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Première paie : la checklist pour générer vos premiers bulletins de salaire sur PayFit

Dernière mise à jour : Tuesday, November 17, 2020

Une fois que le paramétrage de votre compte est effectué, nous vous informons que votre compte est prêt par email. C'est le moment pour vous de prendre le relais, vous connecter et générer votre première paie en toute sérénité.

Pour cela, on guide étape par étape ! Au sommaire...

1. Paramétrer vos accès
1.1. Accès Administrateurs
1.2. Accès Managers
1.3. Envois des emails du compte PayFit
1.4. Activer l’espace Employé

2. Ajouter des variables de paie
2.1. Éléments de rémunération
Primes
Titres restaurant
Transport
Notes de frais
Autres
2.2. Absences et temps de travail
Congés & absences
Heures supplémentaires et complémentaires
Travail de nuit, dimanche et jours fériés
Modulation du temps de travail

3. Les bulletins de paie
3.1. Vérification et téléchargement des bulletins
3.2. Renseigner les adresses emails manquantes
3.3. Renseigner les RIB manquants
3.4. Génération des bulletins et clôture de la paie du mois
3.5. Activer le fichier de virement SEPA pour le paiement des salaires

4. Les autres paramétrages
4.1. Les contrats de prévoyance et mutuelle
4.2. Les labels des salariés

 

1. Paramétrer vos accès

1.1. Accès Administrateurs

➡️ Depuis la section Paramètres, vous pouvez paramétrer les administrateurs du compte PayFit.
Il faut indiquer les adresses email des personnes que vous souhaitez ajouter en tant qu'administrateur du compte PayFit. Une invitation par email leur sera alors envoyée.

⚠️ Attention, chaque admin du compte PayFit a accès à l’ensemble de la plateforme, sauf si vous lui définissez un rôle "Comptable".

Capture_d_e_cran_2020-06-16_a__16.05.32.png 💡Vous pouvez également créer un "rôle" sur-mesure, et ainsi de sélectionner les menus disponibles ou non à la personne qui aura ce rôle.

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1.2. Accès Managers

Vous pouvez attribuer le statut de "Manager" à certains de vos employés.

Les managers peuvent valider les congés payés ou les notes de frais des employés qui leur sont attribués, depuis leur espace personnel PayFit dans la section validation. L'attribution du statut de manager se fait depuis la section Equipe > Organigramme et workflows.

Lorsque vous créez votre organigramme, vous déterminez qui est manager dans chaque équipe. Depuis les paramètres de l'organigramme, vous pouvez décider quels sont les droits de validation et de visualisation des managers.

⚠️Attention toutefois, il vous est possible de créer un organigramme et de définir les managers à condition :

  • d'avoir activé au préalable l'espace employé,
  • que les employés aient créé leur compte. 

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Vous avez en dessous les workflows de validation qui vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme.

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1.3. Envois des emails du compte PayFit

 Vous pouvez définir les emails de notification que les admins de votre compte PayFit vont recevoir. Cette sélection concerne les sujets suivants :

  • Demandes de congés payés : Pour recevoir les demandes de congés payés de vos employés (en plus des managers).
  • Demandes de notes de frais : Pour recevoir les demandes de notes de frais de vos employés (en plus des managers).
  • Un employé a rempli ses informations personnelles lors de l’onboarding de l’entreprise : Pour être notifié quand un nouvel employé a rempli ses informations personnelles.
  • Documents de fin de contrat : Pour recevoir une notification quand des documents de fin de contrat (Solde de Tout Compte, Certificat de Travail...) sont disponibles sur PayFit.
  • DPAE : Pour recevoir une notification quand une DPAE est disponible sur PayFit.
  • Exports comptable : Pour recevoir les différents exports comptables (OD de paie et livres de paie).
  • DSN mensuelles : Pour recevoir les informations principales contenues dans une DSN mensuelle lors de son envoi.
  • DSN événementielles : Pour recevoir les informations principales contenues dans une DSN événementielle lors de son envoi.
  • Changements effectués après la clôture de la paie : pour recevoir les notifications lorsqu'une écriture de paie passée est modifiée.

 Plusieurs personnes peuvent recevoir le même email de notification et si vous ne renseignez pas de destinataire pour un type de mail, les mails seront envoyés par défaut à l’adresse email de l’admin qui les recevait jusqu’à présent.

Ces réglages s'effectuent depuis la section Paramètres > Envoi des emails.

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1.4. Activer l’espace Employé

L’espace employé permet aux salariés de votre entreprise de :

  • Déposer leurs demandes de congés payés, RTT, congés sans solde, absences pour évènement familial, arrêt maladie, etc.,
  • Déposer leurs de notes de frais (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée)
  • D'ajouter leurs horaires de travail (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée)
  • De visualiser l'organigramme de leur entreprise
  • De consulter quand ils le souhaitent leurs bulletins de salaire.
  • Enfin, il permet aussi aux managers de valider ou refuser les congés payés et les notes de frais des membres de leur équipe.

Pour l’activer, rendez-vous sur la section Documents & Bulletins > Génération des bulletins.
Une fois qu’il est activé, un mail sera automatiquement envoyé à tous vos employés qui pourront directement créer leur compte !

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Vous pouvez ensuite gérer l'accès aux Espaces Employés depuis la section Paramètres > Gestion des accès. Depuis cette section vous pouvez suivre si l'espace personnel de vos employés a été créé, et le relancer le cas échéant.  

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2. Ajouter des variables de paie

Lorsque vous souhaitez ajouter des variables de paie, vous avez 2 options : 

  • Soit vous intégrez / modifiez les informations directement sur l'interface.
  • Soit vous réalisez des imports depuis les sous-sections Imports des sections Éléments de rémunération et Absences et temps de travail. 

💡 Tous les tableaux indiqués ci-dessous sont téléchargeables au format Excel ou pdf.  


2.1. Éléments de rémunération

Primes

Dans la section Éléments de rémunération > Primes, vous avez accès à un tableau récapitulatif des primes de vos employés pour le mois sélectionné. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. 

entreprise_e_le_ments_de_re_mune_ration_primes_synthe_se.png

Titres restaurant 

Depuis la section Éléments de rémunération > Titres restaurant, vous pouvez paramétrer la valeur des titres-restaurants distribués à vos salariés, ainsi que la participation patronale et les cotisations sociales. Le nombre de titres-restaurants sera automatiquement calculé pour chaque salarié en fonction du nombre de jours réellement travaillés chaque mois (les absences éventuelles sont décomptées...) et ce nombre sera indiqué sur le profil de chaque salarié sur l’onglet Synthèse du mois.
💡 Si vous ne souhaitez pas que le nombre de titres-restaurant soit automatiquement calculé en fonction des jours d'absence vous pouvez les ajouter directement via la section Éléments de rémunération > Imports.

👉 Il est conseillé de distribuer les titres-restaurants à la fin du mois à vos employés, afin que toutes les absences soient bien prises en compte dans la détermination du nombre de titres-restaurants attribué.

entreprise_e_le_ments_de_re_mune_ration_titres_restaurant_synthe_se.pngTransport

Depuis la section Éléments de rémunération > Transport, vous pouvez ajouter / modifier la participation patronale aux frais de transport de vos employés. 

entreprise_e_le_ments_de_re_mune_ration_transport_frais_de_transport.png

Notes de frais

Vous pouvez visualiser la somme totale des notes de frais du mois en cours depuis la section Eléments de rémunération > Notes de frais. En dessous se trouve une vue détaillée et en cliquant sur Modifications, vous pouvez modifier toutes les notes de frais. Ce tableau peut être exporté. 

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Autres

Dans la section Éléments de rémunération > Autres, vous retrouvez les avantages en nature et les frais professionnels. Il vous suffit de cliquer dessus pour en ajouter ou les modifier.

entreprise_e_le_ments_de_re_mune_ration_autres.png


2.2. Absences et temps de travail

Congés & absences

Depuis la section Absences et temps de travail > Congés et absences, vous pouvez visualiser et modifier les différentes absences de vos employés : absences, congés payés, RTT et jours de repos.
👉 Il vous suffit juste de cliquer sur une valeur pour ensuite pouvoir la modifier ou en ajouter une.
💡Vous pouvez également télécharger ce tableau.
 

entreprise_absences_et_temps_de_travail_conge_s_et_absences_synthe_se_filtrer_par_cate_gories.png

Heures supplémentaires et complémentaires

Retrouvez dans la section Absences et temps de travail > Heures sup./comp., les heures supplémentaires et complémentaires de vos employés, que vous pouvez ajouter ou modifier directement depuis le tableau. 

entreprise_absences_et_temps_de_travail_heures_sup._comp..png

Travail de nuit, dimanche et jours fériés  

Depuis la section Absences et temps de travail > Autres, vous pouvez afficher les colonnes correspondant aux différents types d'indemnités en cochant les cases correspondantes.
Par ailleurs, il est possible de modifier le montant des indemnités pour chaque salarié en cliquant dans le tableau.

entreprise_absences_et_temps_de_travail_autres_Synthe_se_des_indemnite_s.png

Modulation du temps de travail

La modulation du temps de travail est également modifiable directement en cliquant dessus.

entreprise_absences_et_temps_de_travail_Modulation_du_temps_de_travail.png

Tous ces ajouts peuvent être réalisés via des imports depuis les sections Éléments de rémunération > Imports et Absences et temps de travail > Imports. 

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3. Les bulletins de paie

3.1. Vérification et téléchargement des bulletins

Depuis la section Documents et Bulletins > Vérification des bulletins, vous pouvez effectuer des recherches instantanées sur vos bulletins de paie du mois en cours et valider en cochant la case pour ceux qui ont été vérifiés.

👉 Vous pouvez aussi télécharger UN seul PDF qui regroupe tous les bulletins de paie (en format provisoire) en cliquant sur Télécharger.
Ils vous seront envoyés par mail à l'adresse mail de connexion. Cela vous permet d’envoyer les bulletins à des personnes en charge souhaitant les vérifier aussi de leur côté.

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3.2. Renseigner les adresses emails manquantes

Lors de votre onboarding, les adresses emails des salariés sont ajoutées par l’équipe Onboarding.
Vous pouvez les vérifier ou ajouter les mails manquants depuis la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins > B
ulletin envoyé par mail aux salariés.

Il vous suffit d’activer l’envoi automatique des bulletins et vous pourrez ensuite vérifier ou ajouter les mails de chaque employé en cliquant dessus.
❗️Seuls les salariés avec une adresse email valide recevront correctement leur bulletin de paie.  

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3.3. Renseigner les RIB manquants 

Afin de pouvoir remplir le fichier SEPA de virements que vous pourrez ensuite envoyer à votre banque, il est nécessaire de fournir des coordonnées bancaires de vos salariés. Vous pouvez les vérifier ou ajouter ceux manquants, depuis la section Documents et Bulletins > Informations bancaires. 

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3.4. Génération des bulletins de paie

Activez la génération automatique des bulletins de paie en choisissant la date de génération depuis la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins. Les bulletins sont générés à 23h59 de la date indiquée.

Parce  qu'il peut être parfois nécessaire de clôturer votre paie plus tôt que prévu, vous avez également la possibilité de clôturer votre paie au moment où vous le choisissez, sans attendre 23h59. Pour cela, rendez-vous dans la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins et cliquez sur le bouton "Clôturer ma paie maintenant"

Une fois que la génération des bulletins est réalisée, votre compte PayFit bascule directement sur le mois suivant et il n’est plus possible de revenir en arrière. Il vous est donc conseillé d’activer la génération des bulletins ou de générer les bulletins de paie manuellement que lorsque vous êtes sûrs que vos paies sont correctes et qu’il n’y a plus de modifications à apporter. 

Cloture_manuelle_-_1.png

3.5. Activer le fichier de virement SEPA pour le paiement des salaires

Pour vous faire gagner du temps dans vos virements nous vous transmettons chaque mois un fichier de virements (norme SEPA, format XML) à ajouter au format .xml sur votre espace bancaire. Attention, il faudra vérifier auparavant auprès de votre banque que la fonctionnalité virement SEPA est bien activée.   

Tous les ordres de virements sont réunis sur le même document. La banque procédera aux virements une fois le document ajouté. La procédure sera la même tous les mois. Attention, PayFit ne paie pas vos employés directement ! 

Retrouvez tous les fichiers de virement SEPA sous la section Documents et Bulletins > Fichiers de virement SEPA.

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4. Les autres paramétrages

4.1. Les contrats de prévoyance et mutuelle 

Pour chaque employé que vous ajoutez sur votre compte, il faut bien penser à ajouter le salarié sur un contrat de prévoyance et de mutuelle depuis la section Déclarations et Organismes > Prévoyance et Déclarations et Organismes > Mutuelle. 

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4.2. Les labels des salariés

Pour faciliter vos exports comptables vous pouvez trier vos salariés par labels. Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 dimensions, toutes modifiables depuis la section Exports > Comptabilité > Label des salariés. Par exemple, nous vous proposons les catégories suivantes :  

• Équipes (ex : Commercial, Produit, Support... )
• Postes (ex : Chef de projet, Développeur ... )
• Bureaux (ex : Paris, Lyon, Londres ... )

🤔 A quoi servent ces dimensions : 

  • Les labels, répartis par dimensions, vous permettent d'obtenir des synthèses par catégories de salariés.
  • Les références analytiques vous permettent de faire de la comptabilité analytique et de voir sur un même document les coûts des catégories que vous souhaitez.
  • Les différents labels du salarié seront présents à côté du nom sur les différentes synthèses.
  • Les modifications que vous faites sur le mois courant sont prises en compte sur les mois passés. 

💡 Chaque salarié peut être dans plusieurs dimensions mais ne peut pas être dans plusieurs catégories d'une même dimension. 

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