Suite à la propagation du coronavirus (Covid-19), le Gouvernement a mis en place des mesures qui ont un impact sur la gestion des absences. Consultez ces articles pour en savoir plus :
- "Coronavirus : impact sur les absences (liées au coronavirus ou non)".
- "Coronavirus : dérogations sur les congés payés, RTT et repos"
Grâce à PayFit, vos employés peuvent effectuer des demandes d'absences (congés payés, sans solde, RTT, télétravail, etc.) directement depuis leur espace personnel !
Pour cela, assurez-vous qu'ils ont accès à cette fonctionnalité en respectant les deux étapes suivantes.
1️⃣ A la création d'un employé
Sélectionnez la case Absences dans la section Informations SIRH, accessible après avoir renseigné les informations personnelles de votre nouvel employé, son contrat, temps de travail et rémunération ainsi que la reprise d'historique.
2️⃣ En tout temps
En tout temps, vous pouvez choisir d'activer ou désactiver la fonctionnalité qui permet à vos employés d'effectuer une demande d'absence en vous rendant dans la section Absences et Temps de travail > Calendrier > Gérer l'activation.
Poser ses congés payés et RTT
Pour poser ses congés payés et RTT, l’employé se connecte à son espace personnel et rentre les dates de congés souhaitées depuis la section Absences de votre Dashboard.
Le salarié doit indiquer la date de début et de fin du congé ou RTT, et ajouter un commentaire s'il le souhaite. Il est aussi possible de poser des demies-journées.
Une fois la demande réalisée, la validation de l’employeur est indiquée En attente sur l'espace Employé.
De son côté l’employeur ou le manager du salarié reçoit un mail et une notification sur son espace PayFit (espace entreprise pour les admins PayFit et espace personnel pour les managers non admin) et il n'a plus qu'à valider ou refuser la demande de congé, RTT ou télétravail. L’acceptation ou le refus seront alors automatiquement notifiés par mail à l’employé.
L'employé peut retrouver l'historique de toutes ses demandes en attente, validées ou refusées depuis l'onglet Absences de son espace employé.
L’employeur peut ensuite retrouver une vue calendaire des congés, RTT, journées de télétravail posés par ses salariés depuis son dashboard PayFit lors de sa connexion et notamment depuis la rubrique Absences et temps de travail > Calendrier.
Il a alors accès à une vue globale des absences en général de ses salariés pour le mois en cours et les mois à venir. Il peut visualiser le calendrier par semaine, mois ou liste.
Ajouter une absence
Le salarié peut signaler une absence depuis son espace personnel.
👉Par exemple, il peut ajouter un "Congé sans solde" et une notification sera envoyée au Manager, qui validera ou refusera la demande. Il est aussi possible de demander des demi-journées d'absence.
Les absences sont aussi visibles sur le calendrier avec le code couleur correspondant au motif de l'absence.
Ajouter un arrêt maladie
Lorsqu'un employé ajoute un arrêt maladie en cliquant sur Autre, il doit ensuite renseigner les éléments suivants :
- le dernier jour travaillé ;
- la date de début de l'arrêt maladie ;
- la date de la fin prévisionnelle de l'arrêt ;
- ajouter l'arrêt maladie.
Ajouter une absence pour évènement familial
Un employé peut ajouter une absence pour évènement familial. Plusieurs évènements familiaux sont pris en compte :
- Mariage ou PACS
- Naissance ou Adoption
- Décès
- Handicap survenant chez un enfant
- Déménagement
- Appel de préparation à la défense
- Conjoint malade ou hospitalisé
- Examen professionnel consécutif à une période de formation continue
- Cérémonie d'un enfant
Ce sera à vous de renseigner la date de début et la date de fin, et d'ajouter le document justificatif nécessaire.
Annuler une demande de congés
Si vous souhaitez revenir sur votre décision, pas de souci, vous pouvez annuler une demande de congé payé / congé sans solde / télétravail déjà validée ou encore en attente en seulement 2 clics !
