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Activer l'Espace Employé

Dernière mise à jour : Friday, September 13, 2019

L’espace salarié permet aux employés de votre entreprise de faire leur demande de congés payés, RTT et absences, d'ajouter leurs notes de frais (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée), d'ajouter leurs horaires de travail, et de consulter quand ils le souhaitent leurs bulletins de salaire.

Il permet aussi aux managers de valider ou refuser les congés payés, absences, RTT et notes de frais des membres de leur équipe et de consulter leur suivi du temps de travail.

Si vous souhaitez expliquer à vos employés comment fonctionne leur espace employé vous pouvez leur envoyer le document suivant.

Pour l’activer, rendez-vous sur la section Paramètres > Gestion des accès > Activer l'espace employé. 

Capture_d_e_cran_2018-07-16_a__10.19.38.png

Une fois que l'Espace Employé est activé, un mail est automatiquement envoyé à tous vos employés qui pourront directement créer leur compte. L'admin peut décider d'envoyer une invitation à tous les employés en une seule fois ou si chaque nouvel employé doit être automatiquement ajouté à son espace.

Si l'employé n'a pas créé son compte, vous pourrez lui renvoyer un email d'invitation en cliquant, dans la colonne Actions, sur le bouton "Envoyer l'email d'invitation".

invitation_espace_employe_.png

A l'ajout d'un nouvel employé, à l'étape Informations SIRH, vous pourrez choisir quel(s) module(s) sera/seront présent(s) dans son espace personnel :

  • Notes de frais : votre employé pourra ajouter ses notes de frais
  • Suivi du temps de travail : votre employé pourra renseigner son temps de travail

Le module Absence est sélectionné par défaut. Il permet à votre employé de consulter son solde de congés et de poser des demandes d'absences.

Informations_SIRH.png

Optimisation_module_absence.png

💡Si vous ne souhaitez pas activer le module Absence, alors vous pouvez décocher la case.
Vous pouvez également gérer l'activation du module Absence, directement depuis la section Absences et Temps de Travail > Calendrier puis cliquez sur Gérer l'activation afin de sélectionner les employés qui pourront ou non effectuer une demande d'absence directement depuis leur espace.

Activer_le_module_d_absence-EspaceEmploye_.png

Voici à quoi ressemble la page d'accueil l'espace employé d'un salarié - manager :

A.png

Voici à quoi ressemble un espace personnel d'un employé - sans module complémentaire (ni absence, ni notes de frais, ni suivi du temps de travail) :

Espace-employe_-partie-bulletins.png

💡Afin de permettre à vos employés de consulter leurs bulletins de paie après la fin de leur contrat, ils peuvent modifier leur adresse mail de connexion à leur espace personnel PayFit, en remplaçant leur adresse professionnelle par leur adresse personnelle. Retrouvez la démarche dans cette fiche d'aide.

⚠️Pour que les salariés puissent activer leur Espace Employé, l'administrateur doit impérativement renseigner l'adresse mail du salarié dans la fiche salarié (Mes employés > Contrat > Fiche de l'employé).