Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Il s'agit d'un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels.
Les notes de frais portent le plus souvent sur :
- des frais de repas
- des frais de transport
- des frais de logement
Attention, le salarié doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise.
Le remboursement des notes de frais ne peut être imputé sur la rémunération du salarié.
Celui-ci constitue une obligation pour l'employeur. Dès lors, le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une telle clause est réputée non-écrite.
Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.
Du côté de l’entreprise, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et si ils sont justifiés. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales
Les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.
Pour le bénéficiaire du remboursement de frais, le montant reçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.
