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Les régularisations liées aux congés payés

Dernière mise à jour : Thursday, October 31, 2019

PayFit effectue, conformément au cadre légal, plusieurs types de régularisation liées aux congés payés (CP) : des régularisations aux indemnités de congés payés versées initialement ainsi qu'au nombre de congés payés acquis. 

En tant qu'administrateur, vous avez également la possibilité de faire des régularisations liées aux congés payés dans PayFit, telles que la modification manuelle des compteurs de CP. 

  1. La régularisation du nombre de congés payés 
    - Une régularisation en fin de période de référence
    - Cas d'une entrée ou d'une sortie en cours de mois
    - À quoi correspond la ligne "Régularisation Indemnité CP N" ?
    - Comment reporter les congés payés d'un contrat à un autre ?
  2. Le report des congés payés non pris
    - Le principe : les congés non pris sont perdus
    - Exceptions : Un report possible dans certains cas
    - La maladie et les congés payés
    - Indemniser les CP N-1 non pris sur PayFit   
    - Reporter les CP non-pris sur PayFit
  3. La modification manuelle des compteurs de CP 
    - CP N-1 acquis à ajouter au solde existant
    - CP N-1 pris à ajouter au nombre de CP pris N-1 existant
    - CP N acquis à ajouter au solde existant 
    - CP N pris à ajouter au nombre de CP pris N existant 

     

1. La régularisation du nombre de congés payés 

Une régularisation en fin de période de référence

Au 31 mai (ou au départ du salarié de l'entreprise), une régularisation doit être faite pour tous les salariés qui n'ont pas été totalement présents lors de la période de référence : 

  • soit à cause d'une entrée ou d'une sortie du salarié au cours de la période de référence
  • soit à cause d'une absence ne donnant pas lieu à acquisition de congés payés
  • soit ces deux conditions réunies

Pour calculer les congés payés acquis par un salarié, l’entreprise doit déterminer le nombre de mois de travail effectifs réalisés.

On considère qu’un mois de travail a été effectué si le salarié a réalisé, au choix :

  • 4 semaines de travail,
  • 20, 22 ou 24 jours de travail (en fonction du nombre de jours travaillés par semaine : 5 ; 5,5 ou 6 jours)

Ainsi, un salarié qui a cumulé 4 semaines d'absence pour maladie durant la période de référence pour le calcul des congés bénéficie quand même de 30 jours de congés payés ouvrables par an.

Certaines périodes sont prises en compte dans le calcul des congés payés.

Parmi celles-ci, on peut citer :

  • les périodes de congés payés
  • les périodes de congés formation
  • les périodes de congés maternité
  • les périodes d’arrêt dues à une maladie professionnelle ou à un accident du travail  (lorsqu'elles sont inférieures à 1 an) 

En fin de période de référence, si le nombre de jours de congés acquis par le salarié n’est pas entier, alors la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur (par exemple, 26,5 jours de congés sont arrondis à 27 jours). Cette disposition est d’ordre public.

Cas d'une entrée ou d'une sortie en cours de mois

Un salarié entre le 11/01/2016 et sort le 17/03/2016 :
• Nombre de jours entre l'embauche et la sortie : 66 jours calendaires
• Une semaine en jours calendaires correspond à 7 jours : 66/7 = 9,43 semaines
• A chaque fois que le salarié réalise 4 semaines, cela correspond à un mois de travail effectif : 9,43 / 4 = 2,36 mois
• Le salarié acquiert 2,36 X 2,5 = 5,9 jours de congés payés arrondis à 6 jours. 

À quoi correspond la ligne "Régularisation Indemnité CP N" ?

Cette ligne correspond à un complément d’indemnité de congés payés et est égale à la comparaison faite entre les deux méthodes de calcul : le maintien de salaire et le 10ème de la rémunération brute perçue au cours de la période de référence.

⚠️La loi prévoit qu'il faut appliquer le calcul le plus favorable entre ces deux méthodes et donc, comparer les 2 calculs.

👉Si la règle du 10ème est plus favorable pour l'ICP des CP N posés tout au long de l'année, alors vous apercevrez la ligne "Régularisation Indemnité CP N" sur les bulletins de paie du mois de juin ou en fin de contrat.

Sur PayFit, la comparaison est faite de manière annuelle. Cela signifie donc que :

👉Les CP N posés tout au long de l'année par les salariés sont indemnisés par la règle du maintien de salaire car la rémunération brute perçue au cours de la période de référence n'est pas encore connue.

Les CP N-1 posés par les salariés sont déjà indemnisés par la règle du 10ème car la rémunération brute perçue au cours de la période de référence est connue.

👉Puis au mois de juin ou à la fin du contrat de votre salarié, la comparaison entre les 2 méthodes de calcul d'indemnisation des congés payés est faite pour les CP N uniquement.

En effet, la rémunération brute perçue au cours de la période de référence N étant alors connue, il est nécessaire de calculé l'ICP avec la règle du 10ème afin de savoir si elle est plus favorable que la règle du maintien de salaire appliquée tout au long de l'année.

Les CP N-1 ayant déjà été indemnisés selon la méthode du 10ème, aucun complément n'est à calculer.

 

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💡Si le salarié prend des congés payés par anticipation, il est conseillé à l’employeur accordant la prise de congés par anticipation de le préciser par écrit. Ayant l’obligation d’accorder des congés annuels, il peut être amené à apporter la preuve de cette prise de congés à l’inspection du travail ou au conseil des prud’hommes. Sans preuve, il pourra être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié. 

Comment reporter les congés payés d'un contrat à un autre ?

Il vous suffira de ne pas indemniser les congés payés restant à votre salarié en fin de contrat : 


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Le nombre de congés payés sera à renseigner Côté Mes employés > Congés & Absences > Régularisations : ​​Capture_d_e_cran_2019-09-18_a__14.49.00.png

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2. Le report des congés payés non pris

Le principe : les congés non pris sont perdus

  • Un salarié qui n'a pas pu prendre ses congés payés pour une raison indépendante de l'employeur peut-il y renoncer et demander, à la place, une indemnité ?

Non, le salarié doit obligatoirement prendre ses congés tous les ans. À défaut, il les perd et ne peut ni les reporter ni demander une indemnité compensatrice de congés payés à son employeur.

⚠️Sauf convention collective contraire, le salarié qui n'a pas pu prendre ses vacances avant l'expiration de la période de congés payés, pour une raison indépendante de l'employeur, n'a droit ni à un report de congés, ni à une compensation financière.

Exceptions : Un report possible dans certains cas

  • Le salarié peut prétendre à une compensation financière lorsqu'il a été privé de ses congés du fait de l'employeur 

⚠️La prise des congés payés est obligatoire. Par conséquent, le salarié qui n'a pu, du fait de l'employeur, prendre ses congés, a droit à des dommages et intérêts en réparation du préjudice qu'il a subi. 

Il s’agit donc, dans cette hypothèse, de dommages-intérêts et non d’une indemnité compensatrice de congés payés qui a, quant à elle, la nature de salaire.
Cette indemnité (en dommages-intérêts) peut, dans les faits, être égale à celle de l'indemnité compensatrice de congés payés (en salaires). En pratique, le montant de cette indemnité sera fixé d'un commun accord entre le salarié et l'employeur

  • Un salarié peut renoncer à ses congés et demander, à la place, une indemnité 

💡Certains salariés peuvent légalement remplacer la prise de congés par une indemnité compensatrice : les concierges d'immeuble à usage d'habitation (C. trav., art. L. 7213-5), les gérants non-salariés des succursales de commerce de détail alimentaire et de coopératives de consommation (C. trav., art. L. 7322-1).

Enfin, il est possible de reporter une partie de ces congés en vue de préparer un congé pour création d'entreprise ou un congé sabbatique, ou encore pour alimenter un compte épargne-temps.

  • Le salarié qui n'a pas pu prendre ses congés payés pour une raison indépendante de l'employeur peut demander une indemnisation ? 

Les salariés empêchés de prendre leurs congés payés avant la date butoir, en raison d'un congé de maternité, d'un accident du travail, d'une maladie professionnelle ou non professionnelle, ont droit à un report de leurs congés.

La maladie et les congés payés 

  • Le salarié qui tombe malade juste avant de partir en vacances perd-il ses droits à congés ? 

Non. Lorsque le salarié s'est trouvé dans l'impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de la période de référence prévue par les dispositions légales ou une convention collective en raison d'absences liées à une maladie, professionnelle ou non, ou à un accident du travail, les congés payés acquis doivent être reportés après la date de reprise du travail.

Ainsi, si le salarié se rétablit avant que la période des congés ne soit expirée dans l'entreprise, il doit bénéficier des congés acquis dès son retour. De même, si la maladie se prolonge au-delà de la clôture de la période des congés, le salarié pourra reporter lors de son retour les congés qu'il avait acquis avant son arrêt de travail.

  • Que faire si le salarié tombe malade au cours des congés ?

Le droit français, sauf accord d'entreprise ou convention collective plus favorables, n'admet pas le report des congés payés lorsque le salarié tombe malade pendant ses congés. Il perçoit à la fois son indemnité de congés payés (c'est-à-dire au minimum son salaire habituel) et les indemnités journalières de sécurité sociale. La jurisprudence admet en effet, dans ce cas particulier, un cumul entre le salaire et les indemnités journalières. En revanche, le salarié ne peut demander en plus une indemnisation complémentaire de la part de l'employeur.

Si, à la date de retour normalement prévue, le salarié n'est pas rétabli, l'employeur doit lui verser un complément de salaire, en raison de sa maladie, sous réserve qu'il remplisse les conditions prévues par les dispositions légales ou la convention collective. Ce versement intervient après application d'un délai de carence courant à compter du jour où le salarié aurait dû reprendre son travail. 

Indemniser les CP N-1 non pris sur PayFit  

Pour indemniser les CP N-1 non-pris sur PayFit, il vous suffit d'aller sur votre espace Entreprise puis sur la fiche du salarié.

1️⃣Renseignez le montant de l'indemnité dans l'onglet Synthèse du mois > Régularisations > Régularisation du salaire brut.

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2️⃣Ensuite, modifiez le compteur de congés payés, sur le profil du salarié, dans l'onglet Synthèse du mois > Régularisations > Modifier les compteurs de congés payés. 

Pour ce faire, ajoutez dans la case des "CP N-1 pris à ajouter au nombre de CP pris N-1 existant", le nombre de CP que vous avez indemnisé à votre salarié. 

Modifier_les_compteurs_de_Cp.png

Reporter les CP non-pris sur PayFit

Pour activer le report des congés payés sur PayFit, il vous suffit d'aller sur votre espace Entreprise sur la section Paramètres > Paramètres avancés > Accéder aux autre paramètres > Paramétrer le report des congés payés. Vous pouvez décider si les jours de congés non pris seront reportés au lieu d'être périmés et s'ils sont reportés, vous définissez le nombre maximal de jours de congés N-2 qui peuvent être reportés.

Reporter_les_CP_sur_PayFit.png

⚠️ Le report des congés payés s'appliquera alors à l'ensemble des salariés

3. La modification manuelle des compteurs de CP 

Si un salarié est finalement parti moins ou plus longtemps que prévu, ou si le salarié se voit offrir ou soustraire des jours de congés payés, les compteurs peuvent être modifiés manuellement. Cela permettra de régulariser les compteurs sur les bulletins de paie s'ils sont déjà générés. 

Pour cela, nous vous invitons à vous rendre sur le profil de votre salarié, sur l'onglet "Congés et absences" puis à cliquer sur le bouton "Régularisation" en haut à droite.

Vous pouvez ensuite régulariser en positif ou négatif le compteur que vous souhaitez.

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CP N-1 acquis à ajouter au solde existant

Des congés payés acquis en N-1 sont les congés acquis par le salarié lors de la période de référence précédente, c’est-à-dire entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai dernier.

Le solde des congés payés en N-1 est la soustraction entre les congés payés acquis et les congés payés pris depuis le 1er juin de la période de référence précédente.

CP N-1 pris à ajouter au nombre de CP pris N-1 existant

Les congés payés pris en N-1 sont les congés que le salarié a pris et qui concernent la période du 1er juin de l’année précédente au 31 mai dernier.

CP N acquis à ajouter au solde existant 

Les congés payés acquis en N sont les congés acquis par le salarié sur l’année en cours c’est-à-dire depuis le 1er juin dernier. 

Le solde des congés payés en N est la soustraction entre les congés payés acquis et les congés payés pris sur ces congés acquis en N. 

CP N pris à ajouter au nombre de CP pris N existant 

Les congés payés pris en N sont les congés payés que le salarié a pris et qui concernent la période de référence débutant au 1er juin de l’année en cours. 

Exemple :
Nous sommes en janvier 2019. Un salarié avait posé 6 jours de congés payés en décembre 2018 mais il n'a finalement pris que 3 jours durant cette période.
Vous devez alors créditer -3 dans : "CP N pris à ajouter au nombre de CP pris N existant"