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Je suis nouveau client PayFit. Comment se déroule le processus d’onboarding chez PayFit ?

Dernière mise à jour : Friday, September 13, 2019

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1. La signature de votre contrat chez PayFit

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Vous venez de signer votre contrat ainsi que le mandat de prélèvement, ça y est, vous avez (enfin) rejoint PayFit ! :)

Vous allez rapidement être mis en relation avec votre Onboarder Integrator qui se chargera de paramétrer votre compte.

Cependant, avant de débuter la phase d’onboarding, nous vous invitons à être vigilant concernant les différents points ci-dessous :

  • PayFit prend en charge vos paies et déclarations sociales dès le mois de votre passage. Vous devez donc impérativement mettre fin à la prestation sociale de votre gestionnaire de paie actuel.
  • Chaque mois nous avons un nombre déterminé de places à l'onboarding. Votre chargé commercial a réservé une place pour vous. Cependant, si un décalage au mois suivant est exceptionnellement envisageable, sachez qu’il entraîne des pénalités.
  • Pour tout décalage de premier mois de prestation par PayFit dû à une paie et/ou déclaration sociale réalisée(s) par votre gestionnaire actuel, un montant correspondant au premier mois initialement prévu vous sera facturé. 

2. Configuration de mon compte PayFit

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Votre Onboarder Integrator se charge de paramétrer votre compte PayFit. Pour cela, nous avons besoin de récolter quelques informations et documents. Nous vous enverrons une invitation pour rejoindre un espace de stockage partagé Google Drive, sur lequel vous devrez déposer les documents requis dans les dossiers correspondants.

Voici la liste des documents nécessaires :

  • Les informations sur vos employés (informations personnelles, congés payés, salaire brut, RIB, nature du contrat, date d’ancienneté, etc.) : le document Onboarding_Import disponible sur le lien Google Drive doit être rempli par vos soins. Merci de le télécharger sur votre bureau et de l’uploader une fois complété.

Astuce : Toutes les informations demandées dans cet excel sont déjà présentes dans le logiciel de paie de votre gestionnaire actuel. Il suffit donc de lui demander des extractions pour compléter l’excel efficacement.

  • Les informations de votre entreprise (Siret, convention collective, adresse, méthode de décompte des congés payés, organisme de retraite, etc.) à compléter dans l’excel intitulé Onboarding_entreprise 
  • Les bulletins de paie de vos salariés de 2018 et 2019. Cela nous permettra d'évaluer et de valoriser les congés payés de vos salariés sur la période N-1 (juin 2018 à mai 2019) et N (juin 2019 à mai 2020).
  • Plusieurs extractions sont à demander à votre ancien gestionnaire de paie et à déposer dans le dossier exports paie (ex : les deux dernières DSN au format texte, l’état des cotisations, la provision des congés payés)
  • Les contrats de travail de vos employés afin que nous puissions vérifier leur classification d’emploi, temps de travail, rémunération, forfait heure / jour, RTT, etc.
  • Les contrats/DUE (Décision unilatérale de l'employeur) pour la prévoyance et la mutuelle. Si vous avez également les "fiches de paramétrage DSN" relatives à ces organismes, n'hésitez pas à les déposer dans le dossier Prévoyance ou Mutuelle. 

3. Formation et génération de mes premières paies sur PayFit

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Une fois le compte disponible, votre Onboarder Trainer, expert paie et produit, va vous accompagner dans la réalisation de vos premières paie sur PayFit.

Comment se passe la formation ?

Plusieurs points téléphoniques sur rendez-vous sont prévus. Il vous suffit de les planifier en amont avec votre Onboarder Trainer :

  • Démonstration de votre compte personnalisée ou sous forme de webinaire. Vous aurez l’occasion de découvrir durant cette démo l’ensemble des fonctionnalités importantes de PayFit.
  • Point d’étape : Ce point a pour but de s’assurer que votre compte est bien rattaché aux différents organismes sociaux (prévoyance, mutuelle, retraite). C’est également le moment pour vous d’échanger sur l'utilisation de PayFit et des spécificités de paie de votre entreprise.
  • Call debrief afin de faire un point sur votre première paie sur PayFit

Entre ces différents points, vous avez la possibilité de contacter votre Onboarder Trainer à tout moment via l’interface PayFit. Vous trouverez ici la procédure pour nous contacter. 

4. Après l’onboarding ?

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Une fois l’onboarding terminé, vous avez toutes les cartes en main pour pouvoir réaliser vos bulletins de paie en autonomie.

Cependant la paie est un sujet vaste et PayFit renferme de nombreuses fonctionnalités, dont certaines que vous n’aurez peut être pas eu le temps de découvrir pendant la phase d’onboarding.

Notre aide en ligne est une véritable mine d’or d’informations, elle est continuellement alimentée grâce à notre équipe ainsi qu’à vos retours, vous y trouverez ainsi les réponses à toutes vos questions.

N’hésitez pas à la parcourir en cliquant sur l'icône “?” en bas à droite de votre écran :

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Toutefois, s’il arrive que vos questions concernent des cas isolés pour lesquels notre centre d’aide ne vous permet pas d’avoir une réponse suffisante, pas de panique !

Toute une équipe d’experts PayFit se tiendra prête à vous répondre et vous rassurer, et ce, dans les meilleurs délais. Vous trouverez ici la procédure pour nous contacter si besoin.

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Toute l’équipe PayFit vous souhaite un excellent onboarding :-)