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Les stagiaires : contrat, rémunération, accueil...

Dernière mise à jour : Sunday, March 1, 2020

Vous vous apprêtez à accueillir un stagiaire ?

Concernant la paie, les stagiaires font l'objet de dispositions particulières puisque vous devez leur verser une gratification mensuelle liée à un taux horaire et au nombre d’heures de présence effective du stagiaire. 

👉Cette gratification peut être totalement exonérée de cotisations si elle ne dépasse pas un certain montant. Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité.

Dois-je établir un contrat de travail ? 

Non, car l’équivalent du contrat de travail pour un stagiaire est la convention de stage, signée par l'entreprise, l'établissement et l'étudiant-stagiaire. Elle définit les conditions du stage : durée, lieu, rémunération, couverture sociale du stagiaire, etc.

⚠️Le stagiaire demeure sous le contrôle de son établissement scolaire, mais il est soumis aux règles en vigueur dans l’entreprise. Il doit, comme les salariés, se conformer au règlement interne : horaire de la pause déjeuner, heure d’arrivée, utilisation du matériel, etc.

📖Cette convention de stage servira de référence en cas de litige entre vous, le stagiaire et l’établissement.

Calcul de la présence pour la gratification 

La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois, soit l'équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), au cours de l'année d'enseignement (scolaire ou universitaire) et quelque soit le niveau d'études.

❓Dans le cas où le stagiaire est présent moins de 44 jours, la gratification reste facultative pour l'employeur et ce n'est pas nécessaire de l'intégrer dans Payfit ; sauf s'il a droit à des avantages tels que les tickets restaurant ou le remboursement de ses frais de transport par exemple.

💡A retenir pour le calcul de la présence :

    • 1 mois = 22 jours, consécutifs ou non,
    • 7 heures (consécutives ou non) = 1 jour.

Le taux horaire de la gratification doit obligatoirement figurer dans la convention de stage. 
Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.

Montant de la gratification

Le montant de la gratification de stage est librement fixé, mais elle ne peut être inférieure à un montant fixé par la convention de branche ou un accord professionnel ; ou à défaut, par la loi.

Dans ce cas, le montant de la gratification de stage ne peut pas être inférieur à un seuil minimal calculé à partir d'un pourcentage du plafond de la sécurité sociale (PSS).

👉En 2020, le montant minimum de la gratification de stage est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale : 3,90 € de l'heure. Ce montant s'applique jusqu'au mois de décembre 2020.

A cette somme peuvent notamment s'ajouter d'éventuels avantages, comme par exemple des titres restaurant dont le stagiaire peut désormais bénéficier.

    • gratification = 3,90 € / h = totalement exonérée de charges sociales
    • gratification > 3,90 € / h = soumise à cotisations et contributions sociales (uniquement au-delà du seuil de franchise, c'est-à-dire la différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations de 3,90 € / h).

👉Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification peut être supérieur au montant minimum légal (fixé par convention de branche ou accord professionnel). En fonction de votre activité, PayFit vous indiquera la gratification minimale pour votre stagiaire. 

💡Vous pouvez également utiliser cet outil de calcul pour la gratification de votre stagiaire. Il vous permettra de calculer :

  • le montant de la gratification minimale due pour chaque mois du stage (gratification mensuelle),
  • le montant total de la gratification due pour toute la durée du stage (gratification totale),
  • le montant mensuel à verser en cas de lissage de la gratification sur la totalité de la durée du stage (gratification mensuelle lissée).

Combien de stagiaires puis-je accueillir au maximum ?

  • Une entreprise de moins de 20 salariés ne peut accueillir maximum que 3 stagiaires simultanément (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel, tel le contrat en alternance) ;
  • Une entreprise de 20 salariés ou plus, doit limiter le nombre de stagiaires à 15% de l'effectif (20 % pour les stages obligatoires en milieu professionnel) ;
  • On ne peut attribuer plus de 3 stagiaires au même tuteur, au cours de la même période.

💡Par exemple : une entreprise de 60 salariés ne peut accueillir plus de 9 stagiaires en même temps (60 x 15% = 9).

❗️Les périodes obligatoires de formation en milieu professionnel s'adressent en particulier aux étudiants en Certificat d'Aptitude Professionnelle (CAP), en baccalauréats professionnels, ou en Brevets de Technicien Supérieur (BTS).

L'ajout d'un stagiaire sur PayFit

➡️Pour ajouter un stagiaire dans votre entreprise, vous pouvez commencer par ajouter un salarié, en renseignant tout d'abord la première étape : les informations personnelles (identité, adresse, numéro de sécurité sociale...).

Puis dans la seconde étape Nouveau Contrat, cochez le statut Stagiaire et cliquez sur Suivant.

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🗓Indiquez alors les dates de début et de fin de stage (la durée maximale est de 6 mois).

Vous pouvez aussi indiquer les labels et le matricule, mais pas la peine de renseigner mutuelle et prévoyance : les stagiaires n'ont le droit ni à la prévoyance ni à la mutuelle de l'entreprise.

⚠️Les stagiaires n'ont pas la qualité de salarié. Il n'y a donc pas de DPAE à réaliser.

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Ensuite, renseignez le temps de travail hebdomadaire du stagiaire (généralement 35 heures), puis cliquez sur Suivant.

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Vous avez également la possibilité de “bloquer” la rémunération du stagiaire si vous cochez la case "Renseigner le nombre d'heures du mois", afin qu'il reçoive la même gratification tous les mois.

Enfin, définissez le taux horaire de la gratification de votre stagiaire et validez :

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En effet, en fonction du taux horaire, la gratification de votre stagiaire va varier en fonction des heures réellement effectuées.

💡Si vous le souhaitez, vous pouvez calculer le taux horaire à partir d'une gratification forfaitaire en cliquant sur le bouton "Calculer le taux horaire correspondant au forfait" en bleu.