Chaque nouvelle année est synonyme de changements côté paie et RH, et 2020 n'échappe pas à la règle ! La plupart de ces changements sont automatiquement intégrés dans PayFit et ne nécessitent aucune action de votre part.
👉Pour tous les autres, vous allez retrouver des actions requises dans votre espace Administrateur qui demeurent de votre responsabilité, mais PayFit est là pour vous aider à les compléter !
⚠️PayFit vous laisse le choix de ne rien déclarer en DSN en dépit de vos obligations déclaratives, mais cela est fortement déconseillé.
❌En effet, les actions requises sur PayFit occasionnent des notifications qui empêchent de clôturer la paie du mois en cours et donc de générer vos bulletins de paie tant qu'elles ne sont pas effectuées.
➡️Vous pourrez retrouver ces actions dans la section "Actions requises impactant la paie" de votre espace "Mon établissement".
Suivez cette liste pour vous assurer que votre compte est bien configuré !
⚠️Notez que ces actions devront avoir été réalisées avant la clôture de vos paies de janvier 2020 et que vous n'êtes pas forcément concerné par l'ensemble de ces actions car tout dépend de la situation de votre entreprise.
1️⃣ Versement transport
Pour commencer, PayFit vous demande les effectifs dans la zone de l'établissement. Dans cette action, on vous demande toujours de répondre pour cette zone de transport précise et tous établissements confondus.
❓Par exemple, si votre entreprise est constituée de trois établissements (donc trois numéros de SIRET différents) :
- Établissement n°1 - Lille - 5 personnes
- Établissement n°2 - Lille - 9 personnes
- Établissement n°3 - Marseille - 2 personnes
Dans le cadre du versement transport, il faut compter 5 + 9 = 14 personnes à Lille et 2 personnes à Marseille.
👉PayFit vous demande alors l'année de dépassement du seuil de 11 salariés pour la première fois.
Ensuite, vous devez renseigner l'effectif moyen en 2019. Il faut simplement sélectionner si c'est plus ou moins de 11 salariés ; on ne vous demande pas l'effectif exact.
⚠️Si jamais vous avez plus de 11 salariés, il faudra renseigner en dessous la dernière année de franchissement de ce seuil.
Vous devez ensuite renseigner les Informations complémentaires en indiquant l'effectif à la création de la société : encore une fois, on veut uniquement savoir si c'est plus ou moins de 11 salariés.
💡Les sociétés qui, lors de leur création, ont plus de 11 salariés, sont assujetties à taux plein dès la première année.
Enfin, si jamais votre établissement n'est pas concerné par le versement transport ou que votre société a été assujettie au versement transport pour la première fois avant le 31 décembre 2015, veuillez s'il vous plaît cocher les cases correspondantes (il s'agit de cas spécifiques).
✅Pour finir, cochez la case : "Je confirme les informations concernant les effectifs dans la zone de l'établissement" pour valider cette action et poursuivre avec les suivantes.
💡Vous pouvez également commencer à remplir et cocher la case : "Je souhaite renseigner ces informations plus tard" pour continuer. Vous pourrez ensuite y revenir, en cliquant sur la notification correspondante.
2️⃣Taux AT / MP
Tous les ans, la CARSAT (Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé Au Travail) ou la MSA (Mutualité Sociale Agricole) vous communique le nouveau taux applicable AT / MP (Accidents du travail / Maladies professionnelles) pour l'année à venir.
PayFit vous indique directement le code risque et le taux AT / MP dont il dispose.
👉 Si vous avez reçu le taux pour 2020
S'il a changé depuis l'année dernière, renseignez simplement le taux dans la section dédiée puis cochez la case "Je confirme le code risque et le taux AT / MP ci-dessus" afin de faire disparaître l'action requise.
✅Il faut également cocher cette case si votre code risque et votre taux n'ont pas été modifiés depuis l'année dernière.
👉 Si vous n'avez pas encore reçu le taux 2020
Cochez la case "Je ne connais pas encore mon code risque et/ou mon taux AT / MP" afin de permettre la clôture de la paie.
L'action requise disparaîtra pour le mois en cours, mais réapparaîtra automatiquement pour le mois suivant et ce tous les mois jusqu'à ce que vous receviez le taux AT / MP de 2020. Vous pourrez alors l'indiquer dans PayFit ; et nous nous chargeront de la régularisation des cotisations patronales AT / MP pour chacun des mois précédents depuis janvier 2020.
3️⃣ SMIC
Dans cette action, vous allez retrouver la liste des employés devant bénéficier d'une augmentation de salaire afin de respecter le nouveau minimum légal.
Désormais, le montant brut du SMIC mensuel 2020 est de 1539,42 € pour les salariés à temps complet, sur la base de la durée légale du travail de 35 heures hebdomadaires.
👉Il faut alors modifier leur salaire de base en cliquant directement dans le tableau, sur Salaire de base mensuel actuel (ou en effectuant un import des salaires de base en cliquant sur le bouton bleu correspondant).
✅Enfin, cochez la case : "Je confirme avoir mis à niveau les salaires de base par rapport au SMIC en vigueur en 2020" pour valider cette action et poursuivre avec les suivantes.
⚠️En fonction de votre convention collective (par exemple "Entreprise du paysage"), vous devrez peut-être mettre à jour les minimas conventionnels. Lors de cette étape, vous retrouverez alors la liste des salariés devant bénéficier d'une augmentation de salaire. Tout comme pour le SMIC ci-dessus, vous pouvez modifier les salaires concernés directement dans le tableau ou bien en faisant un import.
4️⃣ RTT
Si au moins un de vos employés a bénéficié de RTT en 2019 sur PayFit, vous retrouverez la liste des employé(s) concerné(s) ici et pourrez mettre à jour leur nombre de RTT acquis pour l'année 2020.
⚠️En effet, le nombre de RTT attribués en 2020 est différent de celui de l'année précédente.
Prenons l'exemple d'un employé au forfait jours. L’année 2020 compte 366 jours, et 228 jours travaillés. Donc, pour un forfait de 218 jours, le salarié bénéficiera de 10 jours de repos.
👉Comme pour le SMIC ci-dessus, vous pouvez cliquer directement dans le tableau ou effectuer un import pour affecter plusieurs salariés en une fois en cliquant sur le bouton bleu correspondant.
✅Une fois ces informations renseignées, cochez simplement la case "Je confirme avoir mis à jour le nombre de RTT attribués à mes salariés en 2020" afin de faire disparaître cette action requise.
5️⃣ JEI / JEU
👉Renseignez le dispositif choisi (JEI ou JEU) et modifiez les taux d'exonération par salarié en cliquant dans le tableau, ou utilisez la fonction import pour gagner encore plus de temps.
✅Une fois ces informations renseignées, cochez la case "Je confirme avoir configuré l'exonération JEI de mon établissement pour l'année 2020" afin de faire disparaître cette action requise.
6️⃣ Cotisations (prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire)
Vos taux, forfaits, et autres types de cotisations de prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire sont susceptibles d'être modifiés en ce début d'année 2020 ; car ils changent tous les ans.
👉Vous avez dû recevoir un courrier de votre organisme vous indiquant les taux en vigueur à partir de janvier 2020. Il est important de vérifier ces informations auprès de vos organismes et les modifier si besoin afin d'éviter une erreur sur les bulletins de paie.
✅Mettez à jour ces informations avec les nouveaux taux puis cochez "J'ai vérifié et mis à jour si nécessaire les cotisations" afin de faire disparaître cette action requise.
💡 Chez Alan ? Bonne nouvelle : aucune intervention de votre part n'est nécessaire dans ce cas car les cotisations seront automatiquement mises à jour pour la nouvelle année !
👏Toutes vos actions requises ont disparu ? Bravo, votre compte PayFit est fin prêt ! 🚀
