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Skello : comment transférer vos variables de paie et absences liées à vos plannings sur PayFit ?

Dernière mise à jour : mardi 30 mars 2021

Vous utilisez le logiciel Skello dans votre entreprise ?

PayFit propose une intégration avec cette solution pour certaines conventions collectives.

En reliant votre compte PayFit et votre compte Skello, vous pouvez ainsi faire circuler l'information entre les deux plateformes.

Au sommaire

1️⃣ Pour quelles conventions collectives cette intégration est-elle disponible ? 

2️⃣ Activation (pour la première fois) 

1. Connecter PayFit et Skello

2. Comment activer l’intégration avec PayFit dans Skello ?

3️⃣ Configuration (pour la première fois et à chaque arrivée de nouveaux salariés)

- Faire correspondre les profils des employés entre Skello et PayFit

4️⃣ Utilisation (tous les mois)

1. Comment exporter mes variables de paie et absences depuis Skello ?

2. Comment importer ces éléments dans PayFit ?

3. Visualisation des données et des bulletins de paie

5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Skello ?

1️⃣ Pour quelles conventions collectives cette intégration est-elle disponible ? 

PayFit propose une intégration avec cette solution pour les conventions collectives suivantes : 

  • Hôtel-Café-Restaurant (1979)
  • Restauration Rapide (1501)
  • Commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire (2216)
  • Commerce de détail des fruits et légumes, épicerie, produits laitiers (1505)
  • Commerces de détail non alimentaires (1517)
  • Commerce de détail de l'habillement et des articles textiles (1483)
  • Boulangerie-pâtisserie (0843)
  • Charcuterie de détail  (0953)

2️⃣ Activation (pour la première fois) 

1. Connecter PayFit et Skello

Au sein du menu Intégrations > Intégrations disponibles, vous avez la possibilité d'activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre logiciel de planning.

1️⃣ Choisissez Skello et cliquez sur Activer

Activer_integration.png

2️⃣ Lisez les CGV et certifiez en avoir pris connaissance, puis cliquez sur Autoriser.

Autoriser.png

3️⃣ L'intégration est activée, assurez vous qu’elle le soit aussi sur Skello. 

Configurer.png

2. Comment activer l’intégration avec PayFit dans Skello ?

Pour bénéficier de l'intégration entre Skello et PayFit, vous pouvez contacter votre référent qui se chargera d'activer l'intégration depuis votre compte administrateur Skello

3️⃣ Configuration (pour la première fois et à chaque arrivée de nouveaux salariés)

Faire correspondre les profils des employés entre Skello et PayFit

Skello et PayFit étant deux solutions distinctes, nous avons besoin de nous assurer que les données que vous transférez d'une plateforme à une autre correspondent bien aux mêmes employés, en les identifiant de la même façon.

1️⃣ Pour commencer la configuration, cliquez sur Configurer puis sur "Lier PayFit et Skello".

Lier_PayFit_Skello.png

2️⃣ La liste des identifiants de vos salariés apparaît : 

Identifiants.png

Ce sont ces identifiants que vous allez pouvoir saisir dans Skello pour être certain que les deux applications communiquent correctement.

3️⃣ Pour cela, gardez ce menu PayFit ouvert puis rendez-vous sur Skello et accédez à votre compte administrateur.

4️⃣ Copiez (depuis PayFit) le numéro d'identifiant de chaque salarié, et collez-le (dans Skello) dans le champ “Matricule de paie” qui apparaît dans l'onglet "informations personnelles" de chaque employé.

Matricule.png

Une fois que vous avez ajouté les identifiants PayFit de chacun de vos salariés dans Skello, confirmez dans PayFit que vous avez terminé en cochant la case “Je confirme avoir ajouté les identifiants de mes salariés sur Skello” puis cliquez sur “Sauvegarder les changements” pour terminer.

👉 Lorsqu'un nouveau salarié rejoint votre entreprise, n'oubliez pas de répéter la manœuvre en copiant le numéro d'identifiant de ce nouveau salarié (dans PayFit) et en le collant (dans Skello) puis en sauvegardant les changements.

Une fois la configuration terminée, cette page s'affiche.

Activation_termine_e.png

4️⃣ Utilisation (tous les mois)

Tous les mois en fin de période vous devez suivre ces 3 étapes : 

  1.  Clôturez votre planning en fin de mois et téléchargez vos deux rapports (import variable de paie et import absences) de paie sur Skello ;
  2. Importez vos deux rapports de paie sur PayFit via les boutons bleus Importer mes variables de paie et Importer mes absences ;
  3. Une fois les imports terminés, vous pouvez consulter vos bulletins mis à jour sur PayFit.

1. Comment exporter les variables de paie et absences depuis Skello ? 

Avant de clôturer votre paie, vous devez exporter vos rapports depuis Skello et les importer dans PayFit. Cet export comprend deux différents fichiers d’export, au format Excel : 

  • le premier comprend l'ensemble des absences de vos employés ;
  • le second comprend l'ensemble des éléments de variables de paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, nombre de repas, absences, congés).

➡️ Rendez-vous dans l'onglet “Rapport” sur Skello, disponible en haut de la page :

Exporter_vers_PayFit.png

➡️ Puis cliquez sur le petit engrenage en haut à droite et ensuite sur "Exporter vers PayFit".

Choisissez d’exporter les données pour tous vos employés ou une partie d'entre eux.

Exporter.png

Employe_s_exporter.png

2. Comment importer ces éléments dans PayFit ? 

➡️ Depuis votre espace PayFit, rendez-vous dans le menu Intégrations > Planning.

Dans la partie "Import des données", vous aurez le choix entre "Importer mes variables de paie” ou bien “Importer mes absences”. Il faudra alors charger les exports correspondants, préalablement téléchargés depuis Skello.

Activation_termine_e.png

➡️ Visualisation des données après l'import

Une fois vos rapports importés dans PayFit, vous retrouvez sur la page initiale un récapitulatif de toutes les données importées via Skello, regroupées par type de variables.

💡 Les imports variables de paie et absences ont été divisés car leurs règles de correction en cas d'erreurs sont différentes. Les absences sont cumulables et les  variables de paie ne peuvent pas se cumuler. 

➡️ Si vous constatez des erreurs après avoir validé l'import

Pour l'import d'absences : 

  • Annuler l'import en cliquant sur Annuler l'import. Cela supprimera la totalité des variables importées.
  • Après rectification des erreurs, vous pourrez les importer de nouveau.

Pour les variables de paie : 

Elles sont non cumulables, ce qui signifie que vous pouvez rectifier ses erreurs en important directement votre rapport Excel actualisé. 

Toutes les modifications se feront instantanément !

💡 Si vous avez des questions liées à l’import, consultez la page d’informations présente directement sur l’application. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran "Informations sur l’import".

Informations_import.png

3. Visualisation des données et des bulletins de paie

Vous voici maintenant prêt à générer votre paie ! 

Les dernières étapes restent les mêmes que celles dont vous avez l'habitude. Les variables importées sont directement intégrées dans les bulletins de paie des employés.

👉 Notez bien que certaines variables ne sont pas exportables depuis Skello (cf "5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Skello ?". Il faut donc vous en occuper avant de clôturer la paie du mois en cours.

 💡 Dernière astuce : sur PayFit, grâce à l'outil "Vérification des bulletins" dans le menu Documents et Bulletins, vous pouvez vérifier une dernière fois l'intégralité de vos fiches de paie avant de les valider (uniquement pour effectuer une relecture, mais pas la validation ni la clôture de paie).

Ve_rification_bulletins.png

Une fois la vérification effectuée, vous pouvez clôturer votre paie

5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Skello ?

Vous pouvez récupérer un grand nombre d’éléments depuis Skello : absences maintenues ou non, congés payés, RTT, titres restaurants, heures supplémentaires, etc.

Néanmoins, certaines données ne pourront être exportées et resteront à importer par vos soins. Il faudra donc saisir de façon classique dans PayFit ce type de variables : 

  • Temps partiel thérapeutique
  • Activité partielle (pour importer de l'activité partielle en masse, veuillez suivre les indications de cet article dédié) ;
  • Primes ;
  • Frais de transport ;
  • Avantages en nature (autre que nourriture) ;
  • Frais professionnels ;
  • Notes de frais ;
  • Acomptes et avances.