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ETAPE 2 : Finalisez le paramétrage de votre compte

Dernière mise à jour : Thursday, August 22, 2019

Les premiers paramétrages ont été effectués par notre équipe Onboarding et nous vous avons informé que votre compte était prêt ? C'est maintenant à votre tour de renseigner quelques dernières informations avant de profiter pleinement de votre nouvel outil.

⚠️ Cette étape est fondamentale afin de paramétrer les bonnes informations de paie et évitez toute erreur à l'avenir.

Voici les différents paramétrages que vous allez devoir réaliser au cours de cette étape :
1 - Activer le fichier de virement SEPA
2 - Ajouter les informations bancaires de vos employés
3 - Paramétrer les envois de mails
4 - Choisissez la date de génération automatique des bulletins
5 - Activer les espaces employé
6 - Valider les informations d'affiliation à la Prévoyance et Mutuelle

1- Activer le fichier de virement SEPA

PayFit ne paie pas vos employés directement mais afin de vous faire gagner du temps, nous vous transmettons chaque mois un fichier de virements (norme SEPA, format XML) à ajouter sur votre espace bancaire. Tous les ordres de virements sont réunis sur le même document. La banque procédera aux virements une fois le document ajouté. Le fichier SEPA est généré en même temps que les bulletins de paie, c'est à dire à 23h59 de la date programmée.

Vérifiez auprès de votre banque que la fonctionnalité virement SEPA est bien activée (la procédure d'activation peut prendre quelques jours).

Vous retrouverez tous les fichiers de virement SEPA sous la section Documents et Bulletins > Fichiers de virement SEPA.


entreprise_documents_et_bulletins_fichiers_et_virements_SEPA1_Historique.png

2- Ajouter les informations bancaires de vos employés

Afin de pouvoir utiliser la fonctionnalité SEPA, il est nécessaire de fournir les coordonnées bancaires de vos salariés au moment de votre onboarding sur PayFit.

Vous pouvez les vérifier ou ajouter ceux manquants, depuis la section Documents et Bulletins > Informations bancaires.

Informations_bancaires.png

3- Paramétrer les envois de mails

Définissez les emails de notification que les admins de votre compte PayFit vont recevoir.

Plusieurs personnes peuvent recevoir le même mail de notification et si vous ne renseignez pas de destinataire pour un type de mail, les mails seront envoyés par défaut à l'adresse email de l'admin qui les recevait jusqu'à présent.

Choisissez ainsi quels admins recevront chaque mois les bulletins de paie des employés, les demandes de congés payés et notes de frais (en plus des managers), des notifications quand les documents de fin de contrat et DPAE sont disponibles, les exports comptables, les informations principales contenues dans les DSN mensuelles ou évènementielles ou encore les notifications en cas de changement effectué après la paie.

Sélectionnez les mails désirés pour chaque notification depuis la section Paramètres > Envoi des emails.

Parame_trer_les_envois_d_emails.png

4- Choisissez la date de génération automatique des bulletins

Choisissez la date de génération automatique des bulletins de paie depuis la section Documents et Bulletins > Génération des bulletins. Les bulletins sont générés à 23h59 de la date indiquée. Ainsi, si vous souhaitez obtenir vos bulletins le 28 du mois, programmez la génération des bulletins le 27.

Une fois que la génération des bulletins est réalisée, votre compte PayFit bascule directement sur le mois suivant et il n'est plus possible de revenir en arrière. Il est donc conseillé d'activer la génération des bulletins que lorsque vous êtes sûrs que vos paies sont correctes et qu'il n'y a plus de modifications à apporter.

⚠️ Afin de respecter les délais d'envoi de votre DSN, votre paie sera automatiquement clôturée au plus tard :

  • Le 2 du mois suivant si vous avez plus de 50 employés (votre DSN est envoyée le 5).
  • Le 12 du mois suivant si vous avez moins de 50 employés (votre DSN est envoyée le 15).

Date_de_ge_ne_ration_automatique.pngSachez qu'en cas de besoin, vous pourrez également choisir de clôturer manuellement votre paie pour générer les bulletins de paie et les fichiers de virement SEPA, sans attendre 23:59 de la date indiquée. Retrouvez plus d'informations sur cette démarche dans cette fiche d'aide

5- Activer les espaces employés

L'espace employé permet aux salariés de votre entreprise de :

- Consulter leurs bulletins de salaire
- Faire une demande d'absence
- Déposer leurs notes de frais (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée)
- Ajouter leurs horaires de travail (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée)
- Visualiser l'organigramme de leur entreprise

Il permet aussi aux managers de valider ou refuser les congés payés et les notes de frais des membres de leur équipe.

Pour l'activer, rendez-vous sur la section Paramètres > Gestion des accès, cliquez sur Lancer les invitations ou sur les "..." en face du nom de vos employés pour leur envoyer une invitation à créer leur compte. Depuis cette section vous pouvez également suivre si l'espace personnel de vos employés a été créé, et le relancer le cas échéant en cliquant sur les "..." en face du nom de vos employés.

Activer_l_espace_employe_.png

Pour permettre à vos employés de consulter leur solde de congés et poser des demandes d'absence, rendez-vous dans la section Absences et Temps de Travail > Calendrier puis cliquez sur Gérer l'activation afin de sélectionner les employés qui pourront effectuer une demande d'absence directement depuis leur espace personnel. Vous pouvez activer cette option pour tous vos employés, ou une partie uniquement.

Vous pouvez choisir ici quels employés peuvent bénéficier ou non du module Absence dans leur espace personnel. 

Absence-as-a-module.gif

⚠️Le module Absence est activé par défaut lors de l'ajout d'un nouvel employé. Cependant, si le module Absence n'a pas été sélectionné, alors le salarié ne peut effectuer de demande de congés depuis son espace personnel.

Si vous souhaitez expliquer à vos employés comment fonctionne leur espace employé vous pouvez leur envoyer le document suivant.

6- Vérifier les informations d'affiliation au contrat de Mutuelle et Prévoyance

Pour chaque employé que vous ajouterez sur PayFit, il faudra bien penser à ajouter le salarié sur un contrat de prévoyance et de mutuelle. Lors du paramétrage de votre compte, notre équipe onboarding renseignera cette information pour vos employés actuels. Vous pouvez vérifier ces informations d'affiliation depuis : Déclarations et organismes > Prévoyance et Déclarations et organismes > Mutuelle.

Pre_voyance.pngMutuelle.png

Finalement, nous vous recommandons de vérifier certaines informations clés concernant :

- L' organisme de retraite disponible dans la section Déclarations et organismes > Retraite
- Les effectifs (peut avoir des conséquences sur les cotisations sociales) dans la section Paramètres > Paramètres avancés Effectif de l'établissement

Si vous remarquez une anomalie dans ces informations, merci de nous le faire savoir.

Les derniers paramétrages effectués, découvrez maintenant comment ajouter vos variables de paie.

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