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La politique de plafonnement des notes de frais

Dernière mise à jour : Wednesday, July 1, 2020

Dans les paramètres de vos notes de frais, vous pouvez créer une politique générale qui sera appliquée par défaut à l'ensemble des demandes de notes de frais.

Comment procéder sur PayFit ?

➡️Rendez-vous dans "Mon établissement > Elements de rémunération > Notes de frais" pour accéder au paramétrage de celles-ci.

Parame_tres_notes_de_frais_-_Politique_ge_ne_rale.png

1️⃣ Commencez par définir la limite de montant pour toutes les notes de frais de vos employés ;

2️⃣ Choisissez si vous souhaitez afficher une alerte alarmante (l'employé sera prévenu qu'il dépasse le montant mais pourra toujours soumettre la note de frais) ou bloquante (la possibilité de soumettre la note de frais sera bloquée) ;
3️⃣ Par défaut, la case "reçu obligatoire" est cochée mais vous pouvez la désactiver si vous le souhaitez.

Politique_ge_ne_rale_-_Alarmant_ou_bloquant.png

Politique personnalisée

👉Vous pouvez également choisir de personnaliser les règles de plafonnement en fonction des types de dépenses en créant une politique personnalisée.

Les étapes sont alors les suivantes :

1️⃣ Sélectionnez la catégorie de dépense associé à cette politique personnalisée :

Cre_er_une_politique_personnalise_e.png

2️⃣ Précisez la limite de montant pour cette catégorie de dépense ;

3️⃣ Choisissez si vous souhaitez afficher une alerte alarmante ou bloquante ;

4️⃣ Ajoutez si vous le souhaitez un message d'alerte personnalisé pour ce type de dépense.

Ajouter_un_message_d_alerte_personnalise_.png

💡Vous pouvez créer autant de politique personnalisée qu'il existe de catégories de dépenses.
Si vous n'avez pas créé de politique personnalisé pour une certaine catégorie (par exemple : indemnités kilométriques), c'est la politique générale qui primera.

Liste_de_politiques_personnalise_es_cre_e_es.png

 

Que voit l'employé lors qu'il soumet sa note de frais ?

Lors de la création d'une note de frais, l'employé aperçoit immédiatement quel montant maximal est applicable pour chaque type de dépense.

Cre_er_une_note_de_frais_-_avec_affichage_plafonnement.png

Si toutefois il tente de soumettre une note de frais dont le montant dépasse la limite autorisée pour ce type de dépense, une alerte l'avertira qu'il ne peut pas soumettre sa note de frais, conformément à la politique de note de frais définie par son administrateur.

Note_de_frais_supe_rieur_au_montant_limite_.png