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Comment gérer vos données Skello sur PayFit ?

Dernière mise à jour : Sunday, November 8, 2020

Vous utilisez le logiciel Skello dans votre entreprise ? Cette solution est directement intégrée à PayFit. 

Grâce à notre compatibilité, vos variables sont directement exportables de Skello vers Payfit. Suivez le guide détaillé ci-dessous et / ou regardez la vidéo qui résume les étapes pour tout savoir ! ⬇️

Première fois : connecter PayFit avec Skello

➡️ Dans votre espace Mon établissement, rendez-vous dans l'onglet Intégrations > Intégrations disponibles.

1️⃣ Cliquez ensuite sur “Gérer la compatibilité” dans la partie “Solution de planning” ;

2️⃣ Indiquez “Skello” dans le menu déroulant puis autorisez PayFit à rendre vos rapports de paie et d'absences compatibles en cochant la case correspondante.image12.png

3️⃣ Ensuite, vous pouvez paramétrer l’activation au niveau employé en choisissant d'en exclure certains si vous le souhaitez. Par défaut, tous vos employés sont inclus.
image4.pngSi c’est votre souhait, il faudra cocher la case correspondante ci-dessus, puis un tableau affichera l’ensemble de vos salariés. Vous n’aurez qu’à cliquer sur “Oui” à côté de la personne que vous souhaitez exclure, puis cocher la case “Je souhaite exclure le salarié de l'intégration avec une solution de planning”.
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❗️ Si vous excluez certains de vos employés, vous devrez continuer à renseigner l’ensemble de leurs absences et éléments variables de paie manuellement dans PayFit (absences, congés, heures supplémentaires, heures complémentaires, repas, etc). 

4️⃣ Terminez l'activation de la connexion entre PayFit et Skello en cliquant sur “Je valide la compatibilité” au bas de la page.

Comment activer la connexion avec PayFit dans Skello?

Vous devez demander à votre chargé de compte Skello qu'il active l'intégration avec PayFit.

 

Comment associer les profils des employés entre Skello et PayFit ?

👉 Rendez-vous dans l’onglet “Intégrations” > “Planning”.
Pour permettre à PayFit et Skello de communiquer, vous avez accès à la liste des identifiants des salariés sur PayFit. Ces identifiants vont permettre à nos à deux solutions de reconnaître un même salarié.

Pour commencer, cliquez sur "Ajouter les identifiants de mes employés sur Skello".
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Vous accédez alors à la liste des identifiants de vos salariés :
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➡️ Maintenant, rendez-vous sur Skello, et accédez à votre compte administrateur. Il va falloir copier dans PayFit chaque identifiant de salarié, puis le coller dans le champ “Matricule de paie” dans les informations personnelles de vos employés sur Skello.

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Une fois que vous avez ajouté tous les identifiants PayFit de vos salariés sur Skello, confirmez la manipulation en cochant la case “Je confirme avoir ajouté les identifiants de mes salariés sur Skello” puis cliquez sur “Sauvegarder les changements” pour terminer.

❗️Cette manipulation est à répéter à chaque fois qu'un nouvel employé est ajouté dans PayFit.

 

Comment paramétrer les données à récupérer pour PayFit ? 

👉 Rendez-vous dans l’onglet “Intégrations” > “Planning”. Vous allez maintenant configurer les données qui seront importées depuis Skello vers PayFit : nous allons vous demander des précisions pour affiner votre paramétrage. 

➡️ Dans la partie intitulée “Import des données”, cliquez sur le bouton “Paramétrage de l'import”.
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1️⃣ Pour commencer, PayFit vous demande quelle est la méthode de décompte des absences justifiées / injustifiées que vous appliquez dans votre entreprise : en heures ou en jours calendaires.
❗️Cette méthode doit être la même que celle que vous utilisez sur Skello.
Si le choix est en heures, il faut préciser si ce sont des heures réelles ou théoriques.
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💡Si vous utilisez la méthode des heures réelles, le calcul dépend du nombre de jours ouvrés du mois : salaire de base / (nombre de jours ouvrés x nombre d'heures travaillées par jour).

Si vous utilisez la méthode des heures théoriques, le calcul est salaire de base / nombre d'heures théoriques.

2️⃣ Espace employé : Puisque vous pouvez faire vos demandes d’absences sur PayFit et Skello, il faut bien faire attention à ne les soumettre que sur un seul des deux outils. 

  • Si la soumission se fait via Skello, les informations seront transmises vers PayFit en fin de mois. 
  • Si la soumission se fait via PayFit, les informations seront automatiquement enregistrées.

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3️⃣ Le décalage des périodes d'essai : si votre employé cumule des jours d’absence, cela peut décaler sa période d’essai. En décochant cette case ci-dessus ☝️, vous n’appliquez pas ce décalage. 

4️⃣ Attestations de salaire : Indiquez  si vous souhaitez que PayFit se charge de transmettre les attestations de salaire à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM ou Sécurité Sociale) pour vous.  
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💡 Pour en savoir plus sur les attestations de salaire, rendez-vous sur cet article dédié.

❗️Ce champ s'affiche seulement si la subrogation n'est pas activée.
4️⃣ BIS Subrogation : Si vos employés cumulent des absences maladie, l’attestation de salaire ne sera envoyée qu’en fin de mois et les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) seront perçues en décalé. Pour qu’ils puissent les percevoir en temps et en heure, vous pouvez activer la subrogation. 

5️⃣ Congé sans solde et jour férié : si votre employé décide de poser un congé sans solde sur un jour férié qui est chômé, vous pouvez l’indemniser. Cette journée lui sera donc payée. 
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6️⃣ Heures supplémentaires non contractuelles : les heures supplémentaires sont majorées en fonction de votre convention collective. Cependant, la méthode de compensation doit être choisie par défaut sur PayFit, parmi les trois suivantes :

  1. Paiement 
  2. Repos compensateur
  3. Paiement et repos

7️⃣ Gestion des repas : si vous souhaitez que les indemnisations déjeuner soient générées depuis Skello en fonction de vos shifts, il faut activer “la gestion automatique des repas” dans PayFit. 

Pour terminer, cochez la case “Je confirme avoir pris connaissance de ces paramétrages” puis cliquez sur “Sauvegarder les changements".

 

Chaque mois, comment exporter vos variables de paie et d’absence depuis Skello ?

En fin de période de paie et avant de la clôturer, vous devez exporter vos rapports depuis Skello. Cet export comprend deux différents fichiers d’export, au format Excel : 

  • Le premier comprend l'ensemble des absences de vos employés ;
  • Le second comprend l'ensemble des éléments de variables de paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, nombre de repas, absences, congés).

👉 Rendez-vous dans l'onglet “Rapport sur Skello, au niveau du haut de la page :
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Puis cliquez sur le petit engrenage en haut à droite et ensuite sur "Exporter vers PayFit", puis choisissez d’exporter les données pour tous vos employés ou non.

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➡️ Depuis votre espace administrateur PayFit, rendez-vous dans le menu Intégrations > Planning.
Dans la partie "Import des données", vous aurez le choix entre "Importer mes variables de paie” ou bien “Importer mes absences”. Il faudra alors charger les exports correspondants, préalablement téléchargés sur Skello.
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➡️ Vous pouvez alors visualiser toutes les variables prêtes à être importées, employé par employé. Cela vous permet d’effectuer votre vérification, une édition, ou encore d’ignorer certaines variables si besoin.
💡Pour éditer, il vous suffit de cliquer sur la variable concernée et de changer directement le montant / le champ concerné.
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Une fois que tout est correct, lancez l'import en cliquant sur "Finaliser l'import".
⚙️ L'opération d'import des données se lance ensuite :
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Une fois votre rapport importé dans PayFit, vous retrouvez sur la page initiale un récapitulatif de toutes les données importées via Skello, regroupées par type de variables. 
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👉Si vous constatez des erreurs sur vos variables de paie, il vous suffit de refaire l’import avec les éléments corrigés. 

Vous voici maintenant prêt à générer votre paie du mois ! 

Les dernières étapes restent les mêmes que celles dont vous avez l'habitude. Les variables importées sont directement intégrées dans les bulletins de paie des employés.
❗️Certaines variables ne sont pas exportables depuis Skello. Il faut donc vous en occuper avant de clôturer la paie du mois en cours.

 

Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Skello ?

Vous pouvez récupérer un très grand nombre d’éléments depuis Skello : absences maintenues ou non, congés payés, RTT, titres restaurants, heures supplémentaires, etc.

Néanmoins, certaines données ne pourront être exportées et resteront à importer par vos soins. Il faudra donc saisir de façon classique dans PayFit ce type de variables : 

  • Temps partiel thérapeutique
  • Activité partielle
  • Primes
  • Frais de transport
  • Avantages en nature (autre que nourriture)
  • Frais professionnels
  • Notes de frais
  • Acompte et avances

💡 Dernière astuce : sur PayFit, grâce à l'outil "Vérification des bulletins" dans l’onglet Documents et Bulletins, vous pouvez vérifier une dernière fois l'intégralité de vos fiches de paie avant de les valider (uniquement pour effectuer une relecture, mais pas la validation ni la clôture de paie).