La gestion des notes de frais

La fonctionnalité Notes de frais est disponible sur PayFit !

 

Vous pouvez l'activer depuis la section Abonnements et Modules > Votre abonnement. 

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Depuis la section Éléments de rémunération > Notes de frais, vous avez accès à une vision d'ensemble des dépenses par mois, par catégorie, avec une vue détaillée. Depuis la synthèse des notes de frais, vous pouvez retrouver le résumé de toutes les notes de frais de votre entreprise, mois par mois, catégorie par catégorie. Tous les justificatifs de chaque mois sont téléchargeables en 1 clic. Et grâce à l’évolution du modules notes de frais, gérez vos dépenses encore plus rapidement ! Acceptez ou refusez plusieurs notes de frais simultanément en cliquant sur l'avatar des employés concernés. 

 

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Pour garder la main sur ce poste de dépense vous pouvez suivre son évolution en comparant la somme totale des notes de frais du mois en cours avec celle du mois précédent.

 

La vue détaillée vous permet de suivre chaque note de frais mois par mois. Le bouton Exporter vous permet de télécharger un fichier excel avec le récapitulatif de toutes les notes de frais du mois détaillé : coût, catégorie, TVA, code projet, etc. Ce document peut être d'une grande utilité pour votre comptable et pour vous.

 

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Lorsque vous activez le module Notes de frais, vous pouvez ensuite depuis la section Éléments de rémunération > Notes de frais, sélectionner les salariés qui sont concernés en cliquant en haut à droite sur Gérer l'activation. Vous n’avez pas l’obligation d’activer ce module pour tous vos salariés. Le prix mensuel du module est de 3€ par employé sélectionné et il est facturé que si au moins une note de frais a été ajouté.

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Si la fonctionnalité est activée pour un employé mais qu'aucune note de frais n'est déposée en son nom durant le mois en cours, cela ne sera pas facturé.  

 

Dès que vous activez ce module pour un salarié vous pouvez cliquer sur "Notifier par email" et un mail sera envoyé au salarié lui indiquant qu'il dispose à présent de la fonctionnalité Notes de frais.  Les salariés pourront instantanément effectuer leurs demandes de notes de frais (repas, transports, indemnités kilométriques, hôtels/logement, etc.) directement depuis leur espace personnel dans la section Notes de frais

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Il est possible pour un salarié d'ajouter plusieurs dépenses d'un coup pour une seule note de frais. Il aura juste à renseigner les informations nécessaires pour chacune de ses dépenses et ensuite il validera une Note de frais globale. Une note de frais peut donc contenir plusieurs dépenses. Il pourra par exemple soumettre toutes ses dépenses d'un coup à la fin du mois et visualiser simplement la somme globale dont il sera remboursé plus facilement. 

 

Il est aussi possible d'ajouter plusieurs reçus pour une seule et même dépense. En cliquant sur Aperçu, le salarié peut naviguer très simplement d'un justificatif à l'autre. 

 

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Ensuite les admin du compte PayFit ou les managers des salariés recevront une notification sur leurs espaces et pourront directement valider ou refuser les dépenses depuis leur section Validations respective. Ils devront valider chaque dépense individuellement.

  • Validation depuis leur espace Entreprise sur la section Validations : 

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  • Validation depuis leur espace personnel : 

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Comment modifier ou annuler une note de frais déjà validée ? 

 

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de modifier ou annuler une note de frais déjà validée.

1. Rendez-vous dans l'onglet Notes de frais de votre espace administrateur 
2. Dans la section Vue détaillée, cliquez sur Modifications
3. Sélectionnez l'employé concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais
4. Modifiez ou supprimez la ligne souhaitée

 

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