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Gérer les notes de frais sur PayFit

Dernière mise à jour : lundi 3 mai 2021

Les notes de frais sont des documents particulièrement encadrés par la loi qui permettent aux salariés d'être remboursés de frais professionnels (repas, transport, logement, etc.)

Au sommaire de cet article

Mettre en place le module "Notes de frais" sur PayFit

Utiliser le module "Notes de frais"

Vos questions les plus fréquentes

 

Activer le module "Notes de frais" dans PayFit

Le module "Notes de frais" est disponible par défaut si vous avez choisi la formule Avancé : Paie et RH Plus.

Si vous souhaitez activer ce module, merci de contacter votre conseiller PayFit.

 

Sélectionner les salariés qui peuvent déposer des notes de frais

Rendez-vous dans le menu Éléments de rémunération > Notes de frais, puis cliquez sur le bouton "Gérer l'activation".

image6.png

💡 Le bouton "email" vous permet d'envoyer une notification au salarié, le prévenant qu'il dispose à présent de la fonctionnalité Notes de frais. 

Les salariés pourront immédiatement déposer leurs demandes de notes de frais (repas, transports, indemnités kilométriques, hôtels/logement, etc.) directement depuis leur espace personnel.

 

Paramétrer la politique de notes de frais que devront suivre vos salariés

Une fois le module activé par votre conseiller, rendez-vous dans la section "Mon établissement" et dans le menu "Elements de rémunération > Notes de frais". Puis cliquez sur le bouton "Paramètres"

 

Parame_tres_notes_de_frais_-_Politique_ge_ne_rale.png

Définissez d'abord la politique générale, qui s'appliquera à toutes les notes de frais

1️⃣ Commencez par définir le montant plafond pour les notes de frais de vos employés.

2️⃣ Choisissez le type d'alerte qui s'affichera lorsque l'employé dépasse le montant autorisé.

  • Alarmant : l'employé sera prévenu qu'il dépasse le montant mais pourra toujours soumettre la note de frais.
  • Bloquant : l'employé ne pourra pas soumettre sa note de frais.

3️⃣ Choisissez si vous voulez rendre obligatoire l'ajout d'un reçu (recommandé) ou d'un commentaire.

 

Politique_ge_ne_rale_-_Alarmant_ou_bloquant.png

 

Vous pouvez ensuite, si vous le souhaitez, définir des politiques personnalisées

Il s'agit de règles spécifiques qui s'appliqueront en fonction des types de dépenses.

Descendez jusqu'à l'encart "Politiques personnalisées" et cliquez sur "Nouvelle politique personnalisée".

1️⃣ Sélectionnez la catégorie de dépense que vise cette politique personnalisée.

Cre_er_une_politique_personnalise_e.png

2️⃣ Précisez le montant plafond pour cette catégorie de dépense.

3️⃣ Choisissez si vous souhaitez afficher une alerte alarmante ou bloquante.

4️⃣ Ajoutez si vous le souhaitez un message d'alerte personnalisé pour ce type de dépense.

Ajouter_un_message_d_alerte_personnalise_.png

💡 Vous pouvez créer autant de politiques personnalisées qu'il existe de catégories de dépenses.

💡 Si vous n'avez pas créé de politique personnalisé pour une certaine catégorie (par exemple : indemnités kilométriques), c'est la politique générale qui s'appliquera.

Liste_de_politiques_personnalise_es_cre_e_es.png

 

Ce que verront vos employés

Lors de la création d'une note de frais, l'employé pourra retrouver un résumé des montants plafonds autorisés pour chaque type de dépense.

Cre_er_une_note_de_frais_-_avec_affichage_plafonnement.png

Si toutefois il tente de soumettre une note de frais dont le montant dépasse la limite autorisée pour ce type de dépense, une alerte l'en avertira (et éventuellement bloquera la soumission de la note de frais).

Note_de_frais_supe_rieur_au_montant_limite_.png

Exemple d'alerte bloquante

 

 

Ajouter une note de frais dans PayFit

Une fois qu'un salarié a été autorisé à accéder au module "Note de frais", il pourra retrouver un nouveau menu dédié dans son espace personnel qui lui permettra d'ajouter (ou de demander l'annulation) de notes de frais.

💡 Le module est capable de reconnaitre le contenu des notes de frais que vont scanner ou prendre en photos vos employés, ce qui permet de pré-remplir les notes de frais avec toutes les informations clés (date, type de dépense, montant TTC et TVA, etc.)

Une fois la notes de frais enregistrée par l'employé, elle sera envoyée à son manager et à l'administrateur du compte pour validation.

💡 Consultez cet article pour en savoir plus sur le fonctionnement de ce module côté employé. Si vos employés ont des questions sur ce module, n'hésitez pas à leur transmettre le lien vers cet article.

 

Valider une note de frais dans PayFit

Les administrateurs du compte PayFit et les managers des salariés concernés recevront une notification sur leurs espaces et pourront directement valider ou refuser les notes de frais depuis leur section Validations

💡 Utilisez les organigrammes & workflows pour définir quels managers doivent valider les notes de frais de quels salariés. Pour cela, rendez-vous dans le menu Equipe puis dans la partie Organigramme ou Workflows.

Validation depuis l'espace Administrateur - Menu Validations

image4.png

💡 Astuce : si vous avez à la fois un rôle d'Administrateur et de Manager (cf Les différents rôles sur PayFit), vous pouvez filtrer la vue des demandes pour afficher uniquement les demandes des personnes que vous managez. Pour cela cochez la case "Mes validations" dans la sous-catégorie concernée du menu Validations.

 

Validation depuis l'espace Manager  - Menu Validations

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Ce que dit la loi sur les notes de frais

Le salarié doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle (et non pas personnelle) et dans l'intérêt de l'entreprise.

🚫 Le remboursement des notes de frais ne peut être déduit de la rémunération du salarié.

Ce remboursement constitue une obligation pour l'employeur. Le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. 

Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour :

  1. un remboursement au réel
  2. une indemnisation forfaitaire.

Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.  

Et pour les cotisations ?

Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration fiscale ne sont pas dépassés et s'ils sont justifiés.

En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. 

Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

ℹ️ Dans les deux cas, les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. 

Pour le bénéficiaire du remboursement de frais (donc le salarié), le montant reçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu (= aucun prélèvement à la source n'est appliqué sur les notes de frais).

 

Dématérialisation des notes de frais : faut-il conserver les originaux ?

Grâce à notre outil de dématérialisation des notes de frais, vous n'êtes plus tenu de conserver les originaux papiers des notes de frais saisies dans PayFit après le 3 juin 2020.

Retrouvez plus d'informations à ce sujet dans cet article de notre centre d'aide.

 

 

Synthèse et exports des notes de frais

Rendez-vous dans le menu "Éléments de rémunération > Notes de frais".

 

Capture_d_e_cran_2018-04-03_a__14.44.32.png

 

La vue "Synthèse du mois" vous permet

  • De retrouver le résumé des notes de frais de votre établissement par mois et par catégories.
  • De télécharger les justificatifs correspondant grace au bouton "Téléchargement". (Notez que ces exports ne sont possibles qu'au niveau de l'établissement, pas de la "Holding".)
  • De comparer les montants du mois en cours avec le mois précédent.

 

La vue détaillée vous permet de suivre chaque note de frais individuellement

Capture_d_e_cran_2018-04-03_a__14.44.37.png

Le bouton "Exporter" vous permet de télécharger un fichier Excel avec le récapitulatif de toutes les notes de frais du mois détaillé : coût, catégorie, TVA, code projet, etc.

 

 

 

 

 

Modifier, annuler ou supprimer une note de frais déjà validée

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de modifier ou annuler une note de frais déjà validée.

👉 Notez bien que l'employé ne pourra pas supprimer une note de frais déjà validée depuis son espace personnel. Vous seul pouvez le faire.

  1. Rendez-vous dans le menu Eléments de rémunération > Notes de frais ;
  2. Dans la section Synthèse du mois, cliquez sur Editer ;
  3. Sélectionnez l'employé concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais ;
  4. Modifiez (en cliquant sur le crayon bleu) ou supprimez la ligne souhaitée (en cliquant sur l'icône poubelle rouge).

💡 Vous avez la possibilité de modifier l'intitulé de la note de frais (si vous ne souhaitez pas garder l'intitulé renseigné par le salarié par exemple).

 

➡️ Pour cela, rendez-vous dans la partie Notes de frais, cliquez sur Editer et sélectionnez l'employé concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais. Puis cliquez sur Modifier (en cliquant sur le crayon bleu). Vous pouvez alors renommer l'intitulé de la note de frais et sauvegarder.

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Utiliser un titre restaurant pour rembourser une note de frais

Lorsque vous ajoutez une note de frais pour un employé, et que vous sélectionnez "repas" comme type de notes de frais, vous avez la possibilité de cocher la cache "Déjeuner client". 

Notes_de_frais_de_jeuner_client.png

Cette case vous permet de déduire un titre-restaurant du solde du salarié, afin de ne pas subventionner deux fois le repas du salarié en question.

 

Rembourser une note de frais en cours de mois, sans attendre la cloture de paie

1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Documents et bulletins > Fichiers de virement SEPA".

2️⃣ Cliquez sur le bouton "Générer le SEPA des notes de frais"

 

SEPA_Notes_de_Frais.pngLorsque le bulletin de paie sera généré, à la clôture de la paie, deux lignes apparaitront sur le bulletin :

  • la ligne correspondant à la note de frais ;
  • une ligne en négatif, indiquant que la note de frais a été remboursée pendant le mois.

Capture_d_e_cran_2019-01-22_a__19.26.03.png

👉 Notez bien que vous ne pouvez générer un virement SEPA en dehors des bulletins de paie qu'une seule fois par mois.

Si vous ne générez pas ce SEPA de notes de frais, les notes de frais seront réglées via le fichier SEPA des nets à payer en fin de mois, avec les salaires.

 

 

Devises étrangères : comment gérer le montant converti ?

En tant qu'Administrateur, vous avez la possibilité d'autoriser ou de refuser à vos employés la possibilité de modifier un montant qui a été converti automatiquement depuis une devise étrangère.

💡 Si vos employés ont des frais bancaires, il peut être intéressant de leur laisser cette possibilité : ils pourront ainsi ajouter eux-mêmes le montant de ces frais au montant converti.

  1. Rendez-vous dans la partie Notes de frais du menu Éléments de rémunération ;
  2. Cliquez sur Paramètres des notes de frais ;
  3. Dans la section Politique Générale sous Réglages additionnels vous pouvez décider d'autoriser ou non vos employés à modifier eux-mêmes le montant converti en cochant la case Montant converti modifiable.

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💡 Pour en savoir plus sur les notes de frais, consultez cet article de notre blog.