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Comment transférer vos variables de paie et absences liées à vos plannings Snapshift sur PayFit ?

Dernière mise à jour : Wednesday, September 23, 2020

Vous utilisez Snapshift comme solution de gestion de planning et de personnel ?

🎉 Bonne nouvelle : PayFit et Snapshift combinent leurs expertises pour vous aider à gagner en productivité !

Grâce à cette intégration et à la mise en compatibilité de nos exports-imports, l'ensemble des variables de paie et absences liées à vos plannings dans Snapshift est désormais exportable directement vers PayFit.

Pour tout savoir sur la mise en compatibilité des exports-imports et l'utilisation de cette intégration, suivez le guide ! ⬇️

Comment activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre solution de planning ?

Au sein de l'onglet Intégrations > Intégrations disponibles, vous avez la possibilité d'activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre logiciel de planning.

PayFit-Snapshfit_-_activer_la_compatibilite__solution_planning.png

1️⃣ Renseignez le nom de votre solution de planning, à savoir Snapshift.

PayFit-Snapshfit_-_quelle_solution_planning_utilisez_vous.png

2️⃣ Autorisez votre solution de planning à rendre vos rapports de paie et d'absences compatibles avec PayFit.

PayFit-Snapshfit_-_activation_import_export.png

3️⃣ Vous pouvez choisir, si vous le souhaitez, d'exclure certains de vos employés de la mise en compatibilité des exports-imports avec la solution de planning. Par défaut tous vos employés sont concernés. 

👉 Si vous décidez d'exclure certains de vos employés, il sera nécessaire de continuer à renseigner les absences et les éléments variables de paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, repas, etc) de ces employés directement dans PayFit.

PayFit-Snapshift_-_Activer_la_mise_en_compatibilite_Snapshift.png

Vous venez d'activer la mise en compatibilité de Snapshift et PayFit ! 

A présent, il vous reste à gérer la configuration des profils employés ⬇️.

Comment associer les profils "Salarié" sur Snapshift et PayFit ?

👉 Snapshift et PayFit étant deux solutions distinctes, nous avons besoin de nous assurer que les données que vous transférez d'une plateforme à une autre correspondent bien aux mêmes employés, en les identifiant de la même façon.

Pour cela rien de plus simple, lors de la configuration de la compatibilité, vous retrouvez la liste des identifiants des salariés sur PayFit.

Pour commencer la configuration, cliquez sur "Exporter les identifiants de mes employés sur Snapshift".

PayFit-Snapshfit_-_1ere_Configuration_a_faire.png

La liste des identifiants de vos salariés apparaît : 

PayFit-Snapshfit_-_import_identifiant_salarie.png

Ensuite deux méthodes s'offrent à vous.

Méthode 1 : télécharger la liste des identifiants via le fichier CSV. Puis contactez votre customer success Snapshift. Celui-ci pourra importer en une seule fois le fichier CSV contenant l'ensemble des identifiants PayFit. Cette manipulation n'est pas encore possible de façon autonome.

💡 Cette méthode pourra vous faire gagner du temps lors de la mise en compatibilité des deux solutions.

Méthode 2 : copier les identifiants de manière individuelle. Puis rendez-vous sur Snapshift pour coller les identifiants PayFit dans les informations personnelles du salarié dans le champ matricule présent ci-dessous :

PayFit-Snapshfit_-_matricule_snapshift.png

Répétez la manipulation à chaque fois qu'un nouveau salarié est ajouté sur PayFit !

💡Cette méthode peut être utilisée en cas d'arrivée de nouveaux salariés.

Comment bien paramétrer les données à importer sur PayFit depuis Snapshift ?

La seconde étape du paramétrage est la configuration de l’import des absences et variables de paie.
Voici les variables sur lesquelles nous vous demandons quelques précisions pour affiner le paramétrage entre Snapshift et PayFit :

1️⃣ Méthode de décompte des absences justifiées/injustifiées : vous pouvez choisir entre un décompte en heures ou en jours calendaires, selon la méthode que vous utilisez sur Snapshift pour les absences justifiées/injustifiées.

Nous vous demandons également de préciser si le décompte doit se faire en heures réelles ou en heures théoriques.

💡Dans le cas d'une valorisation selon la méthode des heures réelles, le calcul dépend du nombre de jours ouvrés du mois : salaire de base / (nombre de jours ouvrés x nombre d'heures travaillées par jour).
Une valorisation selon la méthode des heures théoriques se base quant à elle sur le nombre d'heures théoriques renseignées dans le contrat de travail : salaire de base / nombre d'heures théoriques.

Configuration_heures_re_eelles_heures_the_oriques.png

2️⃣ Espace employé : Snapshift et PayFit proposent toutes deux un espace employé qui permet aux employés de faire leurs demandes de congés et absences.

  • Si vos employés ont l'habitude de soumettre leurs demandes de congés et absences sur Snapshift, les congés validés sont directement affichés sur les plannings et ils seront importés dans PayFit en fin de mois pour la paie via le rapport téléchargé sur Snapshift.
  • Si vos employés ont l'habitude de soumettre leurs demandes de congés et absences via leur espace personnel PayFit, faites attention aux doublons. Vérifiez à ne pas importer une deuxième fois les variables via le rapport Snapshift. Sachez que la donnée ajoutée en premier sur PayFit sera celle qui primera.

3️⃣ Le décalage des périodes d'essai : vous pouvez choisir de décaler la période d'essai en fonction du nombre de jours d'absence. PayFit prendra en compte les absences importées depuis Snapshift pour décaler la période d'essai en conséquence.

PayFit-Snapshfit_-_periode-essai.png

4️⃣ Attestation de salaire : si vous répondez "oui" à cette question, PayFit fera la déclaration à la CPAM à votre place pour que vos employés reçoivent les IJSS.

PayFit-Snapshfit_-_attestation_salaire.png

💡 Pour rappel une attestation de salaire est un document rédigé par l'employeur à la suite d'un arrêt de travail ou d'un congé de son salarié, quel qu'en soit le motif. C'est sur la base de ce document que le salarié peut prétendre à des indemnités journalières auprès de l'Assurance Maladie. Ceci ne doit pas être confondu avec la DPAE (déclaration préalable à l'embauche).

5️⃣ Subrogation : les absences seront importées via le rapport Snapshift seulement en fin de mois, ce qui entraine un délai dans l'obtention des IJSS pour vos salariés. Si vous souhaitez que les salariés les perçoivent plus tôt, il suffit d'activer la subrogation, ce qui réduira le délai d'attente pour vos employés.

PayFit-Snapshfit_-_Configuration_de_limport_-_3.png

6️⃣ Congé sans solde et jour férié : vous pouvez choisir d'indemniser les jours fériés habituellement chômés lorsqu'ils se superposent à un congé sans solde. Cela permettra d'exclure ce jour férié de la retenue pour congé sans solde sur les bulletins de paie de vos employés.

PayFit-Snapshfit_-_Configuration_de_limport_-_4.png

7️⃣ Gestion des repas : si vous souhaitez que les repas (titres-restaurants, avantage en nature nourriture et indemnités repas) soient gérés grâce aux données entrées dans Snapshift au sein des créneaux (appelés "shifts" sur votre solution de gestion de planning), vous devez dans PayFit activer la gestion automatique des repas.

 

Comment activer l'intégration avec PayFit dans Snapshift ? 

Dans Snapshift, rendez-vous sur cette page pour activer l'intégration PayFit.

PayFit-Snapshfit_-_activation_sur_snapshift.png

 

Comment exporter mes variables de paie et absences depuis Snapshift ?

En fin de période et avant de clôturer votre paie, vous pouvez exporter vos rapports en un clic depuis Snapshift. Cet export comprend l'ensemble des absences et des éléments variables de paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, repas, etc).

Les heures supplémentaires majorées en fonction de votre convention collective et la récupération d’heures supplémentaires en repos compensateurs de remplacements sont également calculées.

👉 Rendez-vous dans votre espace administrateur Snapshift pour télécharger votre rapport de paie et absences.

PayFit-Snapshfit_-_rapport_paie_snapshift.png

 

Comment importer ces éléments dans PayFit ?

En fin de période et avant de clôturer votre paie, vous pouvez importer dans PayFit votre rapport exporté depuis Snapshift. Ce fichier est compatible entre les deux solutions et vous permet de limiter considérablement les retraitements.

Depuis votre espace administrateur PayFit au sein du menu Intégrations > Snapshift, cliquez sur "Importer mes données Snapshift" dans la partie "Import des données".

PayFit-Snapshfit_-_Configuration_et_import_des_donnees.png

Il n'est pas nécessaire de télécharger un modèle, vous pouvez directement importer le fichier téléchargé depuis Snapshift.

Vous pouvez visualiser toutes les variables prêtes à être importées, employé par employé pour faire une dernière vérification, une dernière édition, ou ignorer certaines variables au besoin. Pour éditer, il vous suffit de cliquer sur la variable et de changer directement le montant/le champ.

Pour chaque employé, il y aura généralement deux fenêtres à vérifier, l'une correspondant aux éléments variables de paie et l'autres aux absences.

PayFit-Snapshfit_-_import_verification_HS.png

 

PayFit-Snapshfit_-_import.png

Pour valider et lancer l'import, cliquez sur "Finaliser l'import".

L'opération d'import des données est en cours de téléchargement : 

PayFit-Snapshfit_-_import_en_cours.png

 

Visualisation des données après l'import

Une fois votre rapport importé dans PayFit, vous pouvez retrouver un récapitulatif de toutes les données importées via Snapshift, regroupées par type de variables. Si vous identifiez des erreurs à ce stade, vous pouvez de nouveau importer uniquement les données manquantes ou erronées, en refaisant l'opération ci-dessus.

PayFit-Snapshfit_-_recap_import.png

 

Visualisation des données et des bulletins de paie

Vous voici maintenant prêt à générer votre paie ! Les dernières étapes restent les mêmes que celles dont vous avez l'habitude. Les variables importées (absences, congés, heures supplémentaires, etc) ayant un impact en temps réel sur les bulletins de paie, vous pouvez les visualiser avant la génération de la paie et vérifier l'évolution de vos charges et coûts associés.

Pour cela, rendez-vous dans Absences et Temps de travail > Congés et Absences

PayFit-Snapshfit_-_synthese_conges_absence.png

Puis dans Absences et Temps de travail > Heures sup./comp.

PayFit-Snapshfit_-_synthese_HS.png

Enfin grâce à l'onglet "Vérification des bulletins" dans Documents et Bulletins, vous pouvez vérifier une dernière fois l'intégralité de vos bulletins : 

PayFit-Snapshfit_-_verification_bulletin.png

Une fois la vérification effectuée, vous pouvez clôturer sereinement votre paie ! 

 

Quelles sont les données qui peuvent être exportées depuis le rapport de paie et absences de Snapshift ?

Voici l'ensemble des données récupérées depuis Snapshift :

  • Absences maintenues : ce sont les absences qui donnent lieu à un maintien de salaire de la part de l'employeur et qui nécessitent l'envoi d'une attestation de salaire.
    • Maladie
    • Maternité / Paternité / Adoption
    • Accident du travail
    • Maladie professionnelle
  • Absences non maintenues : absences qui ne nécessitent pas l'envoi d'une attestation de salaire.
    • Absences justifiées
    • Absences injustifiées
    • Congés sans solde
    • Congé parental
    • Congé exceptionnel
    • Mise à pied conservatoire et disciplinaire
  • Congés payés
  • RTT
  • Repos
  • Travail des jours fériés (hors 1er mai)
  • Indemnités repas
  • Avantage en nature nourriture
  • Titres restaurants
  • Heures supplémentaires et complémentaires compensées financièrement
  • Heures supplémentaires et complémentaires compensées par du repos

Il vous restera à gérer sur PayFit :

  • Temps partiel thérapeutique
  • Activité partielle
  • Accident de trajet
  • Heures de nuit et du dimanche
  • Travail le 1er mai
  • Primes
  • Frais de transport
  • Avantages en nature (autre que nourriture)
  • Frais professionnel
  • Notes de frais
  • Acompte et avance