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Ajouter des congés payés : principes, règles d'acquisition et de décompte

Dernière mise à jour : Thursday, July 11, 2019

Les congés payés sont définis simplement comme des vacances annuelles durant lesquelles les salariés conservent leur rémunération.

Comment ça se passe sur le bulletin de paie ?

Lorsqu'un salarié prend des congés payés, son bulletin de salaire différencie l'indemnité correspondant à ses jours d'absence de la rémunération de ces jours travaillés (Indemnité de Congés Payés).

Comment poser des congés payés sur PayFit, calculer leur durée et leur indemnisation ?

1. Principes d'acquisition des congés payés
- La période de référence
- Le nombre de jours de congés acquis 
- L'évolution des compteurs
- Les contrats donnant droit à des congés payés 
- Exception : les stagiaires 
- Comment ajouter les congés et demandes d'absence des stagiaires dans PayFit ? 
- Les absences qui ne donnent pas lieu à acquisition de congés payés

2. Ajouter un congé payé sur PayFit
Un salarié souhaite partir en congés payés, comment faire pour l'ajouter ?
Et si le salarié a changé d’avis et souhaite modifier ou annuler ses congés payés déjà enregistrés ?
Et si je sais déjà qu’il sera en congés payés les prochains mois, est-ce que je peux déjà ajouter le congé ?

3. Le décompte et la prise des congés payés
- Comment savoir si je dois utiliser la méthode des jours ouvrés ou ouvrables ?
- Que se passe-t-il si un jour férié chômé (ou non travaillé) tombe pendant les congés payés d'un de mes salariés ?
- Ma méthode de décompte est en jours ouvrables, si un salarié part en congés payés le vendredi soir pour 3 semaines, dois-je déduire le premier samedi en jour de congés payés ? 
- Ma méthode de décompte est en jours ouvrables. Combien de samedis sont à décompter ? Dans mes calculs, 5 samedis ont déjà été décomptés du compteur N-1 de mon salarié.
- Comment décompter les CP d'un salarié à temps partiel ? 
- Paramétrer la méthode de décompte et d'acquisition des CP sur PayFit 
- Que se passe-t-il quand un salarié ne prend pas ses congés payés?

 

1. Principes d'acquisition des congés payés

La période de référence

Les congés payés ne s'acquièrent pas par année calendaire (c'est à dire du 1er janvier au 31 décembre) mais par période de référence.

Une année de référence s'étend du 1er juin de l'année en cours (N) au 31 mai de l'année suivante (N+1).

Acquisition_des_conge_s.png

Cependant, il existe des exceptions :

  • par exemple certaines conventions collectives (ou accords collectifs) peuvent prévoir une période de référence qui correspond à une année calendaire ou à toute autre période de 12 mois continue.
  • Pour les entreprises dont l’indemnité de congés payés est versée par une Caisse de Congés Payés, la période de référence se situe du 01/04/N au 31/03/N+1 (par exemple dans le secteur BTP).

Le nombre de jours de congés acquis

Vos salariés acquièrent 2,0833 jours de congés payés par mois alors qu’une autre société leur donne 2,50 jours sur la même période. Quelles sont les différences entre les deux méthodes ?

Un salarié à temps plein acquiert des congés chaque mois en fonction de la méthode de décompte utilisée :

  • 2,50 jours / mois en jours ouvrables
  • 2,0833 jours / mois en jours ouvrés

Jours ouvrables : du lundi au samedi, jours fériés exclus

Jours ouvrés : du lundi au vendredi (jours d'activité de la société)

 

⚠️ Un salarié à temps partiel acquiert autant de jours de congés payés qu’un salarié à temps plein.
Le nombre de jours acquis n’est donc pas réduit au prorata de la durée mensuelle du travail prévue par le contrat de travail.
Le salarié qui travaille à temps partiel bénéficie alors de 2,5 jours ouvrables ou 2,083 jours ouvrés de congés payés par mois, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés par an (selon la méthode de décompte appliquée par l’entreprise).

 

L'évolution des compteurs

Les compteurs de congés vous donnent une indication sur :

  • les congés acquis
  • les congés pris
  • le solde des congés 

Evolution_des_compteurs.png

Le solde définitif des congés payés à prendre doit être communiqué au salarié le 31 mai de chaque année en tenant compte d'une éventuelle régularisation si la période de référence a été incomplète.

💡Dans PayFit, les compteurs visibles depuis l'espace administrateur font état du nombre de congés restant au dernier jour du mois en cours. 

Les contrats donnant droit à des congés payés 

Tout salarié a droit à un congé payé pris en charge par l’employeur chaque année. Parmi les contrats ouvrants un droit aux congés payés, on retrouve :

  • le contrat de travail CDI ;
  • le contrat de travail CDD ;
  • le contrat de travail temporaire ;
  • le contrat de professionnalisation ;
  • le contrat d’apprentissage.

Exception : les stagiaires

Les stagiaires n'ont pas le statut de salarié. Ils n'acquièrent donc pas de congés payés.
Cependant, le cadre légal prévoit la possibilité de prendre des congés ou de bénéficier d’autorisations d’absence.
Il existe deux cas de figure pour lesquels les stagiaires peuvent bénéficier de congés ou d'autorisations d'absence :
1️⃣ Les stages d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non :
La loi impose pour ces stages que la convention de stage prévoie la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. Ces congés et autorisations d'absence peuvent être invoqués pour convenance personnelle par exemple ou en cas d'obligations attestées par l'école, l'université ou l'organisme de formation.
⚠️ La convention de stage devra alors prévoir leur durée et les modalités pour en bénéficier.
2️⃣ En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption :
Les stagiaires bénéficient des mêmes droits que les salariés concernant la naissance d'un enfant, c’est-à-dire du même nombre de jours de congés.
Dans les deux cas, l'employeur n'est pas dans l'obligation de maintenir la gratification pour ces jours/heures de congés ou d'absence.

Comment ajouter les congés et demandes d'absence des stagiaires dans PayFit ? 

👉 Dans le cas où l'employeur souhaite maintenir la gratification pendant les jours ou heures d'absence :

Il est possible d'ajouter des heures de repos pour votre stagiaire en vous rendant sur son profil employé, dans l'onglet Congés et Absences > Temps de repos / absence rémunérée, cliquez sur Ajouter des heures de repos :

Stagiaires_1_repos.png

Renseignez ensuite le nombre d'heures de repos à ajouter au compteur de votre stagiaire et Validez en cliquant sur "Ajouter les heures" :

Stagiaire_2_repos.png

Les jours de repos pourront être posés depuis l'espace employé en sélectionnant le type d'absence Repos au moment où le stagiaire enregistrera la demande d'absence.

👉 Dans le cas où l'employeur ne souhaite pas maintenir la gratification pendant les jours ou heures d'absence :

Le stagiaire pourra faire une demande de congé sans solde depuis son espace employé en sélectionnant le type d'absence Congé sans solde. L'administrateur n'aura plus qu'à valider la demande afin qu'elle soit prise en compte ! 

Les absences qui ne donnent pas lieu à acquisition de congés payés

Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, les périodes non prises en compte sont les suivantes :

  • les périodes d'arrêt de travail pour maladie
  • les périodes de grève
  • le congé parental à temps plein
  • le congé de présence parentale
  • le congé de solidarité familiale
  • les périodes de mise à pied
  • les arrêts de travail consécutifs à un accident du travail ou une maladie professionnelle (pour la période qui excède 1 an)
  • les absences pour convenances personnelles 

2. Ajouter un congé payé sur PayFit

Pour ajouter, modifier ou supprimer les dates de congés payés de vos salariés, voici la marche à suivre !

Un salarié souhaite partir en congés payés, comment faire pour l'ajouter ?

Les congés payés se gèrent directement depuis le profil du salarié. Depuis la section Congés & Absences, il suffit de cliquer sur Ajouter et saisissez ensuite les dates de congés payés. Enfin, cliquez sur Ajouter le congé.

Ajouter_un_CP_.gif

Et si le salarié a changé d’avis et souhaite modifier ou annuler ses congés payés déjà enregistrés ?

Tant que la paie du mois n’est pas validée, vous avez la possibilité de modifier à tout moment les dates du congés.
Pour modifier les dates de congés : cliquez sur le crayon à côté des dates.
Pour supprimer les dates de congés : cliquez sur la croix à côté des dates enregistrées.

Modifier_ou_supprimer_les_dates_de_CP.png

Et si je sais déjà qu’il sera en congés payés les prochains mois, est-ce que je peux déjà ajouter le congé ?

Bien sûr ! Vous pouvez renseigner des dates de congés payés de façon anticipée. Une fois les dates saisies et enregistrées, les journées de congés payés seront seulement prises en compte sur le bulletin du mois concerné.

3. Le décompte et la prise des congés payés

Comment savoir si je dois utiliser la méthode des jours ouvrés ou ouvrables ?

Selon le droit commun des congés payés, la méthode de décompte s'effectue légalement en jours ouvrables.

Mais une convention collective peut également stipuler une autre méthode. C'est le cas par exemple de la convention collective Syntec (Bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs conseil et sociétés de conseils) qui préconise une méthode de décompte en jours ouvrés.

En tout état de cause, vous pouvez au choix retenir la méthode d'acquisition et de prise des congés payés en ouvrés ou en ouvrables, à condition que la conversion "jours ouvrables" en "jours ouvrés" ne soit pas défavorable pour le salarié et lui assure le bénéfice de 5 semaines de congés payés en cas de droit complet. A vous d'opter pour la méthode qui convient le mieux.

Que se passe-t-il si un jour férié chômé (ou non travaillé) tombe pendant les congés payés d'un de mes salariés ?

Le jour férié va alors neutraliser ce jour de CP qui ne sera donc pas déduit du compteur de CP. Cette règle vaut aussi bien pour les jours ouvrés qu’ouvrables.

Par exemple : un salarié pose une semaine de congés la semaine du lundi de Pentecôte. On lui décomptera, au titre des CP, 5 jours ouvrables ou 4 jours ouvrés, selon le régime.
Dans les deux cas, le salarié va économiser 1 jour de CP.

Ma méthode de décompte est en jours ouvrables, si un salarié part en congés payés le vendredi soir pour 3 semaines, dois-je déduire le premier samedi en jour de congés payés ? 

Le 1er jour ouvrable de congés payés est le 1er jour pendant lequel le salarié aurait dû travailler.

Par exemple, un salarié s'arrête de travailler le vendredi soir 1er juillet et reprend le travail le lundi matin 11 juillet. Son premier jour de congé est le 1er jour ouvrable durant lequel il aurait dû travailler : le lundi 4 juillet. Son dernier jour de congé est le dernier jour ouvrable : le samedi 9 juillet. Il a donc pris 6 jours de congés.

Calendar_Exemple_pCPouvrables.png

Ma méthode de décompte est en jours ouvrables. Combien de samedis sont à décompter ? Dans mes calculs, 5 samedis ont déjà été décomptés du compteur N-1 de mon salarié.

Le code du travail prévoit un décompte en jours ouvrables qui doit correspondre à 30 jours par an. Le décompte en jours ouvrables est donc le suivant : 
👉5 semaines x 6 jours ouvrables = 30 jours de congés payés par an.

⚠️ Il n'existe alors aucun fondement juridique sur le décompte des samedis. La règle de décompte lorsque les congés payés sont calculés en jours ouvrables est que le congé débute au 1er jour non travaillé alors qu'il aurait dû l'être, et se termine la veille de la reprise du travail. 

Avec cette méthode lorsque le salarié ne prend qu'un jour de congé, le vendredi notamment, alors 2 jours seront décomptés, le vendredi et samedi.

Comment décompter les CP d'un salarié à temps partiel ? 

Comment le salarié à temps partiel doit-il poser ses jours de congés payés ? C'est très simple : les jours de CP d’un salarié à temps partiel doivent être décomptés de la même façon qu’un salarié à temps plein.

Cela signifie que lorsqu’un salarié à temps partiel pose ses CP, il faut décompter tous les jours ouvrables inclus dans la période d’absence.

👉 Le premier jour ouvrable de congé qu’il convient de décompter est le premier jour qui aurait dû être travaillé.

👉 Il s’agit de décompter ensuite tous les jours ouvrables inclus dans la période considérée. Le dernier jour pris en compte est le dernier jour ouvrable même non travaillé précédant la reprise.

Exemple : 
La méthode de décompte appliquée par l'entreprise est en jours ouvrés : Un salarié à temps partiel, travaillant 4 jours par semaine, du lundi au jeudi, se verra décompter 5 jours ouvrés (du lundi au vendredi) s’il prend une semaine de congés payés.
La méthode de décompte appliquée par l'entreprise est en jours ouvrables : Un salarié à temps partiel, travaillant 4 jours par semaine, du lundi au jeudi, se verra décompter 6 jours ouvrables (du lundi au samedi) s’il prend une semaine de congés payés.

Paramétrer la méthode de décompte et d'acquisition des CP sur PayFit 

Vous pouvez à tout moment connaître la méthode de décompte appliquée par votre entreprise et la changer depuis la section Paramètres > Paramètres avancés > Accéder aux paramètres.

Parame_trer_me_thode_de_de_compte_et_d_acquisition_des_CP.png

Que se passe-t-il quand un salarié ne prend pas ses congés payés?

En principe, les congés payés (CP) acquis par un salarié doivent être pris pendant la période de référence (fixée légalement du 1er juin au 31 mai de l'année suivante).

À défaut, les jours de congés non pris sont considérés comme perdus.

Exemple :
Les congés payés acquis du 1er juin 2017 au 31 mai 2018 (année N-1) sont à prendre du 1er juin 2018 au 31 mai 2019 (année N). Au-delà du 31 mai 2019, les CP N-1 non pris et transformés en CP N-2 sont perdus.

Le report des congés payés non pris est toutefois possible sous certaines conditions.