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Le menu "Validations"

Dernière mise à jour : mercredi 21 avril 2021

Depuis le menu "Validations", les administrateurs de PayFit peuvent valider différentes demandes de leurs employés.

Au sommaire

1️⃣ Quelles sont les demandes qu'un salarié peut effectuer depuis son espace ? Comment les valider en tant qu'Administrateur ? 

2️⃣ Les demandes d'absence

3️⃣ Les demandes de remboursement de note de frais

4️⃣ Les demandes d'acompte

5️⃣ Administrateurs : comment paramétrer les demandes 

1️⃣ Quelles sont les demandes qu'un salarié peut effectuer depuis son espace employé ? Comment les valider en tant qu'Administrateur ? 

Les demandes effectuées par les employés peuvent être de trois types :

  1. Demandes pour des absences (RTT, congés payés, événement familial, etc.) ;
  2. Demandes de remboursements de notes de frais ;
  3. Demandes d'acompte (en version BETA) ;

Pour que vos salariés puissent effectuer ces demandes, il faut avoir activé ces fonctionnalités sur les espaces de vos salariés. 

💡 Pour plus d'informations, consultez la partie 3️⃣ Comment paramétrer les options de l'espace employé de cet article dédié.  

Pour valider ou refuser la demande, l'administrateur ou le manager peut sélectionner une ou plusieurs demandes et cliquer sur la case Accepter ou Refuser en haut à droite.

Multi_validations.png

💡 Astuce : si vous avez à la fois un rôle d'Administrateur et de Manager (cf Les différents rôles sur PayFit), vous pouvez filtrer la vue des demandes pour afficher uniquement les demandes des personnes que vous managez. 

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2️⃣ Les demandes d'absence

Avant de valider chaque demande, l'Administrateur ou le Manager du salarié demandeur peut cliquer sur Détails et vérifier :

  • Le type d'absence ;
  • La période d'absence demandée ; 
  • La durée de l'absence ;
  • Le solde de congés restants de l'employé ;
  • La justification de l'absence si nécessaire ; 
  • Le calendrier de l'équipe pour vérifier les autres congés et absences des équipes pendant cette période ;
  • Le commentaire si l'employé en a ajouté un lors de sa demande.

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Calendrier.png

➡️ Affichage du statut de validation

Toutes les demandes sont regroupées par statut de validation pour que vous puissiez les vérifier facilement :

  • Le nom de l'employé demandeur ;
  • Le type d'absence ;
  • La période d'absence demandée ;
  • La durée de l'absence.

3️⃣ Les demandes de remboursement de note de frais

Avant de valider chaque demande, l'Administrateur ou le Manager du salarié demandeur peut cliquer sur Détails et vérifier :

  • Le nom de la dépense ;
  • Le type de dépense ;
  • La date de la dépense ;
  • Le montant de la dépense ;
  • La demande de remboursement de frais ;
  • Le commentaire (le cas échéant).

Accepter_refuser.png

➡️ Affichage du statut de validation

Toutes les demandes sont regroupées par statut de validation pour que vous puissiez les examiner facilement :

  • Le nom de l'employé demandeur ;
  • Le type de dépense ;
  • Le nom de la dépense ;
  • La date de soumission de la dépense ;
  • Le montant de la dépense.

4️⃣ Les demandes d'acompte 

Avant de valider chaque demande, l'Administrateur peut cliquer sur Détails et vérifier :

  • La date de soumission de la demande ;
  • Le montant demandé.

👉 Les managers n'ont pas accès à cette fonctionnalité.

💡 Pour en savoir plus sur la version Beta de la demande d'acompte, consultez cet article dédié.

➡️ Affichage du statut de validation

Toutes les demandes sont regroupées par statut de validation pour que vous puissiez les examiner facilement :

  • Le nom de l'employé demandeur ;
  • La date de soumission de la demande ;
  • Le montant demandé.

4️⃣ Administrateurs : comment paramétrer les demandes 

💡 Les demandes d'absences et de notes de frais peuvent également être validées par le manager de l'employé.

👉 Les workflows de validation vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme.

Enfin, vous pouvez paramétrer les emails de notification pour choisir quels administrateurs reçoivent les demandes.

Si vous ne renseignez pas de destinataire pour un type d'emails, ceux-ci seront envoyés par défaut à l’adresse email de l’administrateur qui les recevait jusqu’à présent.

➡️ Ces réglages s'effectuent depuis l'onglet Paramètres, plus précisément dans la section Envoi des emails. Il faut ensuite se rendre dans la partie Demandes d'absence (ou bien Demandes de notes de frais juste en dessous).

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Par ailleurs, les workflows de validation permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme. 

💡 Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette fiche pratique.