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Les différents rôles dans PayFit : Administrateur, Manager et Comptable

Dernière mise à jour : mercredi 17 mars 2021

Lorsque vous créez un nouvel accès Administrateur à votre compte PayFit, vous avez la possibilité de choisir entre plusieurs “rôles”. Chaque rôle aura accès à des menus, des informations et des fonctionnalités différentes. 

Il existe 3 rôles, le rôle d'administrateur, de manager et celui de comptable.

Au sommaire

1️⃣ Comment paramétrer et gérer les rôles sur PayFit ?

2️⃣ Le rôle Administrateur (par défaut, non paramétrable)

3️⃣ Le rôle Manager (paramétrable)

4️⃣ Le rôle Comptable (paramétrable)

Questions fréquentes

5️⃣ Mon comptable a un rôle Administrateur : comment lui donner un rôle Comptable ?

6️⃣ Comment limiter les informations que peut voir mon comptable ?

7️⃣ Je n’arrive pas à personnaliser le rôle Administrateur, pourquoi ? 

8️⃣ Mon comptable ne reçoit pas certains emails ou ne voit pas certaines informations

1️⃣ Comment paramétrer et gérer les rôles sur PayFit ?

Dans la section Paramètres > Accès Administrateur, vous retrouverez la liste des utilisateurs de l'espace administrateur PayFit ainsi que leur rôle. 

Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur le bouton Créer un compte

Creer_compte.png

Vous pourrez choisir de créer un compte pour une personne ayant déjà un compte employé sur PayFit ou pour une personne externe. 

cre_ation_compte.png

Renseignez les informations demandées et passez à l'étape suivante. 

C'est à cette étape que vous pourrez choisir entre le rôle d'Administrateurde Manager et celui de Comptable

Ro_les.png

Le rôle Manager est réservé à la validation des demandes (absences et note de frais) ainsi qu'au suivi du temps de travail. Son accès est limité aux menus Dashboard et Validations.

Le rôle Comptable limite les menus et fonctionnalités auxquels cette personne aura accès. Vous pouvez également décocher certains de ces menus et fonctionnalités afin que cette personne n’y ait pas accès. 

configuration.png

💡 Notez que le rôle Administrateur donne par défaut accès à tous les menus et fonctionnalités et ne peut être modifié.

Pour modifier les droits associés à un rôle existant, cliquez sur les "..." en face de la personne concernée puis sur Modifier.

Modifier_un_compte.png

Vous pourrez alors visualiser les différents accès et droits correspondants. Cochez ou décochez les cases pour éditer le rôle (uniquement possible pour les rôles de comptable).

2️⃣ Le rôle Administrateur (par défaut, non paramétrable).

Le rôle Administrateur donne le plus haut niveau d'accès et permet de définir les rôles et les droits des autres utilisateurs de l'espace administrateur.

  • Accès à tous les menus et fonctionnalités de l'espace administrateur
  • Création, modification ou suppression d'autres utilisateurs de l'espace administrateur

💡 Notez que le rôle Administrateur donne par défaut accès à tous les menus et fonctionnalités et ne peut être modifié ou personnalisé.

3️⃣ Le rôle Manager (paramétrable)

Le rôle Manager donne accès aux menus permettant la gestion des demandes des salariés qu'il manage. 

  • Accès au dashboard restreint : visualisation rapide des demandes des salariés et calendrier ;
  • Accès au menu validations (absences et note de frais, selon les fonctionnalités activées) ;
  • Accès au menu Absence et temps de travail restreint : calendrier et suivi du temps de travail.

Le paramétrage des droits du Manager s'effectue lors de son rattachement à une équipe via l'organigramme ou lors de la création d'un workflow dont il est détenteur. 

💡  Pour en savoir plus à ce sujet, consultez cet article dédié

Le manager peut faire partie de l'établissement ou être externe. 

4️⃣ Le rôle Comptable (paramétrable)

Le rôle Comptable donne accès à toutes les informations et tous les documents liés à la comptabilité de votre établissement.

  • Accès aux menus de gestion des déclarations et organismes ;
  • Suivi de la facturation de l'établissement ;
  • Accès aux notes de frais de l'établissement ;
  • Génération des livres de paie et écritures comptables ;
  • Accès aux exports des données de l'établissement.

Le rôle de Comptable est préconfiguré, mais il est possible de modifier certains droits en fonction des besoins de votre organisation.

Vous pouvez donc créer des rôles sur-mesure, avec des accès personnalisés.

💡 Par exemple, si vous ne souhaitez pas donner accès à votre comptable à la section "Facturation", il vous suffit de modifier le rôle.

Questions fréquentes 

5️⃣ Mon comptable a un rôle Administrateur : comment lui donner un rôle Comptable ?

Dans la section Paramètres > Accès Administrateurs, cliquez sur les "..." en face de la personne concernée puis sur Modifier. Changez son rôle d'Administrateur pour celui de Comptable et validez.

💡Votre comptable sera informé par email de son changement de rôle.

6️⃣ Comment limiter les informations que peut voir mon comptable ?

Rendez-vous dans la section Paramètres > Accès administrateurs puis cliquez sur les "..." en face du nom de votre comptable puis sur Modifier. Choisissez alors de Configurer les accès du rôle Comptable et décochez les menus auxquels vous ne souhaitez pas lui donner accès.

modification_role.png

7️⃣ Je n’arrive pas à personnaliser le rôle Administrateur, pourquoi ? 

C'est normal, le rôle Administrateur n'est pas personnalisable. Il donne obligatoirement accès à tous les menus et toutes les fonctionnalités de l'espace administrateur PayFit. Seuls les rôles de Manager et de Comptable sont personnalisables. 

8️⃣ Mon comptable ne reçoit pas certains emails ou ne voit pas certaines informations

Si votre comptable ne reçoit pas certains emails de PayFit, demandez lui dans un premier temps de contrôler ses courriers indésirables, puis vérifiez le paramétrage des envois d'emails sur l'application. 

Sur PayFit, vous pouvez définir des adresses email différentes selon le type d'information.

👉 Dans la section Paramètres > Envoi des emails vous alors pouvoir choisir une adresse email par défaut ou bien choisir une adresse particulière selon le type d'information envoyée. Par exemple, vous pouvez demander à ce que les messages liés aux Exports comptables soient transmis à votre comptable. 

👉 Dans la section Exports > Comptabilité, en cliquant sur le bouton Modifier vous pouvez aussi paramétrer les personnes qui recevront le livre de paie et les écritures comptables.  

👉 Enfin, dans la section  Exports > Dates importantes, en cliquant sur le bouton "Alertes mails" vous avez la possibilité de paramétrer les dates importantes pour lesquelles vous souhaitez être alerté par email et de définir les personnes qui recevront ces messages. 

Si votre comptable ne voit pas telle information, vérifiez le paramétrage de son rôle. L'accès à certains menus n'a peut-être pas été coché. Rendez-vous dans la section Paramètres > Accès administrateurs puis cliquez sur les "..." en face de son nom puis cliquez sur Modifier. Choisissez alors de Configurer les accès du rôle Comptable et cochez les menus auxquels vous souhaitez qu'il puisse accéder.