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Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Dernière mise à jour : Wednesday, February 19, 2020

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

ūüĎČIl s'agit d'un document permettant √† un salari√© de se faire rembourser des frais professionnels.¬†

Les notes de frais portent le plus souvent sur :

  • des frais de repas
  • des frais de transport
  • des frais de logement¬†

‚ö†ÔłŹLe salari√© doit pouvoir justifier que ces frais ont √©t√© expos√©s pour les besoins de son activit√© professionnelle¬†(et non pas personnelle) et dans l'int√©r√™t de l'entreprise.

ūüöęLe remboursement des notes de frais ne peut √™tre d√©duit de la r√©mun√©ration du salari√©.

Celui-ci constitue une obligation pour l'employeur. Dès lors, le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une telle clause est réputée non-écrite. 

Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour :

  1. un remboursement au réel
  2. une indemnisation forfaitaire.

Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.  

Et pour les cotisations ?

Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration fiscale ne sont pas dépassés et s'ils sont justifiés. 
En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. 

Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

‚ĄĻÔłŹDans les deux cas, les frais forfaitaires et les frais r√©els sont d√©ductibles du b√©n√©fice imposable de l‚Äôentreprise.¬†

Pour le b√©n√©ficiaire du remboursement de frais (donc le salari√©), le montant re√ßu n‚Äôest pas soumis √† l‚Äôimp√īt sur le revenu¬†(= aucun pr√©l√®vement √† la source n'est appliqu√© sur les notes de frais).

Et sur PayFit ?

‚ě°ÔłŹPour tout savoir sur le module Notes de frais sur PayFit, √ßa se passe dans cet article.