Pour commencer, voici une présentation des fonctionnalités de l'espace Employé :
Une fois cet espace activé et le compte du salarié créé (via l'invitation qu'il reçoit par email), ce dernier aura accès aux fonctionnalités suivantes depuis son espace.
Le Dashboard
Dès qu'il se connecte sur son espace personnel PayFit, l'employé a accès à sa page d'accueil personnalisée sur lequel il retrouve :
- un récapitulatif de son solde de congés payés ;
- un calendrier (avec une vue par semaine, mois ou liste) indiquant ses absences du mois ou de la semaine en cours ainsi que celles des employés qu'il manage et/ou de son manager. Il peut même voir leurs anniversaires. Chaque couleur correspond à un type d'absence et il suffit de cliquer dessus pour savoir de quel type d'absence il s'agit et quelle est sa durée.
- des boutons pour faire une demande d'absence et ajouter une note de frais. Chaque demande peut être accompagnée d'un commentaire.
Les Congés & Absences
Depuis la section Absences, vous pouvez consulter vos demandes d'absences en attente, validées, refusées ou supprimées et réaliser vos demandes de congé payé, de congé sans solde, de RTT ou de télétravail ou cliquant sur le bouton en haut à droite.
Il est possible de faire des demandes d'absences pour des demi-journées sur certains congés.
➡️PayFit calcule lui-même votre solde anticipé de congés payés à la fin du mois de votre demande !
💡Vous pourrez également obtenir votre solde anticipé de RTT à la fin du mois de votre demande.
Si vous souhaitez revenir sur votre décision : pas de souci ! Vous pouvez annuler une demande de congé payé / congé sans solde / télétravail déjà validée ou encore en attente en seulement 2 clics !
Les Notes de Frais
Cette section vous permet de visualiser en un clin d'oeil vos notes de frais en attente, validées, refusées ou supprimées. Vous pouvez aussi ajouter vos notes de frais en 30 secondes en cliquant sur le bouton en haut à droite.
Les Validations
Les managers disposent d'une section Validation sur laquelle ils peuvent valider ou refuser les demandes d'absences des employés qu'ils managent, et accepter ou refuser leurs notes de frais.
Ces derniers recevront alors une notification par email et sur leur espace PayFit lors de chaque demande. Lorsque qu'une requête est validée, il est aussi possible d'ajouter un commentaire.
Les bulletins de paie
Ici, chaque salarié peut consulter, imprimer, télécharger tous ses bulletins de paie.
Personnaliser les fonctionnalités accessibles depuis les espaces employé
Si vous le souhaitez, vous pouvez également personnaliser les fonctionnalités disponibles depuis l'espace Employé. Par exemple, vous souhaitez que vos employés aient accès à leurs bulletins de paie mais pas à la possibilité de poser des demandes de congés.
Pour cela, rendez-vous dans la section Absences et Temps de travail > Calendrier, puis cliquez sur Gérer l'activation. Vous pourrez alors sélectionnez les employés qui pourront faire leur demande d'absences directement depuis leur espace personnel et choisir de l'activer pour tous vos employés ou uniquement certains.
Voici par exemple un espace employé composé uniquement de la section Bulletins de paie.
💡Note : Si l'employé a changé de contrat au cours de sa vie au sein de votre entreprise (passage d'un stage ou CDD à un CDI par exemple), il conservera son ancien espace employé pour continuer à accéder à ses bulletins de paie. Il peut donc avoir plusieurs espaces employés, accessibles en un clic en changeant de compte en bas à gauche (sur la photo).
Changer de compte, accéder aux paramètres ou se déconnecter
Pour cela, il suffit de cliquer sur son portait (en bas à gauche).
Changer de compte
Cela peut vous être utile si vous gérez la paie sur PayFit et que vous souhaitez retourner sur votre compte Administrateur.
Paramètres personnels
L'onglet Profil permet de modifier la langue de l'espace Employé. On peut sélectionner :
- Anglais
- Français
- Espagnol
- Allemand
L'onglet Emails permet de modifier l'adresse email principale et d'en ajouter / modifier une secondaire.
👉Rendez-vous ici pour fusionner 2 espaces Employés PayFit grâce à l'adresse email secondaire.
L'onglet Sécurité permet de :
- modifier son mot de passe pour accéder à l'espace Employé
- activer / désactiver la fonction Authentification à deux facteurs
- choisir ou non d'afficher votre taux d'imposition sur le dashboard
Se déconnecter
PayFit vous déconnecte automatiquement au bout d'un certain temps pour des raisons de sécurité.
Désormais, vous savez tout sur l'espace Employé !
