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Doit-on garder les originaux papiers des notes de frais ?

Dernière mise à jour : Friday, July 12, 2019

Oui.

Les justificatifs des notes de frais dématérialisés permettent aux salariés d'informer rapidement l'employeur des frais avancés afin de pouvoir être remboursés.  

Mais les justificatifs papiers originaux doivent également être conservés afin de pouvoir être présentés en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

L'URSSAF va par exemple vérifier que certains remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés, ou des avantages en nature.

Si le salarié a égaré son justificatif, l'employeur ne doit pas le rembourser. En effet, l'employeur doit être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais en cas de contrôle, sous peine d'être exposé à un redressement fiscal.

Le délai de prescription pour le contrôle URSSAF est de 3 ans (excepté dans le cadre du travail illégal, où il peut être porté à 5 ans).

 

👉 Plus d'informations sur les notes de frais sur PayFit ici