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Frais de transport : conditions de prise en charge et sur PayFit

Dernière mise à jour : Monday, July 27, 2020

La prise en charge des frais de transport en commun entre le domicile et le lieu de travail

Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais lorsqu'il y utilisation d'une carte abonnement (Pass Navigo, carte Imagin'R, etc.)

Tous les salariés sont concernés, y compris les salariés à temps partiel.

Salariés à temps partiel 

  • Mi-temps ou plus : Remboursement aux mêmes conditions que pour les salariés à temps complet.
  • Temps partiel inférieur à un mi-temps : prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Transports concernés - services de transports publics :

  • métro
  • bus
  • tramway
  • train
  • services publics de location de vélo

La prise en charge doit couvrir l’intégralité du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail effectué en transports collectif (même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet : train + bus par exemple).

 Titres de transport concernés : seules les cartes d'abonnement sont prises en charge, qu'elles soient :

  • annuelles (Passe Navigo annuel, Carte Imagin'R)
  • mensuelles (Pass Navigo mois)
  • hebdomadaires (Pass Navigo semaine)
    À noterles titres de transports achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Base de remboursement : La prise en charge s'effectue à hauteur de 50% du titre de transport sur la base :

  • d'un tarif de 2ème classe,
  • et du trajet le plus court. 

Le remboursement s'opère obligatoirement mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :

  • au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel),
  • sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre).

La prise en charge patronale est exonérée de charges sociales, dans la limite des frais réellement engagés (vous pouvez donc aller au-delà de l’obligation de prise en charge). A noter tout de même : la participation au-delà de l'obligation légale est soumise à l’impôt sur le revenu.

Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder 1 mois.

La prise en charge des frais de transport personnel entre le domicile et le lieu de travail

Vous pouvez prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybride.
Cette prise en charge n'est pas obligatoire mais si elle est mise en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés dans les mêmes conditions.

La prise en charge sera possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur, et si :
• la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains,
• l'utilisation d'un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail. 

Salariés à temps partiel

• Mi-temps ou plus : Remboursement aux mêmes conditions qu'un salarié à temps complet.
• Temps partiel inférieur à un mi-temps : prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Salariés exclus

• ceux qui bénéficient d'une voiture de fonction (avec prise en charge des frais de carburants ou d'alimentation électrique),
• ceux logés dans des conditions excluant tout frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction).

Exonérations sociales et fiscales

• Remboursements partiels des titres d'abonnements : exonérés d'impôt sur le revenu.
• Remboursements de frais de carburant ou d'alimentation électrique : exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an. 

Est-il possible de cumuler frais de transports et véhicule de fonction pour un employé ?

L’employeur peut bien attribuer à la fois :

un avantage en nature véhicule au salarié (qui signifie simplement que le salarié peut faire une utilisation privative du véhicule mis à sa disposition et non qu’il doit l’utiliser tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail)

un remboursement de frais de transport collectif domicile-travail (si le salarié utilise régulièrement ou ponctuellement d'autres moyens de transport)

Prenons l'exemple d'un commercial qui dispose à la fois d'un avantage en nature (véhicule) pour aller voir ses clients, mais qui utilise aussi les transports en communs lorsqu’il doit se rendre au siège social de l’entreprise.

Comment gérer les frais de transport sur PayFit ?

Comment ajouter le remboursement des frais de transport en commun ?

➡️ Pour ajouter ces frais (Pass Navigo, Carte Imagin'R, autres), rendez-vous dans la section Eléments de rémunération > Frais de transport et cliquez sur "+ Ajouter".

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Complétez ensuite les différents champs en indiquant le montant que vous souhaitez rembourser à votre salarié.

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Comment ajouter le remboursement des frais de transport personnel ?

De la même manière que pour ajouter un remboursement de frais de transport publics, vous pouvez choisir Transport personnel comme Type de transport et prendre en charge le transport personnel de votre employé.

Synthèse des frais de transport

Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer les frais de transport, sur l'onglet Eléments de rémunération :

  • Pour modifier un frais de transport : cliquez sur le crayon
  • Pour supprimer un frais de transport : cliquez sur la croix

Vous retrouverez également un résumé des frais de transport dans la section Synthèse du mois :

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Régulariser le remboursement des frais de transport en commun pour les mois précédents

Le remboursement partiel des frais de transport en commun est obligatoire pour les salariés du secteur privé qui utilisent une carte abonnement afin de se rendre sur leur lieu de travail (Pass Navigo, Carte Imagin'R, etc). 

💡L'URSSAF prévoit que "Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables."

Vous souhaitez régulariser ces remboursements qui n'ont pas pu être ajoutés et comptabilisés sur les bulletins de paie des mois précédents ? Voici la marche à suivre : 

1️⃣ Rendez-vous dans la section Eléments de rémunération > Frais de transport et cliquez sur "Ajouter". 

2️⃣ Complétez ensuite les différents champs en précisant le montant mensuel que vous souhaitez rembourser à votre salarié pour un mois passé et validez l'étape. 

3️⃣ Répétez l'opération pour chaque remboursement mensuel à régulariser.

 ⚠️Notez que ces montants de remboursement de frais de transports en commun sont conservés par défaut sur le bulletin de paie d'un mois à l'autre. Il sera donc nécessaire de supprimer les montants régularisés lorsque votre compte sera passé au mois suivant (i.e. une fois que les bulletins de paie pour le mois en cours auront été générés).