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Génération des bulletins automatique ou manuelle : comment clôturer votre paie

Dernière mise à jour : Tuesday, April 21, 2020

Sur PayFit, vous pouvez activer la génération automatique des bulletins de paie ou générer les bulletins de paie à tout moment. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de prévenir automatiquement vos employés par email que leur bulletin est disponible dans leur espace personnel ! Et accéder aux documents facilement.

ℹ️Vous pouvez également vérifier vos bulletins avant de les générer. Pour cela, PayFit met à votre disposition un outil ; mais il s'agit d'une étape facultative : c'est uniquement un outil de relecture.

1. Activer la génération automatique des bulletins 

Activez la génération automatique des bulletins de paie en choisissant la date de génération depuis la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins.
🕕Les bulletins sont générés à 23h59 de la date indiquée.

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2. Générer mes bulletins de paie manuellement, à tout moment

Parce qu'il peut être parfois nécessaire de clôturer votre paie plus tôt que prévu, vous avez également la possibilité de clôturer votre paie au moment où vous le choisissez, sans attendre la clôture automatique.
 
➡️Pour cela, rendez-vous dans la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins > Clôturer ma paie maintenant. 

⚠️Ce bouton bleu n'apparaît pas ? Cela signifie qu'il est trop tôt et que vous êtes au début du mois en cours (il sera débloqué dès le 16 du mois), ou si vous n'avez pas effectué vos actions requises.

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Nous vous accompagnerons ensuite afin de valider certains éléments et clôturer votre paie. 

✅ Les nouveaux contrats du mois en cours

Vérifiez que vous avez bien ajouté tous les nouveaux contrats du mois en cours. Ils apparaissent dans le tableau récapitulatif présenté à cette étape.

En cas d'oubli de nouveaux contrats, il sera impossible de créer un nouveau bulletin pour ce mois.

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En cas de doute, nous vous recommandons d'attendre avant de clôturer votre paie.

Cochez la case "Je confirme avoir renseigné sur PayFit l'ensemble des nouveaux contrats" pour passer à l'étape suivante.

✅ Les fins de contrats du mois en cours

Veillez à ce que ce que l'ensemble des fins de contrat soient renseignées pour cette période de paie. Vous retrouverez les fins de contrats renseignées dans le tableau récapitulatif présenté à cette étape.

Après la clôture de votre paie, il sera impossible d'en effectuer sur le mois en cours.

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En cas de doute, nous vous recommandons d'attendre avant de clôturer votre paie.

Cochez la case Je confirme avoir renseigné sur PayFit l'ensemble des fins de contrat pour passer à l'étape suivante.

✅ Éléments de rémunération

Veillez à ce que ce que l'ensemble des éléments de rémunération de vos salariés soient bien renseignés sur PayFit (primes, titres restaurant, frais de transport, notes de frais, etc.)

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Cochez la case Je confirme avoir renseigné sur PayFit l'ensemble des éléments de rémunération pour passer à l'étape suivante.  

👉 Confirmez la clôture de la paie

Les nouveaux contrats, fins de contrats et éléments de rémunération pour le mois en cours sont correctement renseignés dans PayFit ? Il ne vous reste plus qu'à valider pour clôturer votre paie instantanément. 

⚠️ La clôture manuelle de la paie est irréversible ! Veillez à bien vérifier ces éléments suivants avant de confirmer. 

Cloture_manuelle_-_5.png❓ Vous ne parvenez pas à clôturer manuellement votre paie ? Rendez-vous dans cette fiche d'aide.

3. Prévenir vos employés par email

Pour prévenir automatiquement vos employés de la disponibilité de leur bulletin, rendez-vous dans la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins > Prévenir par email et sélectionnez l'option Activé.

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Seuls les employés avec une adresse mail valide seront avertis ; pensez à bien vérifier les adresses email renseignées !

👉Pour cela, vous pouvez les modifier directement sur cette page en cliquant sur "Vérifier les mails de mes employés" > cliquez sur l'adresse email à modifier dans le tableau > Enregistrer.

 

4. Quels documents seront disponibles après la clôture de la paie ?

Les bulletins de paie seront disponibles immédiatement dans les espaces personnels de vos employés et, si vous avez choisi l'option de prévenir vos employés de la disponibilité des bulletins, un mail leur sera envoyé automatiquement le lendemain à 9h.

Vous retrouverez également immédiatement le fichier de virement SEPA dans la section Mes documents.