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"Imports multiples" : comment importer facilement les variables de paie en masse pour l'ensemble de vos employés

Dernière mise à jour : Friday, November 20, 2020

Vous souhaitez ajouter la même variable de paie à tous (ou une grande partie) de vos employés ? Rien de plus simple avec PayFit et la fonction "Imports multiples" !

Que ce soit pour importer un seul type de variables (éléments de rémunération, absences, etc.) ou pour importer plusieurs types de variables en masse, la procédure reste la même. Suivez le guide !

1️⃣ Téléchargez la base de fichier Excel

2️⃣ Compléter le fichier Excel avec les informations requises

3️⃣ Chargez le fichier complété dans PayFit

4️⃣ Vérifiez les valeurs prêtes à être importées

5️⃣ Une fois toutes les données vérifiées, validez l'import

6️⃣ Retrouvez l'historique de vos imports dans le menu "Imports"

Vos questions les plus fréquentes

 

 1️⃣ Téléchargez la base de fichier Excel 

➡️ Première étape : télécharger une base en suivant la démarche ci-dessous : 

01_-_Import_modele.gif

2️⃣ Compléter le fichier Excel avec les informations requises

La base est pré-remplie avec les noms de vos employés. Renseignez les variables que vous souhaitez importer. Des menus déroulants vous aident à sélectionner les bons éléments.

⚠️ Attention, la base proposée sur PayFit est la seule qui convienne, il n’est donc pas possible de modifier ce document en y ajoutant ou supprimant des colonnes.

3️⃣ Chargez le fichier complété dans PayFit

02_-_send_file.gif

4️⃣ Vérifiez les valeurs prêtes à être importées

Pour vous guider dans la vérification, vous pouvez visualiser :

  • Quels sont les employés concernés par l'import (qui correspondent aux lignes de votre fichier Excel)
  • Quelles sont les données qui vont être ajoutées. Le cas échéant, vous pouvez les modifier en cliquant dessus.
  • Quelles sont les erreurs apparues lors du chargement du fichier Excel et à quel employé elles sont associées.

03_-_Import_verif.gif

5️⃣ Une fois toutes les données vérifiées, validez l'import

Il faut compter quelques secondes selon la taille du fichier avant que les changements ne soient pris en compte.

6️⃣ Retrouvez l'historique de vos imports dans le menu "Imports"

04_-_Historique.gif 

Vos questions les plus fréquentes

- Quelles variables peuvent être importées ?

Vous pouvez retrouver la fonction “Import” sur chacune des pages des sections Eléments de rémunération et Absences et Temps de travail. Cliquer sur le bouton "Importer" de ces sections pour importer les informations concernant une variable uniquement (congés, primes, etc.).

Pour importer plusieurs variables en même temps, utilisez le menu "Imports multiples".

- Que faire si je constate une erreur pendant la relecture, AVANT de valider l'import ?

Vous pouvez corriger les erreurs directement dans la fenêtre de vérification : cliquez simplement sur les données à modifier pour les éditer directement depuis cette fenêtre.

04_-_Corriger_valeur.gif

OU

  • Vous pouvez décider tout simplement d'ignorer cette ligne pendant l'import. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ignorer" et poursuivez votre import. Une fois l'import terminé, vous pourrez par exemple faire un nouvel import avec uniquement les données pour la ligne précédemment ignorée. Ou vous pouvez modifier ces informations depuis l'interface de PayFit.

05_ignore.gif

❗️Faites attention à ne pas faire d'imports en double après avoir ignoré une ligne : si par exemple vous avez ignoré une ligne lors d'un import de prime, et que vous décidez de faire un second import pour réimportez la bonne information pour cette ligne, assurez-vous d'importer uniquement la donnée précédemment ignorée : ne ré-importez pas toutes les primes. Vous allez sinon ajouter plusieurs primes à la même personne.

- Que faire si je constate une erreur APRES avoir validé l'import ?

  • Si vos variables sont cumulables, il vous suffit de cliquer sur "..." dans la catégorie Actions.
    En cliquant sur "Annuler l'import", vous supprimez la totalité des variables importées.
    Après rectification de vos erreurs, vous pourrez les importer de nouveau.

  • Si vos variables sont non cumulables, vous pouvez rectifier ses erreurs en important simplement un nouveau fichier Excel actualisé. Toutes les modifications se feront instantanément !
    Capture_decran_2020-11-12_a_17.35.42.png

- Je dois ajouter plusieurs variables (du même type) au même employé, comment faire ?

Par défaut, le modèle Excel que vous téléchargez pour préparer vos imports ne propose qu'une ligne par employé. Sur chaque ligne, chaque variable n'est représentée qu'une fois.

Si vous avez plusieurs absences ou plusieurs primes à ajouter au même employé, vous pouvez tout simplement dupliquer la ligne de l'employé dans Excel et ajuster la deuxième ligne avec le nouveau montant associé à la deuxième absence ou deuxième prime. Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que nécessaire.

- Comment faire si j’ai des variables que j'ai ajoutées dans le fichier Excel qui n'apparaissent pas au moment de la vérification ?

Si vous ajoutez dans votre fichier Excel des variables qui sont identiques à celles déjà entrées dans PayFit, vous ne les verrez pas apparaître dans la fenêtre de vérification des variables prêtes à être importées car PayFit ne constate aucune mise à jour à faire sur ces données. 

- Comment faire mes imports si je gère plusieurs établissements au sein d'une Holding ?

Si vous possédez plusieurs établissements et que vous les gérez depuis un compte Holding, vous avez accès aux mêmes fonctionnalités pour importer vos données dans PayFit.

  • Si vous importez vos variables depuis un compte Holding, vous pouvez retrouver toutes les données importées dans chacun des établissements concernés, de façon synchronisée.
  • La réciproque est vraie si vous importez vos variables depuis un de vos établissements : vous retrouverez les données importées depuis votre compte Holding
  • En revanche, si vous importez des variables depuis un établissement A, vous ne pourrez consulter l'historique de cet import que dans le menu Import de cet établissement A, et non dans le menu Import de la Holding. Si vous les importez depuis le compte Holding, l'historique pourra être consulté depuis de le menu Import de la Holding. Le menu Imports n'est donc pas synchronisé mais vos données le sont bien.