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Nouveau client ? Tout sur votre migration : l'intégration et la formation sur PayFit

Dernière mise à jour : Monday, January 27, 2020

Vous venez de signer votre contrat PayFit ainsi que le mandat de prélèvement ? Vous avez prévenu votre précédent gestionnaire de paie de la fin de votre collaboration ?
👉C'est officiel : vous avez (enfin) rejoint PayFit et nous sommes ravis de vous compter parmi nos clients !

Pour faciliter votre transition
et la reprise des informations des années précédentes, nous utilisons une technologie révolutionnaire qui nous permet d’exploiter les informations contenues dans vos précédentes DSN (Déclarations Sociales Nominatives).
👉Gain de temps, réduction du risque d’erreurs lié aux saisies manuelles et fiabilité de l’information garantis !

Quelles sont les prochaines étapes ? On vous explique tout dans ce guide.

🤝 Comment se déroule la migration sur PayFit

La migration est une étape fondamentale afin d’assurer l’exactitude des bulletins de paie et des déclarations sociales que vous allez effectuer avec PayFit.

C’est pourquoi, tout au long de votre migration sur PayFit, vous êtes accompagné(e) par des experts qui assureront la configuration (Onboarding) de votre compte , votre formation (Training) ainsi que le bon déroulé de votre première paie.

Une fois votre première paie passée, un chargé de compte (CCM) sera à votre disposition pour répondre à toutes vos questions liées à la paie ou à l’usage de PayFit.

✅ Quelles sont les différentes étapes de la migration ?
Capture_d_e_cran_2020-01-23_a__19.03.24.png📆 Combien de temps faut-il pour migrer sur PayFit ?

Une fois les documents requis pour le paramétrage de votre compte fournis par vos soins, une dizaine de jours est alors nécessaire pour que nous puissions paramétrer votre compte.

💡Afin de garantir un paramétrage rapide, il est donc important de nous fournir ces documents dans les plus brefs délais.

⚙️ Comment se déroule la configuration de mon compte PayFit ?

Lors de l'onboarding, un(e) intégrateur(trice) se charge de paramétrer votre compte. Pour cela, nous avons besoin de collecter plusieurs informations et documents.

👉Vous allez recevoir une invitation pour rejoindre un espace de stockage, sur lequel vous pourrez déposer les documents requis dans les dossiers correspondants.

Enfin, un contrôle de cohérence effectué par les Onboarders à la fin du paramétrage permet d’assurer et valider le paramétrage exact de votre compte.

🚀 La reprise d’historique via DSN

Grâce à une technologie innovante, PayFit importe et intègre automatiquement les données contenues dans vos précédentes DSN directement dans votre compte !

Ce processus est très rapide et vous permet de gagner du temps dans le paramétrage de votre compte PayFit. Cela permet également d’éviter toutes les éventuelles erreurs de paramétrage liées aux saisies manuelles.

💡Gagnez du temps dans le paramétrage de votre compte en fournissant au plus tôt à votre intégrateur les 24 dernières DSN de votre / vos établissement(s).
80% des données seront ainsi automatiquement intégrées ! 

🗂 Quels documents dois-je fournir à PayFit ?

Afin de pouvoir extraire automatiquement les informations nécessaires au paramétrage de votre compte, nous avons besoin des 24 dernières DSN de votre entreprise.

Cependant, certains éléments nécessaires au paramétrage de votre compte ne sont pas inclus dans les DSN et ne peuvent donc pas être automatiquement intégrés.

👉Voici donc la liste complète des éléments à nous fournir :

  • Les 24 dernières DSN (format .txt ou .dsn ou .edi ou .net) : ces documents sont à collecter auprès de votre expert comptable ou précédent prestataire de paie. La mise à disposition peut demander un certain délai, anticipez-le en sollicitant votre interlocuteur le plus tôt possible (il est dans l'obligation de vous les remettre et ne peut refuser de vous les transférer) ;
  • Les bulletins de paie de vos salariés des 12 derniers mois ;
  • Les informations concernant votre entreprise (comme la Convention Collective, organismes, périodicités etc.) : à compléter dans l’Excel intitulé Onboarding_entreprise ;
  • Les informations de vos employés non présentes en DSN (email, RIB, congés payés, date d’ancienneté, etc.) : le document Onboarding_Import doit être rempli soigneusement. Merci de le télécharger, le remplir puis l’uploader une fois complété. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre précédent gestionnaire de paie si il vous manque des données !

⚠️ Si vous ne parvenez pas à collecter les 24 dernières DSN : rapprochez-vous de votre intégrateur afin que celui-ci vous communique la liste de documents nécessaires.
 Dans ce cas, la migration demandera davantage de saisie manuelle et le temps nécessaire à la collecte et à la saisie des informations dans PayFit sera sensiblement supérieur.

🤔Si votre entreprise existe depuis moins de 24 mois : vous pouvez nous fournir simplement les DSN depuis la création de votre entreprise.

🐥Si PayFit effectue la première paie de votre entreprise : vous n’avez pas d’historique de paie donc le paramétrage de votre compte sera encore plus simple ! Votre intégrateur vous communiquera les éléments à nous fournir. 

👩🏻‍🏫 Comment se déroule la formation, puis la génération de ma première paie ?

Une fois votre compte paramétré, votre formateur(trice) ou Trainer (un expert PayFit) vous accompagnera dans l'élaboration de votre première paie sur PayFit, grâce à des webinars et des rendez-vous téléphoniques. Grâce à lui / elle, vous apprendrez comment utiliser PayFit en un rien de temps !

👉Voici la liste des formations (webinars) auxquelles vous aurez accès :

  1. Réaliser ses paies : pour vous accompagner dans la prise en main de PayFit et vous permettre de clôturer facilement et sans stress votre première paie ;
  2. Les fonctionnalités du SIRH : après la clôture de votre première paie, pour vous assister dans la prise en main des modules SIRH ;
  3. Les déclarations sociales : pour clarifier le processus déclaratif ;
  4. Les exports sur PayFit : pour vous permettre de maîtriser les exports de données et la comptabilité ;
  5. Fin d'onboarding : pour vous donner toutes les clés et astuces et bien comprendre le fonctionnement de PayFit.

📞Ce programme de formation se clôturera par un rendez-vous téléphonique avec votre formateur afin de faire le point avant de vous confier à votre chargé de compte.

🚀 Que se passe-t-il après la migration ?

Une fois votre migration achevée et votre première paie réalisée, vous avez toutes les cartes en main pour pouvoir éditer vos bulletins de paie en toute autonomie !

Des questions ? Notre centre d’aide (le "❓" bleu en bas à droite de votre application PayFit) est là pour vous apporter des réponses !

✍️C'est là aussi que vous pourrez contacter votre chargé de compte : expert PayFit, qui vous répondra dans les meilleurs délais.
➡️Pour cela, cliquez sur "Contactez-nous" (en bas de chaque page) puis remplissez le formulaire ci-dessous.

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⚠️Remarques importantes 

PayFit prend en charge vos paies et déclarations sociales dès le mois de votre migration. Vous devez donc impérativement mettre fin à la prestation sociale de votre précédent gestionnaire de paie. 

Nous avons chaque mois un nombre déterminé de places pour la migration. Votre chargé commercial a réservé une place pour votre entreprise. Si un décalage au mois suivant est exceptionnellement envisageable, sachez qu’il entraîne des pénalités. 

👉Pour tout décalage de premier mois de prestation dû à une paie et/ou déclaration sociale effectuée(s) par votre précédent gestionnaire, un montant correspondant au premier mois initialement prévu vous sera facturé.


 

🚀Vous savez tout ! Toute l’équipe vous souhaite une excellente migration sur PayFit.