ETAPE 7 : Paramétrez vos organigrammes et workflows

Dans cette étape, apprenez à paramétrer vos organigrammes et à ajouter des workflows de validation.

1️⃣ L'organigramme

2️⃣ Les workflows

 

La création d’un organigramme et de workflows de validation et visualisation sur PayFit va vous faciliter la vie :

- Les bonnes personnes vont pouvoir valider les congés, absences et notes de frais des membres de leur équipe.
- Les bonnes personnes vont pouvoir visualiser qui est absent au sein de leur équipe.
- Vos employés auront la possibilité de visualiser l’organisation de l’entreprise depuis leur espace personnel. Un grand plus pour l’onboarding de nouveaux employés !

1️⃣ L’organigramme

L'organigramme vous permet de définir les niveaux hiérarchiques de votre organisation via les équipes et leurs managers. Il est accessible depuis la section Equipe > Organigramme.

Attention, il vous est possible de créer un organigramme et de définir les managers à condition :
- D'avoir activé au préalable l'espace employé
- Que les employés aient créé leur compte. 

 

Comment créer un organigramme ?

Pour définir les paramètres de votre organigramme, cliquez sur “Gérez les droits” en haut à droite. C’est à vous de définir ces paramètres. Voici les règles qui peuvent être appliquées par défaut : 

- Les managers valident les notes de frais de leurs équipes
- Les managers valident les absences de leurs équipes
- Les absences des membres d’une équipe sont visibles par les personnes de cette même équipe depuis leur espace employé.

 

Vous pouvez évidemment modifier ces paramètres.Parame_tres_des_organigrammes.pngPour créer un organigramme, il vous suffit de commencer à ajouter des équipes en cliquant sur le "+". Indiquez ensuite le nom de l'équipe, ses membres ainsi que les droits de visibilité des absences sur l'espace employé (restreint à l'équipe, aux administrateurs du compte ou aucune restriction).

Ajouter-Une-Equipe.gif

Lorsque vous ajoutez une nouvelle équipe, il est nécessaire de lui donner un nom, de préciser si vous la rattachez à un département et d’ajouter les membres de l’équipe ainsi que le manager attitré. Ces équipes peuvent être soit au même niveau que l’équipe précédente, soit enfante de l’équipe précédente, soit entre deux équipes déjà créées donc considérées comme intermédiaire. Le manager sera nécessairement un des membres de l’équipe parente.Ajouter-Nouvelle-Equipe.gifChoisissez si l’organigramme peut être visible depuis l’espace personnel de tous vos employés. Cette option est à cocher ou décocher, en haut à gauche de votre organigramme.

Vous pouvez aussi supprimer une équipe si vous le souhaitez en cliquant sur les trois petits points en haut à droit de celle-ci.

 

Comment créer un département ?

La création de départements vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’organisation de vos équipes : vous pouvez grouper les équipes d’un même département.

Pour créer un département, vous avez 2 options :
- Soit vous le créez directement lors de l’ajout d’une équipe.
- Soit vous cliquez sur le “+” en dessous de l’organigramme. (Les noms des départements peuvent êtres modifiés depuis la légende en cliquant directement dessus).Ajouter-un-de_partement.gif

Comment attribuer un employé à une équipe en 2 clics ? 

Il vous suffit de cliquer en haut à droite de l’organigramme sur : “XX employés sans équipe - Voir la liste”. Vous n’aurez plus qu’à les ajouter à leur équipe. Cette fonctionnalité est très pratique pour gérer l’arrivée de nouveaux employés. Bientôt, dès que vous ajouterez un nouvel employé, vous pourrez l’assigner directement à une équipe. Un employé ne peut être que dans une seule équipe en tant qu’employé. Il peut cependant être employé dans une équipe et manager dans une autre. 

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2️⃣ Les workflows de validation/visualisation 

Les workflows de validation et de visualisation vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme.

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Chaque droit peut être modifié ou supprimé.

 

Pour ajouter un workflow, suivez ces trois étapes :

1️⃣ Sélectionnez un ou plusieurs Bénéficiaires qui bénéficieront du droit de validation ou visualisation. Ces bénéficiaires peuvent des employés, des managers externes ou une ou plusieurs équipes.

2️⃣ Définissez des droits de validation (absences & notes de frais) et de visualisation (absences & suivi du temps de travail) attribués à ces bénéficiaires. Si le droit de validation des absences est attribué au(x) bénéficiaire(s), alors le droit de visualisation des absences sera automatiquement attribué.

3️⃣ Enfin sélectionnez les employés / équipes / managers externes concernés par ce workflow. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs employés, équipes, managers externes.

Workflows.gif

Comment se passe la validation entre plusieurs établissements ?

Il vous suffit de passer par la holding de tous vos établissements pour établir les droits de visualisation et de validation de personnes qui ne travaillent pas dans le même établissement. 

 

Bravo pour vos premiers pas sur PayFit ! Gagnez encore plus de temps en découvrant maintenant les autres possibilités offertes par PayFit ! 

 

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