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La gestion des notes de frais sur PayFit

Dernière mise à jour : Tuesday, June 16, 2020

Grâce à PayFit, vous allez pouvoir gérer toutes les notes de frais très facilement !

Comment gérer vos notes de frais sur votre espace Administrateur

❓Vous avez accès à cette fonctionnalité pour l'ensemble des salariés, dès lors que vous avez souscrit à la formule Avancé : "Paie et RH Plus".

➡️Depuis la section Éléments de rémunération > Notes de frais, vous avez accès à une vision d'ensemble des dépenses par mois, par catégorie, avec une vue détaillée. 

Vous pouvez ensuite sélectionner les salariés qui sont concernés en cliquant en haut à droite sur le bouton bleu "Gérer l'activation". Vous n’avez pas l’obligation d’activer ce module pour tous vos salariés, et vous pouvez choisir qui peut y accéder ou non. 

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Ensuite, depuis la synthèse des notes de frais, vous pouvez retrouver le récapitulatif de toutes les notes de frais de votre entreprise, mois par mois, catégorie par catégorie.

Tous les justificatifs de chaque mois sont téléchargeables en 1 clic et sont désormais dématérialisés (⚠️ seulement depuis juin 2020). 
Plus d'informations au sujet de la dématérialisation dans cet article dédié.

💡Vous pouvez également accepter ou refuser plusieurs notes de frais simultanément pour la même personne, en cliquant sur l'avatar de l'employé concerné. 

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Dans un souci de suivi d'un poste de dépense, vous pouvez suivre son évolution en comparant la somme totale des notes de frais du mois en cours avec celle du mois précédent. 

👉La vue détaillée vous permet de suivre chaque note de frais mois par mois.

Le bouton "Exporter" vous permet de télécharger un fichier Excel avec le récapitulatif de toutes les notes de frais du mois détaillé : coût, catégorie, TVA, code projet, etc.

💡Ce document peut être d'une grande utilité pour votre comptable et pour vous. 

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👉Dès que vous activez ce module pour un salarié vous pouvez cliquer sur "Notifier par email" et un mail sera envoyé au salarié lui indiquant qu'il dispose à présent de la fonctionnalité Notes de frais. 

Les salariés pourront instantanément effectuer leurs demandes de notes de frais (repas, transports, indemnités kilométriques, hôtels/logement, etc.) directement depuis leur espace personnel dans la section dédiée. 

Comment le salarié peut déposer une demande de prise en charge ?

Très facilement ! Tout est expliqué dans cet article

Pour résumer : depuis son espace personel, l'employé prend en photo son justificatif de dépense ou l'ajoute manuellement (PNG, JPEG, PDF).

Automatiquement, toutes les informations pertinentes sont détectées : date, type de dépense, montant TTC et TVA, etc.

Il ne reste à l'employé qu'à vérifier et confirmer la soumission de la note de frais ! Celle-ci est alors envoyée pour validation auprès de son manager?.

Comment se passe la validation de la demande de prise en charge d'une note de frais ?

👉Les administrateurs du compte PayFit ou les managers des salariés concernés recevront une notification sur leurs espaces et pourront directement valider ou refuser les notes de frais depuis leur section "Validations"

  • Validation depuis l'espace Admin (Mon établissement) - Onglet "Validations" 

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  • Validation depuis l'espace personnel d'un manager 

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Comment modifier, annuler/supprimer une note de frais déjà validée ? 

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de modifier ou annuler une note de frais déjà validée.

  1. Rendez-vous dans l'onglet Notes de frais de votre espace administrateur ;
  2. Dans la section Synthèse du mois, cliquez sur "Editer" ;
  3. Sélectionnez l'employé concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais ;
  4. Modifiez (en cliquant sur le crayon bleu) ou supprimez la ligne souhaitée (en cliquant sur l'icône poubelle rouge).

💡Vous avez la possibilité de modifier l'intitulé de la note de frais (si, par exemple, vous ne voulez pas garder l'intitulé renseigné par le salarié).

➡️Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Notes de frais > Synthèse du mois > Editer > Sélectionnez l'employé concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais > Modifiez (en cliquant sur le crayon bleu). Vous pouvez alors renommer l'intitulé de la note de frais et sauvegarder !

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💡Pour rappel : vous pouvez paramétrer les organigrammes & workflows qui permettront aux managers de valider les notes de frais en vous rendant directement dans l'onglet Mon établissement > Equipe > Organigramme et Workflows.

Vos employés ont des notes de frais en devises étrangères ? Retrouvez la démarche dans cette fiche d'aide.