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Comment gérer vos titres restaurant Swile sur PayFit ?

Dernière mise à jour : Friday, September 11, 2020

Vous utilisez Swile (ex Lunchr) comme solution dématérialisée pour gérer vos titres restaurant ? 

🎉 Bonne nouvelle : PayFit et Swile combinent leurs expertises pour vous permettre de gérer vos tickets resto en toute simplicité, et faciliter le transfert des données entre nos deux services !

Grâce à cette intégration, il vous sera plus simple de recharger vos cartes Swile, cela vous évitera de faire des erreurs et vous aurez moins de saisie à faire lors de l'arrivée d'un nouveau collaborateur.

Suivez le guide ! ⬇️

Activer la fonctionnalité sur PayFit

Comment savoir avec quelle adresse email mes employés sont enregistrés sur Swile ?

Comment recharger les cartes Swile ?

Comment commander de nouvelles cartes Swile via un export ?

Activer la fonctionnalité sur PayFit

Grâce à cette intégration vous pourrez :

  • recharger vos cartes tickets restaurant via un import / export ;
  • commander plus facilement les nouvelles cartes tickets restaurant.

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il faut d'abord l'activer sur PayFit. 
⚠️ Cette activation ne doit être effectuée qu'une seule fois.

➡️ Pour cela, rendez-vous dans : Mon établissement > Intégrations > Intégrations disponibles > "Activer l'intégration Swile".

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Ensuite, vous devrez choisir le mode d'identification qui va permettre de reconnaître les salariés entre Swile et PayFit.

💡Le mode d'identification est donc le moyen pour PayFit et Swile de reconnaître un même salarié.

 Vous devrez choisir un mode d'identification commun entre les deux services :

  • soit par email (par défaut et conseillé)
  • soit par matricule (c'est un numéro identifiant unique, pas toujours utilisé : explications).

Une fois que vous avez choisi par quel mode vous souhaitez effectuer l'activation, vous aurez le choix de la méthode : 

  • soit directement dans l'application PayFit (conseillé)
  • soit via un fichier d'import Excel (qui nécessite donc de pouvoir modifier un fichier de ce type).

⚠️ Attention : cette étape est fondamentale pour identifier un même salarié entre les deux solutions. Si l'identifiant diffère entre Swile et PayFit, le salarié concerné sera considéré comme nouveau ; donc une une carte Swile sera commandée pour lui.

Option 1 : Identification via l'adresse email

ℹ️ PayFit vous propose d'utiliser l'adresse email comme mode d'identification par défaut.

Vous pouvez importer manuellement depuis le tableau dédié dans PayFit (Choix A) ou importer plusieurs adresses email à la fois depuis un fichier Excel (Choix B).

Email : renseigner les adresses email manuellement dans PayFit (Choix A)

1️⃣ Cliquez sur la flèche à côté de l'adresse email de l'employé ;

2️⃣ Choisissez si vous souhaitez que le salarié soit inclus dans les exports pour Swile ou non ;

3️⃣ Les adresses email renseignées sur PayFit et Swile sont-elles similaires ?

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  • Si vos salariés sont enregistrés avec la même adresse email sur PayFit et Swile : cliquez sur "oui".
  • Si vous salariés sont enregistrés avec des adresses email différentes sur PayFit et Swile : cliquez sur "non".

💡Pour rappel, pour savoir quelle adresse email est renseignée sur Swile, consultez le premier paragraphe de cet article.

➡️ Si vous avez renseigné que les adresses email sont différentes entre PayFit et Swile : renseignez les adresses email renseignées sur Swile, dans la colonne dédiée.

 

Email : Import via un fichier Excel (Choix B)

1️⃣ Cliquez sur "Importer les adresses email" puis "Télécharger un modèle Excel" ;

2️⃣ Choisissez si vous souhaitez que le salarié soit inclus dans les exports pour Swile ou non ;

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  • Si vous souhaitez l'exclure de l'intégration : cliquez sur "oui" : cela signifie que le salarié ne sera pas intégré dans les exports pour Swile.
  • Si vous souhaitez l'inclure de l'intégration : cliquez sur "non" : cela signifie que le salarié sera intégré dans les exports pour Swile.

💡 Vous pourrez toujours les inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

3️⃣ Les adresses email renseignées sur PayFit et Swile sont-elles les mêmes ?

  • Si vos salariés sont enregistrés avec la même adresse email sur PayFit et Swile : cliquez sur "oui".
  • Si vous salariés sont enregistrés avec des adresses email différentes sur PayFit et Swile : cliquez sur "non".

💡Pour rappel, pour savoir quelle adresse email est renseignée sur Swile, consultez le premier paragraphe de cet article.

➡️ Si les adresses email renseignées diffèrent entre PayFit et Swile : renseignez les adresses email renseignées sur Swile dans la colonne "adresse email renseignée sur Swile".

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4️⃣ Chargez ensuite le fichier dans PayFit en cliquant sur "charger votre fichier" ;

5️⃣ Vérifiez que les données importées sont correctes :

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➡️ Sur la gauche, vous pouvez voir les fiches des employés où il y a une erreur sur l'import (les erreurs sont signalées par ⚠️) ;

6️⃣ Cliquez sur "Finaliser l'import".

▶️ Toutes les nouvelles données seront renseignées dans le tableau dédié

 

Option 2 : Identification via le matricule

💡Retrouvez plus d'informations dans cette fiche d'aide.

Matricule : Renseigner les adresses email dans PayFit (Choix A)

 1️⃣ Cliquez sur la flèche à côté du nom de l'employé ;

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2️⃣ Choisissez si vous souhaitez que le salarié soit inclus dans les exports pour Swile ou non ;

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  • Si vos salariés sont enregistrés avec la même adresse email sur PayFit et Swile : cliquez sur "oui".
  • Si vous salariés sont enregistrés avec des adresses email différentes sur PayFit et Swile : cliquez sur "non".

💡 Vous pourrez toujours les inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

3️⃣ Vous devez donner la mode d'identification : inscrivez le matricule de chaque salarié inclus dans l'intégration ;

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💡Pour rappel, pour savoir quelle adresse email est renseignée sur Swile, consultez le premier paragraphe de cet article.

➡️ Si vous avez renseigné que les adresses email sont différentes entre PayFit et Swile : renseignez les adresses email renseignées sur Swile, dans la colonne dédiée.

Matricule : Import depuis un fichier Excel (Choix B)

1️⃣ Cliquez sur "Importer les matricules" puis "Télécharger un modèle Excel" ;

2️⃣ Choisissez si vous souhaitez que le salarié soit inclus dans les exports pour Swile ou non ;

Capture_decran_2020-07-10_a_11.43.41__2_.png

  • Si vous souhaitez l'exclure de l'intégration : cliquez sur "oui", cela signifie que le salarié ne sera pas intégré dans les exports pour Swile.
  • Si vous souhaitez l'inclure de l'intégration : cliquez sur "non", cela signifie que le salarié sera intégré dans les exports pour Swile.

💡 Vous pourrez toujours les inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

3️⃣ Renseigner le mode d'identification "Matricule" puis inscrivez le matricule de chaque salarié que vous souhaitez inclure dans l'export.

Capture_decran_2020-07-10_a_11.59.51.png

💡Pour rappel, pour savoir quelle adresse email est renseignée sur Swile, consultez le premier paragraphe de cet article.

4️⃣ Chargez le fichier dans PayFit : cliquez sur "charger votre fichier" ;

5️⃣ Vérifiez que les données importées sont correctes :

Capture_decran_2020-07-10_a_11.51.03.png

➡️ Sur la gauche, vous pouvez voir les fiches des employés où il y a une erreur sur l'import (les erreurs sont signalées par ⚠️) ;

6️⃣ Cliquez sur "Finaliser l'import".

▶️ Toutes les nouvelles données seront renseignées sur le tableau dédié

 

Export des données vers Swile

Grâce à cet export PayFit x Swile, vous pourrez transférer tous les mois en quelques clics les informations dans Swile pour recharger les titres restaurant et / ou commander de nouvelles cartes.

➡️Vous disposez de 3 choix pour l'export :

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1️⃣ Export de recharge (qui est le choix par défaut)
En choisissant le mode recharge, vous aurez accès tous les mois à un export pour recharger les cartes Swile de vos salariés !

2️⃣ Export de recharge et de commande
⇒ En choisissant le mode recharge et commande, vous aurez accès tous les mois à deux exports :

  • un pour recharger les cartes Swile de vos salariés
  • un autre pour commander des nouvelles cartes Swile.

3️⃣ Export complet
⇒ En choisissant le mode complet, vous aurez accès à un seul export pour vous permettre de recharger et commander les cartes Swile de vos salariés !

⇒ L'export de recharge correspond au montant de recharge des cartes du mois dont la paie a été générée.

Paramétrage pour commander des cartes 

Vous pouvez choisir à quelle adresse postale vous souhaitez envoyer les nouvelles cartes Swile.

➡️ Choisissez l'une des 3 options suivantes :

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⚠️L'option choisie déterminera par défaut l'adresse postale à laquelle votre nouvelle carte va être envoyée, mais vous pourrez toujours modifier l'adresse si vous le souhaitez (lors de la commande de nouvelles cartes).

1️⃣ Envoyer les nouvelles cartes automatiquement à l’adresse de votre entreprise : par défaut les employés recevront la carte Swile à l'adresse de votre entreprise.

2️⃣ Envoyer les nouvelles cartes automatiquement à l'adresse du salarié :

Choisissez si vous souhaitez que la carte Swile soit envoyée à l'adresse du salarié renseignée sur :

  • Swile
  • PayFit

Puis terminez en cliquant sur "Valider".
 

Les différents exports

Afin de recharger vos cartes Swile, téléchargez un fichier Excel (format CSV) depuis PayFit et importez-le ensuite directement sur Swile.

⚠️ Vous aurez accès à cet export seulement si vous avez réaliser le paramétrage ci-dessus au préalable ! 

➡️ Pour accéder à la page de l'intégration PayFit x Swile, rendez-vous sur PayFit : Intégrations > Swile pour avoir accès aux imports / exports.

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Sur cette page, vous avez accès à 3 tableaux :

  • Tableau 1 : Les montants mensuels à charger sur les carte Swile pour chaque salarié.
  • Tableau 2 : Les employés qui sont en attente d'être intégrés aux exports Swile x PayFit.
    Si vous souhaitez les intégrer, vous pouvez remplir directement leurs modes identification depuis ce tableau.
  • Tableau 3: Les employés non intégrés dans les exports Swile x PayFit (ceux que vous avez choisi d'exclure des exports Swile x PayFit).

Si vous avez choisi le mode d'export : Export de recharge et de commande 👆, vous aurez accès un quatrième tableau avec l'export de commande de cartes :

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Comment savoir avec quelle adresse email mes employés sont enregistrés sur Swile ?

➡️ Pour trouver quelle adresse email est renseignée pour vos employés sur Swile :

  • Rendez-vous sur votre espace client Swile ;
  • Puis "Nouvelle commande" ;
  • "Créditer les comptes de vos bénéficiaires" ;
  • "Importer via un fichier" ;
  • "Générer le fichier d’import“.
    👉 Cela génère un fichier Excel qui comprend toutes les adresses email de vos salariés.

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Comment recharger les cartes Swile ?

1️⃣ Rendez-vous dans PayFit > Intégrations > Swile, puis cliquez sur "Télécharger le CSV" en bas du tableau "Export Swile complet".

2️⃣ Rendez-vous sur Swile ("Nouvelle commande"> "Créditer les comptes de vos bénéficiaires"> "Importer via un fichier") ;

3️⃣ Cliquez sur "Importer un fichier existant", puis téléchargez l'export de PayFit.

⚠️ Attention : vérifiez qu'il n'est pas de commande de cartes en cours (en bas à gauche en rouge, où il est inscrit le nombre de demande de cartes).
En effet, s'il y a une nouvelle commande de cartes, cela signifie qu'il y a eu une erreur entre les adresses email ou les matricules. Dans ce cas, il faudra revenir sur l'intégration.

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4️⃣ Cliquez sur "Continuer"

5️⃣ Pour finir, choisissez le jour où vous souhaitez créditer vos cartes et le mode de paiement.

 

Comment commander de nouvelles cartes Swile via un export ?

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez commander des cartes via un export / import dès l'onboarding d'un nouvel employé sur PayFit.

Vous avez accès à cette fonctionnalité si vous avez choisi le mode d'export : "Export de recharge et de commande" 👆.
Vous aurez alors accès à un tableau Export pour commander des cartes :

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1️⃣ Rendez-vous sur PayFit (Intégration> Swile), puis cliquez sur "Télécharger le CSV" en bas du tableau Export Swile (commande de carte) ;

2️⃣ Rendez-vous sur Swile > "Nouvelle commande" ;

3️⃣ Cliquez sur Commander des cartes> Import via un fichier > Importer via un fichier existant, puis faites glisser le fichier de l'export de PayFit ;

4️⃣ Votre commande de cartes Swile s'affiche !