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La gestion des notes de frais

Dernière mise à jour : Friday, January 17, 2020

Grâce à PayFit, vous allez pouvoir gérer toutes les notes de frais très facilement !

❓Vous avez accès à cette fonctionnalité pour l'ensemble des salariés, dès lors que vous avez souscrit à la formule Avancé : "Paie et RH Plus".

➡️Depuis la section Éléments de rémunération > Notes de frais, vous avez accès à une vision d'ensemble des dépenses par mois, par catégorie, avec une vue détaillée. 

Vous pouvez ensuite sélectionner les salariés qui sont concernés en cliquant en haut à droite sur le bouton bleu Gérer l'activation. Vous n’avez pas l’obligation d’activer ce module pour tous vos salariés, et vous pouvez choisir qui peut y accéder ou non. 

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Ensuite, depuis la synthèse des notes de frais, vous pouvez retrouver le résumé de toutes les notes de frais de votre entreprise, mois par mois, catégorie par catégorie.

Tous les justificatifs de chaque mois sont téléchargeables en 1 clic. 

💡Vous pouvez également accepter ou refuser plusieurs notes de frais simultanément en cliquant sur l'avatar de l'employés concerné. 

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Dans un souci de suivi d'un poste de dépense, vous pouvez suivre son évolution en comparant la somme totale des notes de frais du mois en cours avec celle du mois précédent. 

👉La vue détaillée vous permet de suivre chaque note de frais mois par mois.

Le bouton Exporter vous permet de télécharger un fichier Excel avec le récapitulatif de toutes les notes de frais du mois détaillé : coût, catégorie, TVA, code projet, etc.

💡Ce document peut être d'une grande utilité pour votre comptable et pour vous. 

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Si la fonctionnalité est activée pour un employé mais qu'aucune note de frais n'est déposée en son nom durant le mois en cours, cela ne sera pas facturé.  

Dès que vous activez ce module pour un salarié vous pouvez cliquer sur "Notifier par email" et un mail sera envoyé au salarié lui indiquant qu'il dispose à présent de la fonctionnalité Notes de frais. 

Les salariés pourront instantanément effectuer leurs demandes de notes de frais (repas, transports, indemnités kilométriques, hôtels/logement, etc.) directement depuis leur espace personnel dans la section dédiée. 

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Il est possible pour un salarié d'ajouter plusieurs dépenses d'un coup pour une seule note de frais. Il aura juste à renseigner les informations nécessaires pour chacune de ses dépenses ; il validera ensuite une Note de frais globale.

Une note de frais peut donc contenir plusieurs dépenses, il pourra par exemple soumettre toutes ses dépenses d'un coup à la fin du mois et visualiser simplement la somme globale dont il sera remboursé plus facilement. Son manager n'aura qu'à valider la note de frais globale !

 

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Ensuite les admin du compte PayFit ou les managers des salariés recevront une notification sur leurs espaces et pourront directement valider ou refuser les dépenses depuis leur section Validations respective. Ils devront valider chaque dépense individuellement.

  • Validation depuis leur espace Entreprise sur la section Validations : 

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  • Validation depuis leur espace personnel : 

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Comment modifier, annuler/supprimer une note de frais déjà validée ? 

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de modifier ou annuler une note de frais déjà validée.

  1. Rendez-vous dans l'onglet Notes de frais de votre espace administrateur 
  2. Dans la section Synthèse du mois, cliquez sur Editer
  3. Sélectionnez l'employé concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais
  4. Modifiez (en cliquant sur le crayon bleu) ou supprimez la ligne souhaitée (en cliquant sur l'icône poubelle rouge)

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💡Pour rappel : vous pouvez paramétrer les organigrammes & workflows qui permettront aux managers de valider les notes de frais en vous rendant directement dans l'onglet Mon établissement > Equipe > Organigramme et Workflows.

Vos employés ont des notes de frais en devises étrangères ? Retrouvez la démarche dans cette fiche d'aide.