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Simplifiez et accélérez la saisie des notes de frais de vos employés grâce à l'OCR

Dernière mise à jour : Wednesday, September 16, 2020

Notre module PayFit “Notes de Frais intègre la technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (ou OCR). Grâce à celle-ci, il est désormais 6️⃣ fois plus rapide d’ajouter une note de frais sur PayFit !

Une saisie rapide et simplifiée

🕔Quelques secondes suffisent désormais pour que le justificatif de dépense ajouté par votre employé soit transformé en une note de frais.

De son côté, il lui suffit d’ajouter le justificatif puis de vérifier les informations pré-remplies et enfin de confirmer la note de frais. C'est aussi simple que ça !

Ensuite, son manager valide (ou non) la note de frais et celle-ci vient alors directement modifier le bulletin de paie de l'employé. Tout est intégré en paie sans attendre.

🤩Vous l’avez compris : pour vous comme pour vos employés, c’est un vrai gain de temps ! 

Comment fonctionne cette technologie OCR ?

🤔L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est la technologie qui permet à un logiciel de reconnaître et de numériser des caractères imprimés ou écrits à la main sur un document papier. 

Aujourd'hui, cette technologie utilisée est bien plus poussée que la définition première de l'OCR, et repose sur des algorithmes d'intelligence artificielle développés via des techniques appelées "Deep Learning”. 

👉C’est donc une technologie très innovante que PayFit met à votre disposition pour vous simplifier encore plus la paie !

Et pour les justificatifs papier, que faut-il faire ?

👉Pour toutes les notes de frais déposées sur PayFit, il faut également bien conserver les justificatifs papier originaux afin de les présenter en cas de contrôle fiscal ou Urssaf.

Si le salarié a égaré son justificatif papier lorsqu’il veut effectuer une demande (et qu’il ne peut donc pas la présenter), l'employeur ne doit pas le rembourser.
En effet, l'employeur doit être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais en cas de contrôle, sous peine d'être exposé à un redressement fiscal.

⚠️Le délai de prescription pour le contrôle Urssaf est de 3 ans (excepté dans le cadre du travail illégal, où il peut être porté à 5 ans).

Comment ça se passe sur PayFit ?

➡️Nous voici dans l’espace personnel d’un employé sur PayFit.

  1. Pour ajouter une note de frais, il suffit de cliquer sur le bouton blanc “Notes de frais” en haut à droite de l’écran.
    Capture_d_e_cran_2020-02-13_a__18.50.04.png
  2. Il faut alors cliquer sur “Ajouter un justificatif” (en bleu) pour le télécharger.
    ☎️Sur la version mobile, on peut directement prendre une photo de la facture.
    💡Il est également possible d’entrer manuellement la note de frais, en cliquant sur la phrase en bleu juste en dessous l’encart.
    Capture_d_e_cran_2020-02-13_a__18.50.17.png
  3. La facture est alors scannée et tous les champs principaux ont été pré-remplis, à savoir : type de dépense, nom de la dépense (incluant la date) et montant TTC.
    Sur la droite de l’écran, un aperçu de la facture ajoutée s’affiche, afin d’aider à la vérification. Une fois que vous avez vérifié que les informations sont correctes, il suffit de cliquer sur “Soumettre la note de frais”.
    PayFit_Verification_NDF.png
  4. Votre employé peut ensuite suivre le statut de validation de cette note de frais, qui a été envoyée dans l'espace PayFit de son manager. Dès validation, la rubrique associée à cette note de frais apparaîtra sur son bulletin de paie du mois en cours, dans votre espace Administrateur.

👉C'est simple, rapide, fiable.

Si vous n’avez pas accès à cette fonctionnalité

🙂Si vous souhaitez bénéficier du module de notes de frais, nous vous encourageons à contacter votre interlocuteur privilégié via le formulaire PayFit, qui vous expliquera comment souscrire à notre offre paie "Avancé" (Paie & RH Plus).