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Débuter sur PayFit : les actions requises étape par étape

Dernière mise à jour : Tuesday, July 7, 2020

Vous venez de signer votre contrat PayFit ainsi que le mandat de prélèvement ? 
👉C'est officiel : vous avez (enfin) rejoint PayFit et nous sommes ravis de vous compter parmi nos clients !

Vous allez maintenant pouvoir accéder à un espace d'intégration dédié, entièrement conforme aux normes RGPD.

Vous devrez tout d'abord ajouter vos documents, puis compléter différentes étapes. 
Suivez le guide ! ⬇️

🗂 Quels documents dois-je fournir lors de la création de mon établissement ?

  • Contrats de travail de vos employés 

Ils permettent de retracer les éléments contractuels du salarié (classifications, échelons, salaires et temps de travail).

  • Contrats de mutuelle et de prévoyance

Ils permettent de les intégrer à votre compte pour qu’ils soient paramétrés sur vos employés et de vérifier ce qui a été conclu entre l'organisme et votre entreprise. 

Pour les obtenir, vous devez contacter les organismes de prévoyance et de mutuelle que vous avez choisis pour qu’ils vous transmettent vos contrats.
💡Si vos organismes sont en mesure de vous donner les “fiches de paramétrage”, c’est encore mieux ! N’hésitez pas à leur demander également et  à nous les transférer si possible.

Si vous ne savez pas lesquels choisir, sachez que PayFit est directement synchronisé avec Alan dans le cadre d’un partenariat. Du coup, c’est encore plus simple à gérer pour vous car tout est intégré dans notre application !

Alan propose deux offres de mutuelle et une offre de prévoyance.
👉Le détail se trouve sur cette page dédiée, et PayFit vous offre votre premier mois

  • DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur)

La Déclaration Unilatérale de l'employeur est une note informative rédigée par la société afin de porter à la connaissance de ses salariés ses choix d'organisme en matière de prévoyance et mutuelle obligatoires ainsi que les contrats souscrits et le % de prise en charge par l'employeur.

Elle est obligatoire et l'oubli de leur rédaction est sanctionné par l'URSSAF. 

⚠️ Si ce n'est pas votre toute première paie : 

Votre interlocuteur PayFit vous demandera également des documents pour effectuer la reprise d'historique. Par exemple, on pourra vous demander :

  • les précédentes DSN des derniers 24 mois au format texte ;
  • les bulletins paie de vos salariés des 24 derniers mois ; 
  • les exports d'état des charges et cotisations des 2 derniers mois ;
  • les provisions de congés payés.

 

Débuter sur PayFit 

ℹ️Une fois les documents transmis, vous devrez impérativement compléter les 6 étapes de l'onglet "Débuter sur PayFit" (ci-dessous) avant d'exécuter votre première paie sur PayFit.

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1. Accepter les Conditions Générales d’Utilisation 

C’est la première étape pour configurer votre compte : vous devez simplement accepter les CGU en cochant la case correspondante pour pouvoir continuer.

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2. Informations générales

  • SIRET

Votre SIRET est votre identifiant en tant que société. Il se compose de votre numéro SIREN (9 chiffres) + Code NIC (5 chiffres). 
💡Vous pouvez retrouver cette information sur votre page societe.com ou votre Kbis.

  • Date d'immatriculation au RCS

C’est la date à laquelle vous avez déclaré votre entreprise auprès du Registre du commerce et des sociétés.
💡Vous pouvez retrouver cette information sur votre page societe.com ou votre Kbis.

  • Convention collective

Au moment de l'inscription, nous vous demandons quelle est votre convention collective, pour gagner du temps par la suite. 
💡Si vous ne la connaissez pas : pas de problème ! Nos experts vous aideront sans problème à l'identifier.

  • Code NAF / APE 

Ce code identifie la branche d'activité principale de votre société et est fourni lors de l'immatriculation de la société au RCS.
💡Vous pouvez retrouver cette information sur votre page societe.com ou votre Kbis.

  • Adresse

L’adresse déclarée pour votre entreprise sera déjà remplie, il vous suffit simplement de la vérifier.
💡Vous pouvez retrouver cette information sur votre page societe.com ou votre Kbis.

  • Mode de paiement des cotisations sociales

Vous devez choisir votre mode de paiement pour les cotisations sociales : 

  1. Soit par prélèvement SEPA : via la DSN qui est gérée par PayFit ;
  2. Soit par chèque ou par virement : ce sera donc à vous de gérer tous les paiements aux organismes de votre côté. Par conséquent, en cas d’erreur(s), votre compte PayFit ne sera pas à jour et nous devrons gérer les éventuelles régularisations en conséquence.
  • Coordonnées bancaires

PayFit vous demande les informations du compte bancaire qui sera utilisé pour le prélèvement des cotisations et les virements des salaires à vos employés : IBAN puis BIC.
⚠️Vous devez indiquer
les coordonnées du compte bancaire que vous avez déclaré à la DGFIP pour le Prélèvement A la Source (ou PAS, l’impôt sur le revenu). Il faudra ensuite cocher la case correspondante pour confirmer qu’il s’agit bien de ce compte. 

💡Si jamais vos coordonnées bancaires diffèrent selon les versements à effectuer (par exemple : vous payez les cotisations URSSAF avec un compte bancaire et la mutuelle / prévoyance avec un autre), cocher la case correspondante et remplissez les coordonnées bancaires supplémentaires.

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3. Congés et absences

  • Méthode de décompte des congés payés

ℹ️Il existe deux méthodes de décompte des congés payés : en jours ouvrés ou en jours ouvrables.
💡Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Ajouter des congés payés : principes, règles d'acquisition et de décompte.
En fonction de votre convention collective, PayFit remplit automatiquement ce champ avec la méthode adéquate.
👉Cependant, vous pouvez tout de même le modifier si vous le souhaitez. 

  • Report des congés payés

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de reporter le solde des congés payés N-1 sur le compteur du salarié à la fin de la période de référence des congés payés (au 31 mai).

 ℹ️En principe, les congés payés (CP) acquis par un salarié doivent être pris pendant la période de référence (fixée légalement du 1er juin au 31 mai de l'année suivante).
🤷‍♂️Si vous ne cochez pas cette case, les jours de congés non pris seront considérés comme perdus.

  • Subrogation

PayFit vous demande si vous appliquez ou non la subrogation concernant le versement des IJSS par la Sécurité Sociale, en cas d'arrêt maladie.
💡Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : La différence entre les IJSS, le maintien employeur et la subrogation et à comprendre le schéma ci-dessous

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4. Organismes 

  • Déclarations sociales

Ici, on vous demande la date d’échéance de l'envoi de votre DSN mensuelle. 
ℹ️En effet, vos cotisations doivent être payées au cours du mois suivant la période de paie ; au plus tard le 5 du mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et au plus tard le 15 du mois dans tous les autres cas.

  • URSSAF

  1. La Caisse régional URSSAF est celle qui correspond à la région du code postal de l'adresse de la société.
  2. Vous devez ici choisir la périodicité de paiement : mensuelle ou trimestrielle.

  • Retraite

  1. Vous devez ici choisir la périodicité de paiement : mensuelle ou trimestrielle.
    ⚠️Depuis le 1er janvier 2020, tous les organismes collecteurs des cotisations “Retraite” appliquent un paiement mensuel.

  2. On vous demande le mode de paiement pour l’URSSAF / Retraite :
  • Soit par prélèvement SEPA : via la DSN qui est gérée par PayFit ;
  • Soit par chèque ou par virement : ce sera donc à vous de gérer tous les paiements aux organismes de votre côté. Par conséquent, en cas d’erreur(s), votre compte PayFit ne sera pas à jour et nous devrons gérer les éventuelles régularisations en conséquence.

  • Prévoyance / Mutuelle

  1. Vous devez ici choisir la périodicité de paiement pour la mutuelle et la prévoyance : mensuelle ou trimestrielle.
  2. On vous demande le mode de paiement pour l’URSSAF / Retraite :
  • Soit par prélèvement SEPA : via la DSN qui est gérée par PayFit ; 
  • Soit par chèque ou par virement : ce sera donc à vous de gérer tous les paiements aux organismes de votre côté. Par conséquent, en cas d’erreur(s), votre compte PayFit ne sera pas à jour et nous devrons gérer les éventuelles régularisations en conséquence.

 1️⃣Si c’est votre toute première paie (vous venez de signer chez PayFit) : vous pouvez cocher “Je n’ai pas encore de contrat de mutuelle ou de prévoyance” si vous ne les possédez pas encore.

 

5. Autres paramètres de l’établissement

  • A propos de la société en 2019

Pour votre SIREN, la société est composée soit de :

  • 1 établissement (1 seul SIRET) 
  • plusieurs établissements (plusieurs SIRET mais le même SIREN)

⚠️Si vous avez plusieurs établissements, les données concernant la société seront à renseigner plus bas.

  • Effectifs en 2019

Pour commencer, on vous demande de renseigner l’effectif moyen de votre entreprise sur l’année 2019. Cette information est primordiale car elles détermine certains taux de cotisations.
💡Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Le calcul des effectifs (moyen annuel et global), l'action requise et les dépassements de seuils.

 On vous demande ensuite les dépassements de certains seuils d’effectif.

  • Si vous avez plusieurs établissements, vous devrez également remplir l’effectif tous établissements confondus en 2019 (pour tous vos SIRET).

⚠️Si vous avez dépassé certains seuils d’effectif, PayFit vous demandera des informations complémentaires.

💡Si vous avez des difficultés à remplir ces informations, n’hésitez pas à échanger avec votre interlocuteur privilégié chez PayFit

  • Accident du Travail et Maladie Professionnelle (AT/MP) 

Le code risque accident de travail à cinq caractères est un code d'activité professionnelle affecté à chaque section d'établissement. 

Le taux AT/MP est transmis par la CPAM tous les ans, il détermine le pourcentage de cotisations à l'Assurance Maladie & Accident du Travail.

💡Vous pouvez retrouver ces deux informations dans votre espace URSSAF, dans Compte > Cotisations > Historique des taux AT.
Ensuite, il faut cliquer sur le SIRET correspondant et se référer à la période la plus récente (⚠️car les dates ne sont pas nécessairement dans l'ordre).

 ⚠️Si votre établissement a plusieurs codes risques / taux AT/MP, cochez s’il vous plaît la case correspondante.

  • JEI / JEU

ℹ️Le statut JEI (Jeune Entreprise Innovante) est un statut spécifique pour les entreprises qui investissent dans la recherche et le développement (R&D). 
Le fait d'être JEI ou JEU (Jeunes Entreprises Universitaires), permet de bénéficier de certaines exonérations sociales et fiscales. 

💡Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Le statut JEI et JEU.

  • Si votre entreprise est JEI, vous devez renseigner le montant de l'exonération appliqué depuis le début de l'année, avant l'arrivée sur PayFit
    (⚠️ Plafond qui équivaut à 205 680€)
  • Si vous n’êtes pas bénéficiaire de cette aide, il faudra cocher la case “Je confirme ne pas bénéficier d'exonération JEI/JEU pour l'année 2020.”
  • Informations manquantes

Si vous êtes arrivé en cours d’année (ce n’est pas votre toute première paie), vous devrez renseigner votre effectif moyen depuis le début de l’année avant PayFit.

  • Informations supplémentaires

PayFit vous pose encore quelques questions pour terminer :

 

6. PayFit Academy

🎉Vous allez maintenant accéder à la formation dispensée pour vous sur la PayFit Academy !

Nos experts formateurs ont élaboré des contenus ludiques pour vous permettre de prendre en main notre application facilement et en toute autonomie.

N’hésitez pas à vous rendre sur cet espace de formation via la bannière mise en avant sur la page d’accueil de notre Centre d’Aide ! 

ℹ️D’ailleurs, le Centre d’Aide est toujours disponible pour vous sur l’application PayFit.
👉Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le petit ❓bleu en bas à droite de votre écran.
✍️Vous pourrez également contacter votre interlocuteur PayFit via un formulaire dédié.