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Fichiers de virement SEPA pour le paiement des salaires

Dernière mise à jour : Wednesday, May 13, 2020

Dans PayFit, la fonction "Fichiers de virement SEPA" vous permet d'ordonner à votre organisme bancaire plusieurs demandes de virement en une seule fois, et donc de payer en masse vos salariés.

C'est donc un outil utile, mais en aucun cas obligatoire : vous pouvez très bien effectuer les virements un par un manuellement. 

⚠️Si vous souhaitez l'utiliser, il faut impérativement que la fonctionnalité soit active auprès de votre banque. N'hésitez pas à les contacter pour vous en assurer, car il s'agit d'une option.

Quand est-ce que le fichier SEPA est généré ?

Vous pouvez retrouver chaque mois le fichier de virements SEPA (format XML) à la date que vous avez choisie pour la génération des bulletins de paie lorsque vos employés sont payés par virement dans la section Documents et Bulletins > Documents.
Vous pouvez aussi générer des fichiers SEPA en cours de mois (cf. dernier paragraphe). 

Comment renseigner les RIB manquants des salariés ?

Vous pouvez directement modifier les coordonnées bancaires des salariés en cliquant sur les informations du salarié à partir de la rubrique Entreprise > Documents et Bulletins >  Informations bancaires.

⚠️ Il faut qu’au moins un employé ait choisi d’être payé par virement bancaire pour qu'un fichier SEPA soit généré et que l'option Fichiers de virements SEPA ait été activée par le client dans la section Informations bancaires de l’entreprise. 

Que faire une fois que j'ai reçu le fichier SEPA ?

Vous avez juste à ajouter le document au format .xml sur votre espace bancaire (tous les ordres de virements sont réunis sur le même document).

👉Votre banque procédera aux virements une fois le document ajouté.

💡La procédure sera la même tous les mois. 

🚫Attention, PayFit ne paie pas vos employés directement ! C'est à vous d'effectuer le virement des salaires (soit manuellement, soit en utilisant ce fichier de virement SEPA mais ce n'est pas obligatoire).

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💡Vous pourrez trouver l’historique des fichiers de virement SEPA dans la section Documents et Bulletins > Documents. 

Générer les fichiers de virement SEPA à n'importe quel moment du mois

Pas la peine d'attendre la génération des bulletins de paie pour que le fichier SEPA s'édite automatiquement. Il est possible d'éditer des fichiers SEPA sans attendre la clôture de la paie.

Par exemple, si votre employé vous a demandé un acompte ou une avance sur le mois en cours, depuis la section Fichiers de virement SEPA, vous pourrez consulter la synthèse et les montants inclus dans le fichier SEPA. Avant de générer le fichier, vous pouvez choisir les salariés que vous souhaitez inclure. 

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👉 Il est également possible de générer un fichier SEPA si un contrat se termine en milieu de mois. Vous pouvez générer un fichier SEPA juste pour régler le Solde de Tout Compte de cet employé en particulier > Plus d'informations ici

👉 Vous pouvez aussi générer un fichier SEPA pour payer des notes de frais en cours de mois > Plus d'informations ici

Fichiers_SEPA.png

Comment exclure certains salariés du fichier SEPA ?

💡Si vous avez besoin d'exclure un ou plusieurs salarié(s) du fichier SEPA des nets à payer, vous pouvez mettre ce ou ces salariés en "paiement par chèque". 

Comment modifier mes coordonnées bancaires pour le paiement ?

➡️Rendez-vous dans Mon établissement > Documents et Bulletins > Informations bancaires, afin de modifier coordonnées bancaires de l'entreprise.
Elles seront utilisées pour les virements des salaires, pour le paiement des déclarations sociales et pour le remboursement des IJSS, en cas de subrogation.

Coordonne_es_bancaires_de_l_entreprise.png

💡Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer des coordonnées bancaires différentes selon les destinataires des versements (prélèvement à la source, paiement des cotisations aux institutions de prévoyance et mutuelle, paiement des cotisations à votre mutuelle, paiement des cotisations à l'URSSAF, paiement des salaires). Par exemple : un RIB pour les salaires, un autre RIB pour le PAS...