Qu'est-ce qu'une note de frais ?
👉Il s'agit d'un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels.
Les notes de frais portent le plus souvent sur :
- des frais de repas
- des frais de transport
- des frais de logement
⚠️Le salarié doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle (et non pas personnelle) et dans l'intérêt de l'entreprise.
🚫Le remboursement des notes de frais ne peut être déduit de la rémunération du salarié.
Celui-ci constitue une obligation pour l'employeur. Dès lors, le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une telle clause est réputée non-écrite.
Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour :
- un remboursement au réel
- une indemnisation forfaitaire.
Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.
Et pour les cotisations ?
Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration fiscale ne sont pas dépassés et s'ils sont justifiés.
En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.
ℹ️Dans les deux cas, les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.
Pour le bénéficiaire du remboursement de frais (donc le salarié), le montant reçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu (= aucun prélèvement à la source n'est appliqué sur les notes de frais).
Et sur PayFit ?
➡️Pour tout savoir sur le module Notes de frais sur PayFit, ça se passe dans cet article.
