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Comment gérer vos titres restaurant Swile sur PayFit ?

Dernière mise à jour : Monday, November 9, 2020

Vous utilisez Swile (ex Lunchr) pour gérer vos titres restaurant ? PayFit et Swile combinent leurs expertises pour vous permettre de mieux les gérer et de faciliter le transfert des données entre nos deux services.

Grâce à cette intégration, vous pourrez notamment recharger ou commander des cartes tous les mois. Suivez le guide ! ⬇️

Première fois : connecter PayFit avec Swile

⚠️ Vous n'aurez besoin de faire cette configuration qu'une seule fois, pour rendre la fonctionnalité disponible dans PayFit. Au préalable, il faudra avoir activé le paramétrage automatique des tickets restaurant et votre compte Administrateur sur le site de Swile.

Comptabilité Swile

Rendez-vous dans : Mon établissement > Intégrations > Intégrations disponibles > Swile > Cocher "Activer l'intégration Swile" puis cliquer sur “Sauvegarder”.

image10.pngEnsuite, vous serez invité(e) à configurer la comptabilité en deux étapes.
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Identification du salarié

Pour permettre à PayFit et Swile de communiquer, vous devez choisir un mode d'identification : c'est à dire un moyen pour les deux services de reconnaître un même salarié.

image12.png Deux modes d'identification entre Swile et PayFit sont disponibles dans le menu déroulant  :

  • en utilisant l’adresse email des employés (par défaut et conseillé) ;
  • en utilisant les matricules (pas forcément utilisé, c'est un numéro identifiant unique).

ℹ️ PayFit vous propose d'utiliser l'adresse email comme mode d'identification par défaut. Néanmoins, vous pouvez choisir d’utiliser les matricules et la démarche sera similaire.

➡️ Une fois que vous avez choisi le mode d’identification, vous disposez de deux méthodes pour compléter.

⚠️ Attention : cette nouvelle étape est fondamentale pour identifier un même salarié entre les 2 solutions. Si l'identifiant diffère entre Swile et PayFit, le salarié concerné sera considéré comme nouveau : une nouvelle carte sera alors commandée pour lui.

 

Première méthode : en vérifiant manuellement les informations dans PayFit

Avec cette méthode (conseillée), vous allez associer vos salariés déclarés entre Swile et PayFit, directement dans le tableau “Paramétrages employés - Intégration Swile”.

1️⃣ Cliquez sur la flèche ⬇️ à côté de l'adresse email (ou du matricule) de l'employé ;

2️⃣ Cochez si vous voulez exclure le salarié sélectionné de l’intégration (s’il est exclu, les informations du salarié ne seront pas exportées vers Swile chaque mois) ;
💡 Vous pourrez toujours les inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

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3️⃣ Indiquez par “Oui” ou par “Non” si vos salariés sont enregistrés avec la même adresse email sur Swile et sur PayFit.
💡Pour savoir quelle adresse email est renseignée sur Swile, consultez l'encadré ci-dessous.

4️⃣ Si jamais vous avez indiqué “Non” car les adresses email sont différentes entre les deux services, indiquez dans le champ suivant l’adresse email qui est utilisée sur Swile.


Deuxième méthode : en important les informations via un fichier Excel

Avec cette méthode, vous allez importer plusieurs adresses email à la fois, en utilisant un fichier d'import Excel (conseillé pour les entreprises comportant de nombreux salariés).
💡 Cela nécessite donc de pouvoir modifier un fichier de ce type avec un logiciel compatible.

1️⃣ Cliquez sur "Importer les adresses email" (ou sur “Importer les matricules”) au dessus du tableau.
image7.png2️⃣ Cliquez ensuite sur "Télécharger un modèle" ;
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2️⃣ Dans la colonne “Voulez-vous exclure le salarié de l’intégration ?”, indiquez si vous voulez exclure le salarié sélectionné (s’il est exclu, les informations du salarié ne seront pas exportées vers Swile chaque mois) ;

image15.png💡 Vous pourrez toujours les inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

3️⃣ Indiquez dans la colonne “Utiliser le mail de PayFit” si vos salariés sont enregistrés avec la même adresse email sur Swile et sur PayFit.
💡Pour savoir quelle adresse email est renseignée sur Swile, consultez l'encadré ci-dessous.

4️⃣ Si jamais vous avez indiqué “Non” car les adresses email sont différentes entre les deux services, indiquez l’adresse email qui est utilisée sur Swile dans la dernière colonne.
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4️⃣ Chargez ensuite le fichier dans PayFit en cliquant sur "Ajouter un fichier" ;

5️⃣ Vérifiez que les données importées sont correctes ;

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➡️ Sur la gauche, vous pouvez voir les fiches des employés contenant les erreurs à corriger (elles sont signalées par un ⚠️) ;

6️⃣ Cliquez sur "Finaliser l'import".

▶️ Voilà, toutes les nouvelles données sont renseignées dans le tableau dédié !

Comment savoir avec quelle adresse email les employés sont enregistrés sur Swile ?

  • Rendez-vous sur votre espace client Swile ;
  • Puis "Nouvelle commande" ;
  • "Créditer les comptes de vos bénéficiaires" ;
  • "Importer via un fichier" ;
  • "Générer le fichier d’import".
    👉 Cela génère un fichier Excel qui comprend toutes les adresses email de vos salariés.

 

Format des exports mensuels

Chaque mois, vous allez pouvoir exporter les informations de PayFit vers Swile, ce qui vous permettra de recharger vos titres restaurants ou de commander de nouvelles cartes.

➡️ Le menu déroulant vous propose 2 choix pour le format des exports mensuels :
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1️⃣ Export de recharge - Un export pour recharger les cartes Swile de vos salariés.

2️⃣ Export de recharge et de commande - Un double export, donc en deux parties :

  • la première pour recharger les cartes Swile de vos salariés ;
  • la deuxième pour commander de nouvelles cartes.

Paramétrages pour les commandes de cartes

Juste en dessous, PayFit vous demande si vous souhaitez “donner le droit à l’utilisation des titres restaurants le dimanche à vos salariés”. En effet, c’est un choix possible de votre part, vous pouvez donc cocher la case si vous êtes d’accord.
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Ensuite, vous pouvez choisir à quelle adresse postale vous souhaitez envoyer les commandes de nouvelles cartes Swile.
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  •  Envoyer les nouvelles cartes automatiquement à l’adresse de votre entreprise : par défaut, les cartes Swile des employés seront envoyées à votre entreprise.

  • Envoyer les nouvelles cartes automatiquement à l'adresse du salarié : choisissez dans le menu déroulant qui s’affiche si vous souhaitez que la carte Swile soit envoyée à l'adresse du salarié telle qu’elle est renseignée sur Swile, ou bien sur PayFit.

ℹ️ L'option choisie déterminera par défaut l'adresse postale d’envoi, mais vous pourrez toujours la modifier si vous le souhaitez (lors de la commande de nouvelles cartes).

➡️ Terminez la configuration de l’intégration une bonne fois pour toutes en cliquant sur "Sauvegarder les changements" en bleu.

 

Chaque mois, comment recharger les cartes Swile ?

1️⃣ Rendez-vous dans PayFit > Intégrations > Swile ;

👉 Le tableau intitulé "Export Swile (chargement des titres)" affiche les montants mensuels à charger sur les cartes Swile pour chaque salarié.

2️⃣ Cliquez sur "Télécharger CSV" en dessous du tableau ;
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3️⃣ Quittez PayFit et rendez-vous sur le site de Swile, dans votre compte Administrateur. Sélectionnez "Nouvelle commande" > "Créditer les comptes de vos bénéficiaires" > "Importer via un fichier" ;

4️⃣ Cliquez sur "Importer via fichier", puis téléchargez l'export de vos employés (le CSV que vous avez téléchargé sur PayFit juste avant) ;

❗️Vérifiez bien qu’il n’existe pas de commande de cartes en cours (en bas à gauche et en rouge). En effet, si vous voyez s’afficher une nouvelle commande de cartes à cet endroit, cela signifie qu'il y a eu une erreur entre les adresses email ou les matricules. 
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💡 Si vous avez des commandes de cartes supplémentaires, vous pouvez vérifier que la clef d’identification indiquée sur PayFit lors du paramétrage soit la bonne. Pour cela, cliquez sur “Paramètres des salariés” en haut à droite dans l'onglet Swile sur PayFit.
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5️⃣ Cliquez sur "Continuer" ;

6️⃣ Pour finir, choisissez le jour où vous souhaitez créditer vos cartes et le mode de paiement.

Chaque mois, comment commander de nouvelles cartes Swile ?

Vous avez accès à cette démarche si vous avez choisi le format d'export mensuel : "Export de recharge et de commande" (ci-dessus👆).

1️⃣ Rendez-vous dans PayFit > Intégrations > Swile ;

👉 Le tableau intitulé "Export Swile (commande de carte)" affiche les employés pour qui de nouvelles cartes sont commandées (les derniers arrivés).

2️⃣ Cliquez sur "Télécharger CSV" en dessous du tableau ;
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2️⃣ Quittez PayFit et rendez-vous sur le site de Swile, dans votre compte Administrateur. Sélectionnez "Nouvelle commande" ;

3️⃣ Cliquez sur “Commander des cartes” > “Import via un fichier” > “Importer via un fichier existant”, puis téléchargez l'export de vos employés (le CSV que vous avez téléchargé sur PayFit juste avant) ;

4️⃣ Votre commande de cartes Swile s'affiche ! 

💡 Dès l'ajout d'un nouvel employé au sein de votre établissement, vous pourrez commander ici des cartes via un export sur PayFit puis import sur Swile.

 

🎉 Vous savez désormais tout ce qu’il faut pour utiliser l’intégration Swile et PayFit ! Si une interrogation subsiste, n'hésitez pas à contacter votre interlocuteur dédié.