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Dématérialisation des notes de frais : gain de temps, conformité, fin des justificatifs papier

Dernière mise à jour : Tuesday, June 23, 2020

Grâce à notre outil de dématérialisation des notes de frais, vous n'aurez plus à conserver les originaux papiers des notes de frais de vos collaborateurs !

📃 En effet, les justificatifs de notes de frais dématérialisés via PayFit seront désormais opposables à l'administration française au même titre que les originaux papier.

Que dit la loi ?

⚖️Les articles A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales déterminent les règles requises par le fisc pour la dématérialisation des justificatifs de notes de frais en France.
Un arrêté du 23 mai 2019 est venu officiellement aligner les règles sociales sur les règles fiscales en s'y référent pour l'application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale, relatif aux notes de frais.

Concrètement, elles imposent pour la conformité des notes de frais dématérialisées de préserver :

  • l’authenticité du document (copie numérique conforme du document garantissant sa reproduction à l'identique)
  • l'intégrité du document
  • l’archivage du document

Il existe ainsi 4 étapes à respecter pour se conformer à la loi :

1️⃣ fournir une copie numérique conforme à l’original ;

2️⃣ conversion au format PDF des documents numérisés ;

3️⃣ assurer le scellement par cachet serveur du document. Il s’agit d’une signature électronique apposée par une personne morale, qui permet de garantir que le document n’a pas été altéré ;

4️⃣ mettre en place un système d’archivage garantissant que le document pourra être conservé de manière intègre pendant toute sa durée légale de conservation (10 ans).

Comment PayFit se conforme à la loi ?

👉L'utilisation de PayFit vous permet de vous conformer aux étapes 2, 3 et 4 de la loi applicable en matière de dématérialisation des notes de frais.

En effet, une fois le justificatif de note de frais téléchargé sur PayFit et la note de frais validée par le manager :

  1. Le justificatif est converti au format PDF ;
  2. Une signature électronique et une empreinte numérique est automatique créée et horodatée sur le justificatif ;
  3. Les documents sont conservés et archivés sur les serveurs PayFit et accessibles pendant une période minimum de 10 ans (vous devrez néanmoins les récupérer en cas de départ de chez PayFit).

Quels éléments restent sous votre responsabilité ?

1️⃣ La première étape, consistant à vérifier que la numérisation a été correctement effectuée par l'employé dans le respect du cadre légal applicable reste sous votre seule et entière responsabilité.

Pourquoi ? Tout simplement parce que nous n'avons en effet pas accès aux justificatifs papiers originaux et ne pouvons contrôler la conformité de la numérisation.

👉 Il vous revient ainsi notamment de vérifier :

  • que le justificatif est lisible et correct ;
  • que les couleurs sont conservées ;
  • l'absence de traitement de l'image téléchargée ;
  • et que le fichier n'a pas été compressé.

⚠️A défaut de respect de ces conditions, la validité des notes de frais pourraient être remise en cause dans son intégralité en cas de contrôle URSSAF.

À quel moment intervient la dématérialisation dans le processus d'ajout d'une note de frais ?

La dématérialisation intervient après la validation du manager dans un délai de quelques secondes. Elle sera identifiable facilement via cette icône bleue :

Email_FR_2_2x.png

⚠️ Tant que cette icône n'apparaît pas, vous devrez impérativement rappeler à vos employés de ne pas se séparer de leurs originaux papiers.

ℹ️ le format HEIC, que vous retrouvez sur tous les téléphones dernière génération, ne peut pas encore être dématérialisé sur PayFit. Nous travaillons actuellement à l’intégration de ce format.

L'employé sera alerté lors de l'ajout de sa note de frais de bien attendre la validation (étape 1) et la dématérialisation (étape 2) de sa note de frais avant de pouvoir jeter l'original papier.

Il recevra un email lorsque la validation et la dématérialisation seront effectives. Sous réserve des règles internes spécifiques ou contraires applicables à votre entreprise, il pourra alors se séparer de l'original papier.

Que se passe-t-il en cas d’audit ?

🎉Sous réserve du respect des dispositions précités, tous les justificatifs dématérialisés via le procédé utilisé par PayFit sont conformes aux conditions définies par l’Urssaf et le fisc et leur seront opposables.

Tous vos reçus étant stockés sur PayFit, ils peuvent être facilement consultés et téléchargés afin de justifier les dépenses de vos employés lors d'un contrôle : montants, TVA, dates, invités, historique des actions réalisées sur la note de frais, signature électronique, synthèse des conditions d’archivage…

⚠️Nous vous rappelons qu'il conviendra de télécharger l'ensemble de ces justificatifs en cas de départ de chez PayFit.

Et pour les notes de frais déposées avant la dématérialisation ?

📅 Il convient de conserver tous les justificatifs papiers originaux des notes de frais mises en ligne sur PayFit avant le 3 juin 2020 afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle fiscal ou Urssaf.

🤷🏻‍♀️Si le salarié a égaré son justificatif, l'employeur ne doit pas le rembourser. 
En effet, l'employeur doit être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais en cas de contrôle, sous peine d'être exposé à un redressement fiscal.

📅Nous vous rappelons que vous devez conserver les notes de frais pendant une durée de 10 ans.

👉 Pour savoir comment déposer une note de frais, nous vous invitons à consulter cet article.