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Snapshift : comment transférer vos variables de paie et absences liées à vos plannings sur PayFit ?

Dernière mise à jour : vendredi 16 avril 2021

Vous utilisez Snapshift comme solution de gestion de planning et de personnel ?

PayFit propose une intégration avec cette solution pour certaines conventions collectives.

En reliant votre compte PayFit et votre compte Snapshift, vous pouvez ainsi faire circuler l'information entre les deux plateformes.

Au sommaire

1️⃣ Pour quelles conventions collectives cette intégration est-elle disponible ? 

2️⃣ Activation (pour la première fois)

1. Comment activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre solution de planning (PayFit vers Snapshift) ?

2. Comment activer l'intégration avec PayFit dans Snapshift ? 

3️⃣ Configuration (pour la première fois et à chaque arrivée de nouveaux salariés)

- Faire correspondre les profils des employés entre Snapshift et PayFit

4️⃣ Utilisation (tous les mois)

1. Comment exporter les variables de paie et absences depuis Snapshift ?

2. Comment importer ces éléments dans PayFit ? 

3. Visualisation des données et des bulletins de paie

5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Snapshift ?

1️⃣ Pour quelles conventions collectives cette intégration est-elle disponible ? 

Grâce à cette intégration et à la mise en compatibilité de nos exports-imports, l'ensemble des variables de paie et d'absences liées à vos plannings dans Snapshift est désormais exportable directement vers PayFit.

Cette intégration est pour l’instant disponible pour les conventions collectives suivantes : 

  • Hôtel-Café-Restaurant (1979)
  • Restauration Rapide (1501)
  • Commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire (2216)
  • Commerce de détail des fruits et légumes, épicerie, produits laitiers (1505)
  • Commerces de détail non alimentaires (1517)
  • Commerce de détail de l'habillement et des articles textiles (1483)
  • Boulangerie-pâtisserie (0843)
  • Charcuterie de détail  (0953)

2️⃣ Activation (pour la première fois) 

1. Comment activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre solution de planning (PayFit vers Snapshift) ?

Au sein du menu Intégrations, dans la partie Intégrations disponibles, vous avez la possibilité d'activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre logiciel de planning.

1️⃣ Choisissez Snapshift et cliquez sur Activer

Inte_grations_disponibles.png

2️⃣ Lisez les CGV et certifiez en avoir pris connaissance, puis cliquez sur Autoriser.

Autoriser.png

3️⃣ L'intégration est activée, assurez vous qu’elle le soit aussi sur Snapshift. 

Inte_gration_active_e.png

2. Comment activer l'intégration avec PayFit dans Snapshift ? 

Dans Snapshift, rendez-vous sur cette page et cochez la solution PayFit pour activer l'intégration.

PayFit_active_.png

3️⃣ Configuration (pour la première fois et à chaque arrivée de nouveaux salariés)

Faire correspondre les profils des employés entre Snapshift et PayFit

Snapshift et PayFit étant deux solutions distinctes, nous avons besoin de nous assurer que les données que vous transférez d'une plateforme à une autre correspondent bien aux mêmes employés, en les identifiant de la même façon.

1️⃣ Pour commencer la configuration, sur PayFit cliquez sur Configurer puis sur "Lier PayFit et Snapshift".

Lier_PayFit_Snapshift.png

2️⃣ La liste des identifiants de vos salariés apparaît : 

Identifiants.png

Ce sont ces identifiants que vous allez pouvoir saisir dans Snapshift pour être certain que les deux applications communiquent correctement.

3️⃣ Ensuite deux méthodes s'offrent à vous.

➡️ Méthode 1 

Copiez les identifiants de manière individuelle.

Pour cela, gardez ce menu PayFit ouvert puis rendez-vous sur Snapshift. Accédez à votre compte administrateur et collez les identifiants PayFit dans les informations personnelles du salarié dans le champ matricule présent ci-dessous :

Matricule.png

💡 Répétez la manipulation à chaque fois qu'un nouveau salarié est ajouté sur PayFit !

➡️ Méthode 2 

Téléchargez la liste des identifiants via le fichier CSV. Puis contactez votre interlocuteur Snapshift. Celui-ci pourra importer en une seule fois le fichier CSV contenant l'ensemble des identifiants PayFit. Cette manipulation n'est pas encore possible de façon autonome.

💡 Cette méthode pourra vous faire gagner du temps lors de la mise en compatibilité des deux solutions.

Une fois la configuration terminée, cette page s'affiche. 

Activation_termine_e.png

4️⃣ Utilisation (tous les mois)

Tous les mois en fin de période vous devez suivre ces 3 étapes : 

  1.  Clôturez votre planning en fin de mois et téléchargez votre rapport de paie sur Snapshift ;
  2. Importez votre rapport de paie sur PayFit via le bouton bleu Importer mes données Snapshift ;
  3. Une fois l'import terminé, vous pouvez consulter vos bulletins mis à jour sur PayFit.

1. Comment exporter les variables de paie et absences depuis Snapshift ? 

En fin de période et avant de clôturer votre paie, exportez vos rapports depuis Snapshift. Cet export comprend l'ensemble des absences (sauf activité partielle) et des éléments variables de paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, repas, etc).

➡️ Rendez-vous dans votre espace administrateur Snapshift pour télécharger votre rapport de paie et absences.

Rapport_de_paie.png

2. Comment importer ces éléments dans PayFit ? 

En fin de période et avant de clôturer votre paie, importez dans PayFit votre rapport exporté depuis Snapshift. Ce fichier est compatible entre les deux solutions et vous permet de limiter considérablement les retraitements.

➡️ Depuis votre espace PayFit au sein du menu Intégrations > Snapshift, cliquez sur le bouton bleu "Importer mes données Snapshift" dans la partie "Import des données".

Importer_mes_donne_es.png

➡️ Visualisation des données après l'import

Une fois votre rapport importé dans PayFit, vous pouvez retrouver un récapitulatif de toutes les données importées via Snapshift en bas de la page. 

Si vous constatez des erreurs sur vos variables de paie, il vous suffit de refaire l’import avec les éléments corrigés. 

Re_capitulatif.png

💡 Si vous avez des questions liées à l’import, consultez la page d’informations présente directement sur l’application. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran "Informations sur l’import".

Informations_import.png

3. Visualisation des données et des bulletins de paie

Vous voici maintenant prêt à générer votre paie !

Les dernières étapes restent les mêmes que celles dont vous avez l'habitude. Les variables importées (absences, congés, heures supplémentaires, etc) ayant un impact en temps réel sur les bulletins de paie, vous pouvez les visualiser avant la génération de la paie et vérifier l'évolution de vos charges et coûts associés.

👉 Notez bien que certaines variables ne sont pas exportables depuis Snapshift (cf. 5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Snapshift ?). Il faut donc vous en occuper avant de clôturer la paie du mois en cours.

💡 Dernière astuce : sur PayFit, grâce à l'outil "Vérification des bulletins" dans le menu Documents et Bulletins, vous pouvez vérifier une dernière fois l'intégralité de vos fiches de paie avant de les valider (uniquement pour effectuer une relecture, mais pas la validation ni la clôture de paie).

Ve_rification_bulletins.png

Une fois la vérification effectuée, vous pouvez clôturer votre paie

5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Snapshift ?

Vous pouvez récupérer un grand nombre d’éléments depuis Snapshift :

  • Absences maintenues : ce sont les absences qui donnent lieu à un maintien de salaire de la part de l'employeur et qui nécessitent l'envoi d'une attestation de salaire :
    • Maladie ;
    • Maternité / Paternité / Adoption ;
    • Accident du travail ;
    • Maladie professionnelle.
  • Absences non maintenues : absences qui ne nécessitent pas l'envoi d'une attestation de salaire :
    • Absences justifiées ;
    • Absences injustifiées ;
    • Congés sans solde ;
    • Congé parental ;
    • Congé exceptionnel ;
    • Mise à pied conservatoire et disciplinaire.
  • Congés payés ;
  • RTT ;
  • Repos ;
  • Travail des jours fériés (hors 1er mai) ;
  • Indemnités repas ;
  • Avantage en nature nourriture ;
  • Titres restaurant ;
  • Heures de nuit et du dimanche ;
  • Heures supplémentaires et complémentaires compensées financièrement ;
  • Heures supplémentaires et complémentaires compensées par du repos.

Néanmoins, certaines données ne pourront être exportées et resteront à importer par vos soins. Il faudra donc saisir de façon classique dans PayFit ce type de variables : 

  • Temps partiel thérapeutique ;
  • Activité partielle (pour importer de l'activité partielle en masse, veuillez suivre les indications de cet article dédié) ;
  • Accident de trajet ;
  • Travail le 1er mai ;
  • Primes ;
  • Frais de transport ;
  • Avantages en nature (autre que nourriture) ;
  • Frais professionnel ;
  • Notes de frais ;
  • Acompte et avance.