qui les recevait jusqu’à présent.

 

Ces réglages s'effectuent depuis la section Paramètres > Envoi des emails.

 

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1.4. Activer l’espace employé

 

L’espace employé permet aux salariés de votre entreprise de faire leur demande de congés payés, RTT, congés sans solde, absences pour évènement familial, arrêt maladie, etc., de notes de frais (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée), d'ajouter leurs horaires de travail (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée) et de visualiser l'organigramme de leur entreprise, et de consulter quand ils le souhaitent leurs bulletins de salaire. Il permet aussi aux managers de valider ou refuser les congés payés et les notes de frais des membres de leur équipe.

 

Pour l’activer, rendez-vous sur la section Documents & Bulletins > Génération des bulletins. Une fois qu’il est activé, un mail sera automatiquement envoyé à tous vos employés qui pourront directement créer leur compte !

 

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Vous pouvez ensuite gérer l'accès aux Espaces Employés depuis la section Paramètres > Gestion des accès. Depuis cette section vous pouvez suivre si l'espace personnel de vos employés a été créé, et le relancer le cas échéant. 

 

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2. AJOUT DES VARIABLES DE PAIE

 

Lorsque vous souhaitez ajouter des variables de paie, vous avez 2 options : 

  • Soit vous intégrez / modifier les informations directement sur l'interface.
  • Soit vous réalisez des imports depuis les sous-sections Imports des sections Éléments de rémunération et Absences et temps de travail.

 

Tous les tableaux indiqués ci-dessous sont téléchargeables en format excel ou pdf. 

 

Voici les variables de paie que vous pouvez ajouter : 

 

2.1. Éléments de rémunération

 

2.1.1. Primes

Dans la section Éléments de rémunération > Primes, vous avez accès à un tableau récapitulatif des primes de vos employés pour le mois sélectionné. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. 

 

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2.1.2 Titres restaurant 

Depuis la section Éléments de rémunération > Titres restaurant, vous pouvez paramétrer la valeur des titres-restaurants distribués à vos salariés, ainsi que la participation patronale et les cotisations sociales. Le nombre de titres-restaurants sera automatiquement calculé pour chaque salarié en fonction du nombre de jours réellement travaillés chaque mois (les absences éventuelles sont décomptées...) et ce nombre sera indiqué sur le profil de chaque salarié sur l’onglet Synthèse du mois. Si vous ne souhaitez pas que le nombre de titres-restaurant soit automatiquement calculé en fonction des jours d'absence vous pouvez les ajouter directement via la section Éléments de rémunération > Imports.

 

Il est conseillé de distribuer les titres-restaurants à la fin du mois à vos employés, afin que toutes les absences soient bien prises en compte dans la détermination du nombre de titres-restaurants attribué.

 

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2.1.3. Transport

Depuis la section Éléments de rémunération > Transport, vous pouvez ajouter / modifier la participation patronale aux frais de transport de vos employés.

 

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2.1.4. Notes de frais

Vous pouvez visualiser la somme totale des notes de frais du mois en cours depuis la section Eléments de rémunération > Notes de frais. En dessous se trouve une vue détaillée et en cliquant sur Modifications, vous pouvez modifier toutes les notes de frais. Ce tableau peut être exporté. 

 

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2.1.5. Autres

Dans la section Éléments de rémunération > Autres, vous retrouvez les avantages en nature et les frais professionnels. Il vous suffit de cliquer dessus pour en ajouter ou les modifier.

 

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2.2. Absences et temps de travail

 

2.2.1. Congés & absences

Depuis la section Absences et temps de travail > Congés et absences, vous pouvez visualiser et modifier les différentes absences de vos employés : absences, congés payés, RTT et jours de repos. Il vous suffit juste de cliquer sur une valeur pour ensuite pouvoir la modifier ou en ajouter une. Ce tableau est téléchargeable.

 

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2.2.3. Heures supplémentaires et complémentaires

Retrouvez dans la section Absences et temps de travail > Heures sup./comp., les heures supplémentaires et complémentaires de vos employés, que vous pouvez ajouter ou modifier directement depuis le tableau. 

 

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2.2.4 Autres

2.2.4.1 Travail de nuit, dimanche et jours fériés.  

Depuis la section Absences et temps de travail > Autres, vous pouvez afficher les colonnes correspondant aux différents types d'indemnités en cochant les cases correspondantes. Il est par ailleurs possible de modifier le montant des indemnités pour chaque salarié en cliquant dans le tableau.

 

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2.2.4.2 Modulation du temps de travail

La modulation du temps de travail est également modifiable directement en cliquant dessus.

 

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Tous ces ajouts peuvent être réalisés via des imports depuis les sections Éléments de rémunération > Imports et Absences et temps de travail > Imports. 

 

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3. LES BULLETINS DE PAIE

 

3.1. Vérification et téléchargement des bulletins

 

Depuis la section Documents et Bulletins > Vérification des bulletins, vous pouvez effectuer des recherches instantanées sur vos bulletins de paie du mois en cours et valider en cochant la case pour ceux qui ont été vérifié.

Vous pouvez aussi télécharger UN seul PDF qui regroupe tous les bulletins de paie (en format provisoire) en cliquant sur Télécharger. Ils vous seront envoyés par mail à l'adresse mail de connexion. Cela vous permet d’envoyer les bulletins à des personnes en charge souhaitant les vérifier aussi de leur côté.

 

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3.2. Renseigner les adresses mails manquantes

 

Lors de l’onboarding les adresses mails sont ajoutées par l’équipe onboarding. Vous pouvez les vérifier ou ajouter les mails manquants depuis la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins > Bulletin envoyé par mail aux salariésIl vous suffit d’activer l’envoi automatique des bulletins et vous pourrez ensuite vérifier ou ajouter les mails de chaque employé en cliquant dessus. Seuls les salariés avec une adresse mail valide recevront leur bulletin. 

 

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3.3. Renseigner les RIB manquants

 

Afin de pouvoir remplir le fichier SEPA de virements que vous pourrez ensuite envoyer à votre banque, il est nécessaire de fournir des coordonnées bancaires de vos salariés. Vous pouvez les vérifier ou ajouter ceux manquants, depuis la section Documents et Bulletins > Informations bancaires. 

 

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3.4. Génération des bulletins de paie

 

Activer la génération automatique des bulletins de paie en choisissant la date depuis la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins. Attention, les bulletins sont générés à 23h59 de la date indiquée, donc si par exemple vous souhaitez avoir vos bulletins le 28 du mois, alors il faut programmer la génération le 27 du mois. Une fois que la génération des bulletins est réalisée, votre compte Entreprise PayFit bascule directement sur le mois suivant et il n’est plus possible de revenir en arrière donc il est conseillé d’activer la génération des bulletins que lorsque vous êtes sûrs que vos paies sont correctes et qu’il n’y a plus de modifications à apporter.

 

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3.5. Activer le fichier de virement SEPA

 

Pour vous faire gagner du temps dans vos virements nous vous transmettons chaque mois un fichier de virements (norme SEPA, format XML) à ajouter au format .xml sur votre espace bancaire. Attention, il faudra vérifier auparavant auprès de votre banque que la fonctionnalité virement SEPA est bien activée.  

 

Tous les ordres de virements sont réunis sur le même document. La banque procédera aux virements une fois le document ajouté. La procédure sera la même tous les mois. Attention, PayFit ne paie pas vos employés directement ! 

 

Retrouvez tous les fichiers de virement SEPA sous la section Documents et Bulletins > Fichiers de virement SEPA.

 

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4. AUTRES

 

4.1 Les contrats de prévoyance et mutuelle

 

Pour chaque employé que vous ajoutez sur votre compte, il faut bien penser à ajouter le salarié sur un contrat de prévoyance et de mutuelle depuis la section Déclarations et Organismes > Prévoyance et Déclarations et Organismes > Mutuelle.

 

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4.2. Les labels de salariés

 

Pour faciliter vos exports comptables vous pouvez trier vos salariés par labels. Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 dimensions, toutes modifiables depuis la section Exports > Comptabilité > Label des salariés. Par exemple, nous vous proposons les catégories suivantes : 

 

• Équipes (ex : Commercial, Produit, Support... )
• Postes (ex : Chef de projet, Développeur ... )
• Bureaux (ex : Paris, Lyon, Londres ... )

 

A quoi servent ces dimensions : 

  • Les labels, répartis par dimensions, vous permettent d'obtenir des synthèses par catégories de salariés.
  • Les références analytiques vous permettent de faire de la comptabilité analytique et voir sur un même document les coûts des catégories que vous souhaitez.
  • Les différents labels du salarié seront présents à côté du nom sur les différentes synthèses.
  • Les modifications que vous faites sur le mois courant sont prises en compte sur les mois passés.

 

Chaque salarié peut être dans plusieurs dimensions mais ne peut pas être dans plusieurs catégories d'une même dimension. 

 

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Pour toutes questions écrivez-nous depuis votre compte PayFit en cliquant sur "Aide" en bas à droite.