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Les organigrammes et les workflows  

Dernière mise à jour : mardi 23 mars 2021

La création d’un organigramme et de workflows de validation permet de choisir les personnes qui pourront visualiser et ou valider les congés, absences et notes de frais des membres de votre entreprise, ainsi que suivre leur temps de travail. 

Au sommaire 

1️⃣ L’organigramme

  1. Comment créer un organigramme ?
  2. Comment créer un département ?
  3. Comment attribuer un employé à une équipe ?

2️⃣ Les workflows de validation / visualisation

3️⃣ Comment se passe la validation quand on a plusieurs établissements ?

1️⃣ L’organigramme

L'organigramme permet de définir les niveaux hiérarchiques de votre organisation via les équipes et leurs managers. 

Il est accessible depuis l'onglet Equipe dans la section dédiée Organigramme.

👉 Pour que vous employés et managers soient disponibles dans l'organigramme, il faut que leurs comptes soient créés et qu'ils aient activé leurs espaces depuis l'e-mail d'invitation reçu à l'issue de la création du compte.

Organigramme.png

1. Comment créer un organigramme ?

Pour créer un organigramme, il vous suffit de commencer à ajouter des équipes.

Ces équipes peuvent être soit au même niveau que l’équipe précédente, soit enfante de l’équipe précédente, ou entre deux équipes déjà créées donc considérées comme intermédiaire.

Creer_equipe.png

Lorsque vous ajoutez une équipe, il est nécessaire de lui donner un nom et de définir ses membres. 

Vous pouvez également, de manière facultative, définir un manager (interne ou externe à l'entreprise) et rattacher l'équipe à un département.

Equipe.png

Si vous définissez un manager, vous pourrez ensuite sélectionner les droits dont il bénéficiera au sein de cette équipe.

definition_droits.png

C’est à vous de décider si l’organigramme peut être visible depuis l’espace personnel de tous vos employés. Cette option est à cocher ou décocher, en haut à droite de votre organigramme.

Vous pouvez aussi supprimer une équipe si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton "..." en haut à droite de celle-ci.

Supprimer_e_quipe.png

2. Comment créer un département ?

La création de départements vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’organisation de vos équipes. Vous pouvez regrouper plusieurs équipes dans un même département.

Pour créer un département, deux options sont possibles :

  • création lors de l’ajout d’une équipe ;
  • création via la section département, en cliquant sur le bouton "Nouveau département".

Nouveau_de_partement.png

La section département permet aussi de modifier ou de supprimer un département, via le bouton "...".

3. Comment attribuer un employé à une équipe ?

Il vous suffit de cliquer en haut à droite de l’organigramme sur : “Employés sans équipe (XX)". La liste des employés s'affichera et vous pourrez affilier les salariés à l'équipe correspondante.

employe__sans_e_quipe.png

💡 Cette fonctionnalité est pratique pour gérer l’arrivée de nouveaux employés. 

👉 Un employé ne peut être que dans une seule équipe en tant qu’employé. Il peut cependant être employé dans une équipe et manager dans une autre.

2️⃣ Les workflows de validation / visualisation

Les workflows de validation et de visualisation vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme.

Ils sont accessibles depuis l'onglet Equipe dans la section dédiée Workflows.

Pour ajouter un workflow, veuillez suivre les étapes suivantes. 

1. Cliquez sur "Créer un workflow"

Workflows.png

2. Sélectionnez un ou plusieurs détenteurs, ainsi que leurs droits de validation et de visualisation. 

Droits_validation.png

💡 Si le droit de validation des absences est attribué aux détenteurs, alors le droit de visualisation des absences sera automatiquement attribué.

3. Choisissez les employés, équipes ou départements concernés par ce workflow. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs employés, équipes et/ou départements. 

👉 Les règles de validation créées dans l'organigramme se cumulent aux workflows de validation et de visualisation.

3️⃣ Comment se passe la validation quand on a plusieurs établissements ?

Il vous suffit de passer par la vue "Holding" de tous vos établissements pour donner des droits à un manager faisant partie d'un établissement vers un autre établissement duquel il n'est pas employé via les workflows de holding.

Il est aussi possible de créer des managers "externes" en utilisant une adresse email qui n'est pas rattachée à celle d'un salarié de l'établissement.

💡 Pour en savoir plus sur le menu Validations, n'hésitez pas à consulter cet article dédié.